職場新人需要了解的打電話禮儀

在現代社會中,電話和手機是人們最常用的聯繫方式,但是打電話也是要講禮儀的。這裏給大家分享一些打電話的禮儀,希望對大家有所幫助。

職場新人需要了解的打電話禮儀

職場電話禮儀

一、工作電話選對時間

原則上不在對方休息時間、開會、開車時打,但緊急情況除外,無論是上級打給下級,還是下級打給上級或是打給客户。

職場上通常會議比較多,有內部會議、客户現場會議,一般這時手機會要求靜音或關閉,開車接電話也是很危險的,你這時打,你讓對方是接還是不接?無論是開車還是開會,都沒法當場接電話,你就是着急也沒用呀。

職場貼士:

遇到這種情況,你可以另選個時間再打,但最好先發個短信或微信,詢問下對方現在是否方便接聽電話,對方看到了會給你回覆,得到對方答覆確認後,再打這個電話,

如果對方不方便,可以與對方另約個時間再打,這樣比你貿然打電話要禮貌的多,對方也有充足的時間專心的聽你的電話。

二、提前準備只説重點

劉芳是公司的客服,剛入職不久,主管安排她回訪客户,在一次電話回訪中,電話一通小劉就自報家門,然後就開始自顧自的説,剛説了一半,

對方不耐煩的説:“等下,你説了半天,我都不知道你打這個電話的目的是什麼?你到底想説什麼?”然後説一會要出去就掛斷了電話,小劉一臉茫然。

職場貼士:

打電話之前,應該先充分準備最好打個腹稿,特別在對方是客户的情況下,這樣有利於你在電話裏一次把問題説清楚,而不是講了半天對方還不明白你要表達什麼,

另外,在接通電話後應該先問下,“某某處長,你好!不好意思打擾了,您現在方便聽電話嗎?”這樣不管對方在做什麼,你這麼有禮貌的客氣的問他,一般他也不會生氣,

如果對方在忙,就會讓你一會再打過來,這樣打電話不但對方容易接受,也表現出了你的涵養、分寸。

三、未接電話及時回覆

國慶放假,王強把手機靜音了,白天出去玩,等他晚上回到家,發現手機上有幾個上司的來電,因為想着反正是放假,所以也就沒回,等到七天長假過後,回到公司,主管一臉不開心,

王強一問才知道,客户臨時加班,緊急調人,本來王強是負責這個項目的他去最合適,可無奈電話一直打不通,於是項目臨時換人,讓另一位同事替王強去了現場,這不因此王強落下個“機品”差的美名。

職場貼士:

無論是節假日還是工作時間,只要是你認識的人給你打電話,即使因為你臨時有事沒接到電話,事後看到來電也應該及時回覆,你想別人不會沒事打你電話,一個電話接一個電話,那肯定是有急事,

再説了,養成及時回覆電話的好習慣,對雙方都有好處,不至於像王強似的差點誤了大事,如果是客户的來電,更要及時回覆,否則客户打一個不接,打二個不接,久而久之,你再打電話過去,客户也不會搭理你。

四、約定時間準時再打

楊華為是一家公司的銷售員,早上一上班就和多個客户進行電話溝通,其中有家單位有合作的意向,老闆也挺滿意,不過因為當時這位老闆臨時有事,説是讓小楊一會再過去

放下電話,楊華為去忙別的事了,等到幾天以後,主管問起來,楊華為才想起來,趕緊打個電話過去,結果那家客户已經和別家合作了,到嘴的鴨子飛了,楊華為被主管一頓罵,看樣這個月的獎金又沒了。

職場貼士:

在給對方打電話時,如果對方當時説現在有事或不方便接電話,那麼應該跟對方約定一下具體再打電話的時間。你可以説:“那我半個小時以後再打來,行嗎?”或者“我下午三點打來可以嗎?”

千萬不要只説:“那我晚點再打過來,”“那我一會再打”如果沒有確切的時間,你是五分鐘再打還是一小時後再打?對方也不好確定,如果徵得對方的同意後,那一定要按約定的時間再打過去。

五、電話記錄很重要

平時公司座機多是行政小白接聽,因為平時也什麼要緊的事,所以主管也沒有特意要求小白做記錄,有天小白接了個客户電話,説是產品出了問題,讓公司去人,接完電話小白就打了個電話給正在出差的項目經理

可當項目經理問他是誰打的電話、哪個單位的、哪個產品出了問題,一問三不知,只有一個電話號碼,這下項目經理可惱了,一個電話把小白告到了主管那兒,小白又要挨批了。

職場貼士:

其實不管是什麼電話,作為職場人士養成隨手做電話記錄的習慣非常重要,一般情況下,我們記錄職場電話時遵循這幾個原則,

1、 打電話的人是誰、他的電話、單位、職務或部門

2、 他打電話的目的是什麼,也就是説他找誰有什麼事或反映什麼問題?

3、 他想達到的效果是什麼?是需要公司派人去、還是去電話還是怎麼樣?

有了這些記錄,你再轉述事情的緣由時就不會那麼被動了,否則弄不好不但你會丟了飯碗,公司也會因此失去一位客户。