一.對外接待部門
公司行政部為公司負責接待的職能部門。
遇到重大接待工作和活動，可由總經理室協調若干部門共同做好此項工作，有關部門要積極主動配合。
二.總則
對外接待是公司行政事務和公關活動的重要部分，為使對外接待工作規範有序，具有統一的公司形象，特制定本辦法。
本辦法適用於全公司各部門。
三.對外接待範圍
本辦法規定的接待範圍主要是公司及所屬各部門，以及各子、分公司經營管理活動所必需的接送、食宿、購票、會談和陪同參觀等方面的安排和工作。
接待的對象分為內賓和外賓。
四.對外接待原則
接待應遵循“平等、對口、節約、周到、保密”的原則，使客人高興而來、滿意而去。
平等原則。對來賓無論職務高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情況下，級別與權限相等，同級別出面，特殊情況高規格接待。
對口原則。各職能部門對口接待。綜合性接待時各部門應予以協調，誰出面接待誰結帳。
節約原則。內部成本效益核算。招待來賓從簡，不鋪張浪費，不重複宴請，主方人數不多於賓客人數。
周到原則。接待程度應銜接周密，接待方式應完善，以禮相待，使客人感到熱情、周到。
保密原則。向不定期賓介紹情況，注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙迴避不宜回答的部題。
五.接待規格的確定。
高規格接待，陪客比來賓職務高一些。適用於上級機關派員來人、其他企事業單位來員洽商重要事宜、下屬企業領導來訪彙報情況。
對等接待。適用於一般性接待活動。
低規格接待，陪客比來賓職務低一些。適用於經常性業務往來。
六.接待禮儀
見面。原則為主動、熱情、禮貌。
××接待：主動起迎，問明來意。
××安排交談地點：
⑴根據來客來意和身份，安排適當地點(辦公室、接待室、會議室)進行交談；
⑵手前頭忙，一時難以抽身時，應向客人説明暫請他人代接呀另商時間；
⑶切忌讓客人久候而無人問津。
⑷客户提出國家領導或他人交談，應立即聯絡，並將客人引至約定地點等候會面，介紹後再行離開。
七.引見。
首先向領導介紹客人(單位、職務、姓名)。
引見順序；
⑴把身份低、年齡輕的人介紹給身份高、年紀大的；
⑵按職務高低，依次介紹一行來客；
⑶職務相同，先介紹年紀大的。
⑷領導與來賓見面交談後，對客人原定日程有變化的，與客人共同協商安排。
八.行路。
陪同客人行路，請客人行於自己右側；
乘坐車、上下樓梯、電梯，禮讓在先，主動開關門；
自己處於主陪地位，應並排在客人旁邊，不要落在後邊。
九.其他。
穿着不得過於隨便，按規定着裝，衣着整潔，有風度；
主動照顧來賓中的老人、婦女、兒童和殘障人士；
尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節。
因故未能準時赴約，儘早通知對方，並以適當的方式致歉。
十.接待內容和程序
㈠接待內賓。
接受任務。弄清來賓的基本情況：單位、人數、姓名、性別、職務和使命、抵離時間、乘坐交通工具及車次或航班。
佈置接待。提出接待意見：接待部門、人員、規格、方式、安排、費用預算，並報請上級批准。
迎接安排。根據來賓身份、人數、性別，預訂招待所或賓館，安排好伙食標準、進餐方式、時間、地點，按抵達時間，派人派車迎接。
看望、商議日程。來賓住下後，公司有關人員前往看望，表示歡迎和問候，瞭解來訪日程和目的，商定活動日程並通知有關部門。
安排有關領導會見。按接待規格和禮儀，安排有關領導去住所看望，接待人員安排會見地點、時間、陪同人員。
組織活動實施。按參觀、考察目的，組織業務部門向客人介紹情況，參觀現場；對上級檢查，安排彙報、座談會。
送別。根據客人意見，預定車、船、機票，協助客人結算食宿帳目，話別送行，派人派車送至車站、碼頭或機場。
小結。每次較大規模接待完成後進行一次小結，以便總結經驗、改進後續工作。
㈡接待來賓。
接待內容與程序基本相同，主要內容和注意點為：
迎送。
安排迎送陪同人員和譯員，要有與外賓身份相當的對口、對等人員迎送。
對身份較高的外賓，事先應在機場(車站、碼頭)安排貴賓休息室，並備有飲料。
會見會談。
會見會談的時間、地點、雙方人員名單應至少提前1天通知對方，並儘量不改變計劃；會見時，我方主要人員要高於或等於外賓身份；會談時，身份一般對等。
我方人員應提前到達，並在門口迎送。
對會見會談場所、座位事先精心安排，留定座位。雙方人員較多、場所較大時，宜裝擴音系統，桌上放置中外文座位卡。
會見的座位排列：外賓在右邊，我方人員坐左邊。團長安排在我方主談人右手第一位，副團長坐第二位，其他外賓可依次隨便落座。
會談時用長桌的，中外各一方，請外賓坐上方，我方主談人坐自己一方的中間位置。
如有合影，事先安排合影圖。合影一般主人居正中，按禮賓次序，以主人右手為上，主客雙方間隔排列。
宴請。
有宴會(早宴、午宴、晚宴)、招待會(冷餐會和酒會)、茶話會、工作進餐。
舉辦何種宴請活動，根據活動目的、對象、經費開支等因素確定。
文藝晚會。
根據活動目的、外賓興趣、接受能力，安排和選定節目，根據客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位為佳。
參觀遊覽。
根據來訪目的、性質、外賓意願和興趣，選擇有針對性的遊覽項目，安排身份相當的陪同人員和解説員、導遊。
接待標準
⑴用餐標準。
1、招待官員、關係户80~×××元/人·餐
2、較重要官員、關係户50~×××元/人·餐
3、地方一般幹部、外單位來人10~×××元/人·餐
4、公司分支機構來人×××元左右/人·餐
5、常客員工標準
較重要官員
200~×××元/天
總經理
較重要官員
150~×××元/天
總經理
公司分支機構
按公司標準
常客
自願
十一.附則
××涉及重大接待活動，需行政部會同公關部協調執行。
××本辦法由行政部解釋執行，由公司總經理頒佈生效。