祕書人員具備交談禮儀修養的必要性

任何一種禮儀的實施，都能使施禮者的形象得到良好的體現，祕書的交談禮儀的實施自然也不例外。下面是本站小編給大家蒐集整理的祕書人員具備交談禮儀修養的必要性 文章內容。

首先，祕書人員遵循交談禮儀能夠優化個人形象。

任何一種禮儀的實施，都能使施禮者的形象得到良好的體現，交談禮儀的實施自然也不例外。個人形象優化了，則可使個人工作績效得到提高;同時祕書人員個人也代表着組織的形象，所以個人形象優化了，也就樹立了本組織的良好形象，從而產生最佳的社會效應，帶動組織工作的順利開展。

其次，祕書人員遵循交談禮儀能夠更好地處理和保持與領導、同事及外界的人際關係。

祕書學中一個核心問題就是祕書與領導關係問題，祕書要處理好與領導的關係，必然要遵循一定的交談禮儀和技巧。如與領導交談時注意上下級關係的禮儀、把握好説話的分寸、對領導要適時進言等。

當然，通過言談把握好與領導的關係是很重要的，但也要通過語言這個交際工具處理好與其他人員的人際關係，這樣才能夠建立良好的人際環境，才能為做好本職工作打下基礎。此外，通過交談禮儀的實施來協調好本組織人員之間的關係，使得本組織機構在一個和諧的氛圍中順利運轉。

在論析祕書人員應遵循的交談禮儀時，首先要了解交談的基本要求，尤其是作為祕書這個職業的需要所應符合的幾個基本要求。

在遵循交談禮儀時，要注意以下幾點事項：

(一)舉止要恰當，談話距離要適當

手勢不要過多，幅度不要過大;注意姿態。如雙方並排而坐時，在談話中間可把身體側向對方，以示專注;不要和對方離得過近或過遠，尤其注意不要唾沫四濺，以免失態。

(二)要照顧到在場的所有人

不要只關注、照顧主賓，對其他在場的客人，要常用目光照應一下，讓每個人都感受到你對他們的關注和尊重。

(三)不要中途打斷或是和人爭辯

出於尊重的需要，對方講話時，不要中途打斷或是和人爭辯，這是不合禮儀的。若確實有沒有聽懂或聽清之處，也要等到對方的話告一段落或中途停頓的時候再插話。可以以這樣的話起頭“對不起，請允許我插一句”，“對不起，您的話是不是這個意思……自己講話時，要給別人發表意見的機會，不要滔滔不絕，旁若無人。

(四)要耐心傾聽

對方講話時，要耐心傾聽，目光要注視對方。這是尊重的需要，也是禮儀的需要。同時在傾聽的過程中，進行適當的提問，這既為禮儀的需要，表達對對方的尊重，也為獲取信息的需要。

(五)尊重習俗，注意禁忌

社會習俗文化制約着人們的言語行為，人們的言語行為又反映了一定的社會習俗文化。因此，我們在與各個國家和民族的人們交談時，應特別注意其禁忌禮儀。以免失言，失言也是一種失禮。

(六)要主動地融入交談圈

不論是在正式交談或非正式交談中，祕書人員由於角色地位的特殊性或工作的需要，更應該發揮主觀能動性，融入交談圈。也許我們與圍坐一起交談的人並不熟悉，也許我們對這個話題所知甚少或者全無興趣，但既然目前坐在這裏與人交談，就必須表現出興趣和熱情，而不能以自己的情緒去影響他人。我們可以在適當的時候插一兩句話，跟大家一起表示情緒，如點頭、微笑、皺眉等，這樣也就自然地融入了交談圈;也可以主動引起某個有意義的話題，使交談氣氛活躍，從而發揮祕書的公關交際能力。

(一)交談的態度

交談的態度要真誠。美國總統林肯曾説過：“真誠是我待人的美學原則。”説話要有誠意。不論多麼美妙的話語，如果缺乏了誠意，也不過是花言巧語而已。巴金説過：“文學的最高的技巧是無技巧。”巴金並非反對技巧，而是想強調，比起所謂技巧，真情實感更為重要。説話也是一樣。我們曾看到許多“訥於言而敏於行”的君子，雖然話不多，但他君子的品行，一句兩句話就讓人信服和佩服了。所以無論你的口才如何，首先要真誠、要有誠意是非常重要的，這也是任何禮儀實施的首要的基本要求。

(二)交談的語言

對於紛繁複雜的眾多的地方方言系統，我們為了更好地溝通和交流，提出了一種規範化的語言，即普通話，所以祕書人員要想能與人更好地溝通交流，就必須具備較好的普通話水平。

(三)交談的聲音

對於交談的聲音，可從音量、語速和語調三個方面來闡述。

1、音量

祕書特別要注意控制自己的音量。在國際禮儀中，以説話聲音適度為有修養。所謂的適度，就是以能讓交談對象聽清而不影響其他的人為準。聲調略低，是職業的需要，有利於建立良好的職業形象。

2、語速

交談中陳述意見要儘量做到平穩中速。為了表達的需要，在特定的場合下，也可以通過改變語速來引起對方的注意，加強表達的效果。比如説語速的變慢，以引起注意。不論何種語速都要以對方能夠聽清為主，這也是對對方的尊重。

3、語調

祕書人員要根據不同的交際對象、交際場合，恰當地運用不同的語氣語調進行交談。如面對上司、長者時，語氣要平和、謙恭，給對方以敬重感;面對同事、客人時，語氣要和緩、有禮;面對下屬時，語氣要親切、隨和。