祕書是一個古老的職業和工作門類,當人類擺脱了原始狀態而逐步走向文明的時候,人類的言談舉止也從日常的行為準則逐漸演變成了現代的禮儀規範 。作為祕書人員,他身上所展現的禮儀規範,更能體現祕書人員自身的文化素養、精神風貌、工作態度、文明道德。一位祕書,如果學習禮儀、講究禮儀、應用禮儀,才能給人們留下深刻的印象,圓滿地做好工作,從而樹立良好的個人和企業集體的形象。
祕書禮儀是祕書人員在履行公務,進行社會交往的過程中應該遵守的禮儀規範或準則,它是祕書修養的一項重要內容,也是祕書應具備的基本素質。禮儀作為一種規範、程序,一方面對祕書人際關係模式起着規範、約束和及時調整的作用,另一方面往往又可通過某些禮儀形式、禮儀活動完成化解矛盾,建立新關係模式的任務。祕書人員一個動人的微笑,一句暖心的話語,都有可能對對方產生重要的心理影響,有利於建立良好的人際關係,促進相互問的交流與合作,從而提高祕書工作績效。所以祕書人員在實施禮儀時應該分別從儀表、談吐、體態、禮節等方面進行具體規範和要求。
1 祕書的儀表
祕書的儀表是一種無聲的語言,它反映了祕書人員的修養、性格等內在特徵,會在交往初始階段給人以美好的印象。
祕書的儀表主要包括在祕書服飾和祕書美容兩方面。祕的服飾的要求要整潔大方、整體和諧、展示個性。而祕書的美容是指在儀表的整理方面,直注意髮型的要求與選擇、麗容的清沽與護理、保持口腔清潔保持於的清潔、服裝鞋殊的漿沽等;還要在臉部化粧禮儀方面,應注意不同場合的化粧,注意小在公眾場合化粧,不在異性面前化粧上班時不宜使用濃重型化粧品。
2 祕書的談吐
談吐是人們在一定的語境中運用口頭語言的交際活動,它應符合語言交際的禮儀規範,給人以美的感受。祕書的談吐就是祕書通過尊重、友善、得體的信息傳遞,使交往雙方取得理解、協調和適應,以有效實現祕書活動的目標。
祕書的談吐首先應以“曉之以禮,動之以情.適合語境,運用得體,機動靈活,注重實效”為基本原則。其次是祕書的禮貌用語,根據表達的語意不同,祕書人員要用好各種問候語、稱謂語、請託語、致謝語、祝賀語和告別語等。最後是祕書的交談語,交談語是祕書社交中的主要言語形式,是傳遞信息、溝通情感、取得良好交際效果的關鍵環節。祕書與人交談時應做到:注意傾聽;親切自然;語調平和;互相交流;談話禁忌。
3 祕書的體態
體態是在人際交往中各種身體姿勢的總稱。祕書的體態是祕書在交往活動中的一種非語言形式,具有表露、替代和輔佐功能。
祕書的站姿。其基本要求是挺直、均衡、靈活。祕書人員在正式場合一定要避免不良的站姿,具備挺直如鬆的氣度。
祕書的坐姿。祕書人員要有良好的坐姿.達到“坐如鐘”的要求。
祕書的走姿。正確的走姿是:輕而穩,胸要挺,頭抬起,兩眼平視,步度和步位合乎標準。
祕書的手勢。手勢是一種動態的無聲體態語言,能夠傳達豐富的感情,如招手致意、揮手告別、握手問好、擺手拒絕、拍手稱讚、拱手答謝等。
祕書的目光。祕書與人交往要目光平和親切,目光虛化;在交往中要注意凝視、斜視、膘視、瞥視等不同方式的運用;在交往中要注意目光注視的時問與部位。
避免不雅的儀態。祕書在公共場合,不要當眾搔癢;要防止發自體內的各種聲響;交談中應避免不雅動作。
4 祕書常用禮節
人與人相互溝通,建立關係是從介紹開始的。因而,介紹禮節是一種最基本的交往禮節。
4.1介紹
介紹一般有介紹他人和自我介紹兩種。介紹他人時,首先應把男士介紹給女士,把年輕者介紹給年長者,把身份地位低者介紹給身份地位高者介紹的語言要準確簡練、恰到好處。自我介紹時,應先問候對方,待對方將注意力集中過來時,再向對方介紹自己的姓名、身份和工作單位等。自我介紹的語言要簡單明瞭、謙恭得體,切忌噦唆宂長、盛氣凌人。
4.2名片
名片是個人交際或送給友人作紀念的一種介紹性媒介物祕書在工作和交際中,應當懂得名片交換的禮節。首先,名片應從名片夾內抽出,名片夾最好放在上衣胸口的口袋裏。名片最好站着用雙手遞給對方(地位低的人或來訪的人要先遞上名片)在接到對方名片時,應先仔細看一遍。在談話中,不可折對方的名片或任意丟棄在桌上,更不可在名片上面壓上別的東西。
4.3握手
握手是人際交往最通行、最常見的禮節。其方式有多種,包括支配式握手、謙恭式握手、對等式握手、雙握式握手、“死魚”式握手、捏手指式握手、拉臂式握手、摳手心式握手等。握手時應該注意:握手時應自然大方;注意社交場合,一般應由主人、年長者、身份地位高者、女士先伸手;握手時用力應適度,不輕不重恰到好處;同多人握手時,不要交叉握手;握手的時間長短因人而異;握手時伸出的手應當是潔淨的;握手還應講究遠與近的禮節。
4.4致意
致意是一種常用的禮節,一般採用舉手致意、點頭致意、欠身致意、脱帽致意等方式。鞠躬是彎腰行禮,表示對他人敬重的一種禮節,一般小禮鞠躬即可,大禮則要行三鞠躬。送禮是一種表示感謝、祝賀、慰問、紀念的一種物質表現形式。祕書因工作或社交需要給人送禮時,應考慮到禮品的思想性、藝術性、趣味性、實用性、紀念性和針對性,應注意:首先,要根據對方的職業、年齡、興趣愛好等特點來選擇適合的禮品;其次,送禮要注重實用與審美相結合的原則;並且還要通過禮品傳達主人對客人美好的祝願、長久的友誼等積極的寓意;最後對禮品一定要進行必要的包裝。
5 祕書活動禮儀
祕書活動禮儀主要表現在迎來與送往、典禮與儀式、宴請與赴宴方面。
接待本地來訪客人是祕書的日常工作,它包括歡迎來賓,引導方式和送別客人等主要環節每個環節.祕書都應講究禮儀。其中,送別客人時要注意:客人告辭前,不要頻繁看錶或東張西望;送客時不能坐着不動,毫無表示;把客人送出門後,切忌立即把門“砰“的一聲關上;如果是自己驅車前來的客人,應將客人送至車前;送別客人前,應注意檢查並提醒客人別忘記帶走自己的衣物。
典禮是為隆重慶祝某項重要事件而舉行的各種禮節儀式,而儀式是為組織某項重要活動而規範的禮節和程序。典禮與儀式具有形式正規、色彩隆重、氣氛熱烈的特點。典禮與儀式的常見類型有節日慶典、開工竣工典禮、開業開幕典禮、簽字儀式、發獎授勛儀式、閲兵式、分列式等。祕書人員組織典禮和儀式,應着重做好組織接待工作以及安排專人接待新聞記者,為他們提供方便宴請與赴宴是社交中的一項重要活動。
祕書組織安排宴會或陪同領導赴宴都應注重宴請禮儀和赴宴禮儀。
宴請禮儀要注意:明確宴清的目的、規格和種類;確定宴請時間、範圍和菜單;製作、發送請柬;進餐位次排列;迎送賓客。
赴宴禮儀要注意:
(1)答覆。接到宴會邀請,無論能否出席要儘早答覆對方。
(2)核對。噓邀出席宴請活動之前,要核對宴請的主人,宴請的時問地點等。
(3)服裝。應整沽大方。
(4)出席。出席宴會一般以正點到達為好,早到或遲到都是不禮貌的。
(5)取菜。取菜時一次不要盛得過多,等盤中的菜吃完後再取
(6)進食進食時要文雅,避免發出聲響。
(7)交談。無論是主人、陪客或賓客,都應與同桌交談,特別是鄰座。
(8)祝酒。宴會上相瓦敬酒表示友好,活躍氣氛,但忌喝酒過量
(9)寬衣。在正式宴會廳內,不能當眾解釦脱衣
(10)餐具的使用。中餐一般都用筷子,西餐一般使用刀叉。刀叉的使用是右手持刀,左手持叉。
(11)告辭。告辭時要與主人打招呼,對主人的盛情款待表示十分滿意和誠摯的感謝,然後握手告別。
祕書禮儀是一種綜合素質的體現,遠不是懂外語、會電腦、人漂亮就能夠勝任禮儀工作的。它的文化內涵十分精深,並總是與時俱進。祕書人員必須不斷學習,不斷提高,才能遊刃有餘地做好禮儀工作,為社會的物質文明和精神文明建設發揮更大作用。
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