一、前期介入計劃
專業、科學、規範的物業管理前期介入,將為今後物業管理服務品質的提高及降底管理成本,打下堅實的基礎。針對行政中心,現代化、智能型、設施設備多規模大的物業特點,本公司如果中標,將成立前期物業管理介入工作組,以國際先進的物業管理理念,專業化、科學化的管理方式,介入某某區行政中心的前期物業管理工作。
(一)、前期介入人員安排
組長:公司總經理兼任
副組長:行政中心物管事務所經理
其它成員:公司本部工程部工民建、電氣、弱電專業工程師各2名,項目經理2名、品質管理部、資源管理部、市場推广部、計劃財務部主管級職員各1名。
(二)、工作方式
1.組長每週組織會議對一週工作作全面佈署,並檢討各項工作的完成情況。
2.副組長全日制現場辦公,負責行政中心現場工作的協調與安排。
3.各專業工程師及中心物管員按工作內容全日制現場工作,副組長每日組織會議對當日工作作全面檢討。
4.工作組其它成員按現場半日工作制工作,按計劃完成各口工作,每週向副組長提供工作報告。
(三)、工作內容
內容 完成時間 落實部門 備註
一、前期工程監督
1)審閲樓宇、設備圖則及設計 工程部、工作組
2)設施設備隱蔽線路的熟悉與標註 工程部、工作組
3)從物業管理角度向業主方提供建議 工程部、工作組
4)按工程合同承諾標準,編造驗收表格 工程部、工作組
5)制定驗收程序並接管物業設施、初檢遺漏工程 按工程進度 工程部、工作組
6)向機關事務局提供樓宇、設施設備保養及維修建議 工程部、中心物管事務所
二、人事
1)物管事務所架構制定及討論審定 資源部、工作組
2)管理級員工的招聘
3)各級員工編制、職責、聘用條件及員工福利制度審批 資源部
4)人事管理制度、員工手冊的討論審批 資源部
a.公開招聘 資源部
b.面試 資源部
c.聘用及入職培訓 資源部
d.熟悉物管事務所運作及在職培訓 資源部、中心物管事務所
三、設立某某區行政中心物管事務所
1)設立及裝修物管事務所 工程部、工作組
2)辦公設備及工具設備的採購 資源部、工作組
3)現場清潔及佈置 中心物管事務所
四、管理文件
1)中心公約、服務手冊制定及審批 市場推广部
2)各類文件、表格的制定及印刷 品質部、資源部
五、管理預算、啟動預算及財務安排
1)制定初步管理預算、啟動預算及討倫 計劃財務部
2)管理費及各項費用制定及申報 市場推广部
3)各項財務管理制度制定 計劃財務部
六、樓宇基本設備預算
1)設計及審定各類標牌、指示牌 市場推广部
2)採購、製作及安裝 市場推广部
七、物業驗收之準備
1)樓宇各單項驗收 根據情況確定 工程部、工作組
2)公共地方的驗收(道路、停車場等) 根據情況確定 工程部、工作組
3)樓宇各項設施設備測試及驗收 根據情況確定 工程部、工作組
4)樓宇內部初驗 根據情況確定 工程部、工作組
5)遺漏工程跟進及監督驗收 根據情況確定 工程部、工作組
6)綠化工程的驗收 根據情況確定 工程部、工作組
八、樓宇接管安排
1)制定接管計劃 工作組
2)安排準備各類文件 品質部、工作組
3)人員安排 工程部、工作組
4)接管培訓 工程部
5)清潔開荒 中心物管事務所
6)現場氛圍佈置 市場部、中心物管事務所
7)進行接管工作 工程部、中心物管事務所
九、遺漏工程跟進
1)整理資料及落實遺漏工程跟進 按工程進度 工程部、中心物管事務所
2)維修後複檢、通知業主方再次驗收 按工程進度 工程部、中心物管事務所
3)現場施工方的管理討論 品質部、中心物管事務所
十、各服務項目檢討
1)物業保險事宜之建議 計財部、中心物管事務所
2)檢討物業管理人力資源 資源部、中心物管事務所
3)檢討保安安排 中心物管事務所
4)檢討清潔服務之安排 中心物管事務所
5)檢討維護保養服務之安排 工程部、中心物管事務所
6)檢討處理客户投訴之程序 品質部、中心物管事務所
7)檢討園藝綠化保養及節日佈置之安排 工程部、中心物管事務所
8)檢討公共關係之安排 市場部、中心物管事務所