農村信用社會計檔案是農村信用社歷年各項業務和財務活動的完整記錄及核算依據，是農村信用社成長髮展歷史和農村經濟部門資金活動的重要資料，在一定時期內起着會計檢查和事後查考的重要作用。但是目前農村信用社會計檔案管理中存在着立檔與保管不規範等一系列問題，嚴重製約了農村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學的會計檔案管理方法，夯實
會計檔案管理基礎工作顯得尤為必要。
一、當前農村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：
2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農村信用社電子化建設日新月異，會計電算化逐步融入農村信用社各個業務領域，並逐漸取代了傳統的手工操作。雖然實行會計電算化後，由計算機生成的會計資料仍然按規定定期形成了較為系統、完整的書面資料，並納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數據並未納入或未全部納入會計檔案的管理範疇，由此造成此類會計檔案的缺項，其後果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發揮其更為強大的其他功能。以農村信用社儲蓄業務為例，每個網點每年跟儲蓄有關的業務憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關數據，其過程和耗費的精力可想而知，而如果將相關電子數據一併歸檔，當然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現狀來看，這方面的工作確實做得不夠。同時，由於農村信用社點多面廣，尤其是多級法人結構的特殊性，使得農村信用社電子化建設缺乏統一的規劃，開發利用的會計軟件五花八門，數據間的不兼容性使得各級機構對淘汰或更新了的應用程序和軟件疏於管理，如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息，勢必導致舊系統中形成文件在新系統中不能讀取，將造成大量數據資源的浪費，給今後的會計核算工作造成一定的損失。
3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機構會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規定：當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管。但在實際工作中，由於大多數農村信用社機構會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機構管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認識不足，至使下屬機構會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機構上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利於單位對所有會計檔案進行科學有效管理。
4、重視會計數據的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應是會計人員工作調動和網點合併等業務交接的一項重要內容，但在實際工作中卻並未引起重視。一方面，部分網點會計人員辦理業務交接時，往往只辦業務數據的交接，而對會計檔案要麼未辦交接，要麼象徵性的以會計檔案保管登記簿代理移交清單簽字了事;另一方面，部分單位會計人員對網點合併的會計檔案移交手續不清、責任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責。
5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進行科學的鑑定、及時的銷燬工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學的整理保管階段，也包括後期的科學鑑定與及時銷燬階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經超過保管期限且無保管必要的會計檔案進行定期鑑定與銷燬。由於金融行業的特殊性，農村信用社經濟活動十分頻繁，會計檔案形成數量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實際工作中，農村信用社會計檔案的鑑定與銷燬工作未得到相關各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費。
二、規範農村信用社會計檔案管理的幾點建議
1、加快制訂科學規範的會計檔案管理辦法並組織實施，確保會計檔案管理有章可依、職責分明。農村信用社財務部門要結合農村信用社的特點和實際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實可行的會計檔案管理制度實施細則，進一步細化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規程，統一會計檔案管理要求。會計檔案操作規程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應
結合實際，制訂出會計檔案的歸檔範圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，並將會計電子化系統開發、修改和使用的數據、程序資料通過磁介質收錄保管，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。
2、加強會計檔案後續管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷燬有序。首先，對原有會計檔案各級財務部門要集中組織人員進行全面清理，通過蒐集補救一批、規範整改一批、集中銷燬一批，保證現有會計檔案完整、規範，使新增會計檔案有科學管理的起點。其次，財務部門要抓好會計人員調動和網點撤併時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，會
計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發現的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責令當事人回原單位查明原因，避免責任不清，人浮於事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴格遵守會計檔案調(查)閲登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，並定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷燬。
3、加強會計人員崗位培訓，提高會計檔案的案卷質量。無論多麼好的制度、多麼先進的技術設備，都要靠人來執行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質、能力發揮着巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責任人，會計人員對會計檔案規範化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓，納入會計人員上崗前的培訓，從會計檔案整理的基礎業務學起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進而從源頭上做好會計檔案的整理規範工作。
4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務部門應充分利用現代化科技設備和手段，特別是運用會計電子化建設生成的數據，建立會計檔案網絡信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數據進行查詢，實現資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的台階。
5、加強組織領導，落實會計檔案管理崗位職責，提高會計檔案管理水平。領導重視是搞好單位會計檔案管理工作的重要前提和關鍵，只有建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確崗位職責，量化崗位責任，實行責任追究，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實。農村信用社在會計檔案管理人員聘用上要從整體利益出發，不拘一格，擇優選聘，把好會計檔案管理人員入口關。要將那些有責任心、有耐心、有經驗、有專長、業務能力強的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業道德和敬業精神提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質獎勵、精神獎勵與相應處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關業務知識的學習，堅持崗前培訓，合格上崗。通過競爭激勵機制的引入，使會計檔案管理人員的業務水平、綜合素質始終處於動態的發展過程，促使會計檔案管理人員安於並樂於從事會計檔案管理工作。
總而言之，農村信用社財務部門要依據會計檔案管理形成的規律和特點，進一步加強和改進會計檔案管理工作，制定切實可行的會計檔案管理制度，並運用各種不同類型的手段和方式利用好會計檔案信息資源，提高會計檔案利用效率，使農村信用社財務管理工作走上一個新的台階。