簽字儀式很短，但是接待活動的成果和高潮，要認真籌備，確保圓滿。簽字文本要注意定稿、校對、印刷、裝訂、蓋印各個環節，準備好文件夾、簽字筆、席位卡、鮮花、話筒、會標、攝像、香檳酒等必備物品及禮儀小姐與助籤人員。雙方簽字人員要大體相當，最好是出席會談的全體人員，除主籤人員以外，有時還請更高級別的領導人員出席簽字儀式，以示重視。簽字桌的座位，面對正門，主左客右，簽字時助籤人員站立兩側，字簽完後交換文本、相互握手、全體人員共同舉杯慶賀。
