1、引言
畢業設計或畢業論文是本科生以上高等教育過程一個重要環節，直接關係到對相關學生的研究能力的培養，研究生與博士生作為研究能力培養的重要目標。論文撰寫能力及文檔編輯能力應該有很強的基礎。但對於一般與計算機關係不大的學科的學生文檔編輯能力也需要進一步加強而作為本科生第一次寫畢業論文，在教學過程中格式問題更是普遍存在。
文檔格式方面可以從這幾個方面進行討論，一是相應內容格式要求，比如文檔中公式的編號和變量的説明，文檔中圖的編號和標題，文檔中表的編號和標題等;二是相應期刊格式要求。比如從內容需要作者提供中英文摘要和關鍵詞、圖書分類號等，特別是參考文獻和引用標註需要與相應期刊要一致;三是學位論文或圖書格式，這類文檔的特點是內容，篇幅長。比如畢業論文內容要求要有中英文摘要、目錄、正文、參考文獻等等。並規定相應部分不得少於多少字。 從網上搜索的高效畢業設計的格式要求看還細緻到字體、段落、標題級別格式、頁邊距的調整等要求。
例如每一部分用什麼樣的字體，是否加粗和居中等;段落的行距是多少。段前段後空出多少等;標題應該分幾級，相應的編號如何使用，相應級別的標題應該使用什麼樣的字體和段落等。看起來上述格式要求很細緻到位，但當收到論文的時候，許多老師抱怨學生的論文格式問題很大，為什麼?原因在於學生對於word還沒有達到熟練應用的程度，對其中的有些概念還不甚熟悉，有很多同學只是停留在文字的輸入，字體和段落的調整等。 所以最後很多老師就成了學生的編輯。
2、文檔格式概念及論文格式製作。
2.1、一些基本概念。
要解答上述問題，首先需要明白一般性文檔格式操作的幾個基本概念，這些基本概念含義摘自於word幫助文檔。
1)字體和段落。
這個方面對學生的問題不是很大。大家都知道常用的中文字體有“宋體”、”黑體”、“楷體” 等 。常用英文字體有“times new roman”、“arial”等。
段落是指內容意義相對完整獨立的。格式上與前後相對分開的一段文字。
在word需要注意回車符和換行符的不同含義，前者可以使文字分割為不同段落，後者只是在段落內部換行。
2)樣式和標題。
樣式就是應用於文檔中的文本“表格和列表的一套格式特徵。它能迅速改變文檔的外觀” 應用樣式時。可以在一個簡單的任務中應用一組格式。例如，無需採用三個獨立的步驟來將標題樣式定為16pt、arial字體、體“居中對齊。只需應用“標題”樣式即可獲得相同效果。word有9個不同的內置標題樣式。從“標題1”到“標題9”用户還可以創建或應用其他類型的樣式。例如段落樣式、字符樣式、表格樣式、列表樣式等。
3)“頁眉和頁腳”
是文檔中每個頁面頁邊距的頂部和底部區域。可以在頁眉和頁腳中插入文本或圖形。例如。頁碼、日期、公司徽標、文檔標題、文件名或作者名等。這些信息通常打印在文檔中每頁的頂部或底部，通過單擊(視圖)菜單中的(頁眉和頁腳)，可以在頁眉和頁腳區域中進行處理。
4)腳註“尾註和題注” 在文檔中。
將指針停留在註釋引用標記上。註釋引用標記用於指明腳註或尾註包含附加信息的數字、字符。或字符的組合” 腳註的註釋文字的位置在頁面底端。尾註的註釋文字的位置在文檔結尾處。題注是可以添加到表格“圖表“公式或其他項目上的編號標籤” 在文檔中插入表格“圖表或其他項目時。可讓word自動添加題注。或者。如果您已經插入了項目。可以手動添加題注” 可以為不同類型的項目設置不同的題註標籤和編號格式。例如。“表格 2”和“公式1-a”。或者更改一個或多個題注的標籤。例如。將“表6”改為“圖表6”.還可以創建新的題註標籤。如(照片)” 如果後來添加“刪除或移動了題注，可以方便地更新所有題注的編號。
5)節和分節符。
“節”是這也是word軟件中實現對文檔內部分塊格式佈局的控制。 “分節符”在一頁之內或兩頁之間改變文檔的佈局，只需插入“分節符”即可將文檔分成幾節，然後根據需要設置每節的格式。 網絡上也有不少介紹分節符用途的文章。 例如，可將報告內容提要一節的格式設置為一欄，而將後面報告正文部分的一節設置成兩欄。 可以更改下列節格式有頁邊距、紙張大小或方向、打印機紙張來源、頁面邊框、垂直對齊方式、頁眉和頁腳、分欄、頁碼編排、行號、腳註和尾註等。 值得注意的是分節符只控制其前面文字的節格式。
2.2、 論文式文檔格式製作
在上述問題和基本概念基礎上，現在來介紹文檔格式的整體性模板。 要求如下：
1)總體內容結構上分為封面頁、中英摘要、目錄頁、正文、參考文獻等幾大部分。
2)封面頁不含頁眉、頁腳、頁碼等信心
3)中英文摘要和目錄頁含頁眉、頁腳和頁碼信息，頁碼格式為“ⅰ.ⅱ.ⅲ,……”或者“ⅰ.ⅱ.ⅲ.……”。 目錄要求能夠自動生成而不是手工添加。
4)正文頁和參考文獻頁碼含頁眉、頁腳和頁碼信息，頁碼格式為“1，2，3，……”，正文篇章標題分頁。
要滿足以上幾點要求，可以在 word 環境下進行以下幾個步驟的操作。
1)新建文檔。
打開 word軟件，新建一個word文檔，假設保存並命名為“XX年畢業設計”
2)文檔分節。
點擊菜單“插入”，“分隔符”，選“下一頁”，點擊“確定”，其實就在該文檔裏插入一個word分節符。 在基本概念裏面説明了分節符主要是在一個頁面內或兩個頁面之間控制文檔的佈局。 這裏則是將文檔分為三個小節，第一節是封面頁+第二節是中英文摘要和目錄頁+第三節是後續頁，包括正文、參考文獻和附錄等。 所以按照前面的操作，再連續插入一個分節符，即一篇文檔被兩個分頁分節符分為三個小節。
3)分節符顯示。
單擊“常用”工具欄上的“顯示5隱藏編輯標記 ”，這樣在文檔裏雙虛線顯示的“分節符(下一頁)”，將插入符光標定位在每一個分節符前，按幾個回車鍵。 剩下的任務還有頁眉、頁腳和頁碼的設置，標題樣式設置，以及目錄的生成等。
4)頁眉、頁腳和頁碼的設置。
單擊隱藏文檔空白部分。 點擊菜單“視圖”，“頁眉和頁腳”，滾動頁面到第二頁，即第二節的頁首，單擊頁眉和頁腳操作對話框的“鏈接到前一個”按鈕，使得第二節的頁眉與第一節的頁眉脱離關係，然後切換到頁腳使得第二節的頁腳與第一節的頁腳也脱離關係;同理，頁面滾動到第三頁進行操作，使得第三節的頁腳也與第二節脱離關係。
在前面操作基礎上，滾動頁面到第一頁，可以發現頁眉上有條橫線，單擊“常用”工具欄的“表格與邊框”按鈕，選中橫線上段落符，選擇並單擊“表格與邊框”對話框上“下框線”按鈕去除頁眉橫線，這樣首頁的頁眉和頁腳就什麼也沒有了。將頁面滾動到第二頁，可在頁眉的橫線上輸入相應的文字，比如“××××大學畢業設計(論文)”字樣,連續的“*”號代表省略字符，下同-，在第二頁的頁腳插入頁碼，並對中，調整頁碼格式為羅馬數字序列，起始頁碼為“i”或者“ⅰ”。將頁面滾動到第三頁的頁腳，插入頁碼，對中，調整頁面的起始值為“1”。
5)標題樣式的設置。
完成了頁眉和頁碼設置後，關閉頁眉頁腳操作對話框。 在第一頁的封面頁裏寫上相應的封面文字，並設置字體和段落格式。第二頁裏，按“ctrl+enter”組合鍵兩次，再在第二節里加上兩個“分頁符”，即將第二節再分為三頁，一頁寫上“摘要”，二頁寫上“abstract”，第三頁寫上“目錄”。這時再將頁面滾動到第三節，即此時的最後一頁，在第一段落符前寫上“第一章******”，段後按“ctrl+enter”組合鍵，然後接着寫“第二章******”，再按“ctrl+enter”組合鍵，……，直到合適為止以。
上工作把文檔的頁面基本分好後，選中“摘要”，第二、三節裏面的相應首行文字，單擊“格式工具欄”，“樣式”下拉組合框，選擇“標題0”，再繼續設置“摘要”的字體和段落格式。 然後使用格式刷，將第二節和第三節裏面的首行文字都刷成標。 在正文頁內繼續設置相應標題下的二級和三級標題，原理同上。
6)目錄自動生成和刷新。
將文檔滾動到目錄頁，在目錄後面按回車，將新行段落兩端對齊，點擊菜單“插入”，“引用”，“索引和目錄”，點擊對話框上的目錄dfg 頁，點擊“確定”按鈕，就可以看見在目錄頁生成的該文檔的目錄了，接下來就可以在這個模板上進行文檔編輯工作，包括摘要、正文、參考文獻、附錄等內容，在論文定稿時候，再刷新和編輯目錄即可。
方法是在目錄頁裏的目錄條裏右鍵單擊“更新域”→“更新整個目錄”，然後選中目錄條目進行刪除(或者開始就不把目錄的標題設置標題樣式)，再進行其他方面文字和段落調整，便完成了整個目錄的生成和刷新工作。
3、 結論
上例是基於論文的整體架構格式製作，同理可製作圖書和其他文檔的架構格式，其他方面細節格式還需要讀者自己繼續深入word的學習。 總之，格式作為文檔的第一印象對學生將來工作也很重要 ，工作過程中學生需要寫各種各樣的報告，需要寫各種各樣的工作總結，有面向客户的，也有面向上級領導的，總之是要給別人看的。
在學校有老師可以更改，在工作崗位上只有依靠自己的平時的積累和良好的習慣。 從整個過程來看，並不是説明這個技術有多高明，而是通過上述內容來提醒大家從小處着手能夠利用相應軟件更多更好的功能，為自己的學習和工作服務，並形成良好的職業習慣和素養。