前些日子，整理過一些開會的技巧，但是後來發現有效的會議並不能解決大部分的溝通問題，相反，電子郵件才是那低調但是着實影響着推動和溝通效率的關鍵點。
但是，電子郵件卻往往不可或缺，即使我們有大量的會議，面對面工作，人手一部電話，電子郵件依然非常重要。
這是因為，電子郵件能 夠將事情書面化，沉澱聲音，落實決策，能夠不受人在不在場影響，能夠更加廣泛知會信息、徵詢建議。
所以，發送有效的電子郵件，能夠：
提升我們的工作效率——讓郵件更加有效得到反應，讓事情更加有效得到推動；
增強我們的影響力與專業性——郵件的覆蓋面更加廣泛，一封簡介利落重點突出的郵件會讓你的合作伙伴對你的印象更加好。
一起來學習讓郵件發送得更加有效吧!今天，就一位同事的Email做出了部分的建議，也分享出來，供各位拍磚。其實，我相信每個人都可以總結出這些顯而易見的道理，只是：“知道容易做到難”。記錄在此，也算自我備忘。
幾個重要的假設前提
很少有人願意閲讀長郵件——除非你告訴他不讀會怎麼樣，賦予他責任
很少有人願意無理由主動做什麼事情——特別可做可不做時，除非價值觀特別好，喜歡多管閒事
很少有人會仔細閲讀你的郵件——千萬不要發一封面向很多人的郵件，然後指望大家都在裏面仔細閲讀找出你期待他做什麼事情。
不好的郵件特徵
寫成散文，長而枯燥，又期待人去閲讀——這是不現實的
重點不突出，反而依賴收件人去提取關鍵信息：時間、行動、目標
羣發，導致郵件無針對性——《影響力》一書的觀點，如此會導致責任感被稀釋和分散，發送的人越多，真正有價值的迴應會越少
與此對應，好的電子郵件應該讓收件人一眼就掃到重點：是什麼，作為收件人，我需要在什麼時間做什麼。
郵件的類型
辦公室郵件的作用，大概有以下幾種(私人郵件不在其列)：
通知事情發生——如項目發佈通知與預發佈通知，決定我們已經做了，寫郵件只是通知你們，你們是否迴應一點都不重要，但是隻要沒説沒收到就好。
徵詢意見——決定未正式做，或者只是有個想法，希望大家給出意見和建議，你們的迴應與否，尤其是迴應的質量對於事情的推動進度非常重要。
純粹分享——FYI型郵件(For your information),我覺得有趣或者有用的東西，發給各位參考，通常我會期待一個“謝謝”，但是沒有也沒關係。即使這種郵件不重要，也確保不要讓大家讀完才發現原來是FYI類型郵件，而是在一開始就説明白：分享某某某。
要求確認和拍板——一重要!一定要得到收件人，尤其是裏面的關鍵人物的明確意見，否則事情無法開展，可能會造成延時和其他後果。
邀約——一般是會議和討論的邀約，會被收件人登記到備忘錄裏，建議此類郵件在標註清楚時間、地點、主題、內容的同時，使用outlook的會議邀請系統發送。
【説明】： 一般在工作裏，“徵詢意見”和“要求確認拍板”的郵件會佔多數。這兩種郵件都需要針對性的技巧。在工作中，我發現有些同學容易把“要求確認和拍板”的郵件 誤發送成為“徵詢意見”的郵件。明明期限都到了，事情無法落實，一看原來是確認郵件無人響應，收件人不理解事情的重要程度，看似紛紛程觀望狀態，發送人又 不給力去進行催促。所以到了點，發現決策無法達成。
如果你要發送的郵件屬於“要求確認和拍板”類型的，請先檢查事情是否已經經過了幾輪的公開討論，確實已經到了確認階段，其次，請在郵件裏標明下一步的行 動，若你們不確認，事情將會如何如何做等等。給出你希望得到最終答覆的時間點。如有必要，請將你期望得到答覆的人名附上，並強化指出。
發送之前，你需要做什麼：
知道你的目標——知道你的郵件類型是什麼，在什麼時間、方式、達到什麼樣的目標，你必須得知道這封郵件你是期望得到如何的結果，如果不得到，會對你的工作造成什麼影響
篩選收件人—— 在收件人的名單裏，有哪些人是你需要得到明確態度的(發郵件後立即跟蹤他!)，有哪些人是你希望得到建議的(發郵件後立即徵詢他!)，有哪些人是無關緊要 的參考者，有哪些人反而不發表意見比較好(否則你的羣回郵件得到了來自無關緊要的人的反對意見，反而會讓你束手無措，因為一旦有反對意見提出，你必須給予 響應，因此事情無法推動!)
【原則】：精簡名單，只發給關鍵人物，即那些會左右事情進程或能夠給出有價值的建議的人。 當然，在項目前期討論階段，你可以發給更多的人，前提是：你必須有足夠的意見管理能力，不至於被各種意見左右。
寫清楚——沒有人願意讀長郵件,除非是讓人愛看不看的FYI型郵件。 清楚不是指字體要放大，而是以下幾點信息的快速傳遞：
A. 這是什麼事情?(What)
B. 計劃在什麼時間做?以及原因。(Why and plan)
C. 作為接收方，我要做什麼?(Action)
D. 我要在什麼時間做?(Deadline)
E. 我如何不做會如何?我如果做了會有什麼價值?
更多技巧：
避免在週一和週五發送重要郵件：否則你的郵件會被淹沒在垃圾郵件裏，有可能被忽視。
郵件和口頭、電話是好朋友：即使發送了郵件，也別忘記了口頭或者電話方式告知重要人物，這會提升他對於郵件的響應速度。郵件其實作為正式文本和備忘信息.