迎賓當得知有重要賓客來訪，在確定接待方案後，祕書應及時和相關部門聯繫，明確來賓抵達的實際時間，並通過詢問機場、碼頭、車站確認無誤後，由祕書陪同有關人員提前到達等候。如果來賓是初次見面的，祕書應當事先準備好示意牌，上寫“歡迎×國×公司××先生一行”等醒目的文字，以便來賓及時發現。介紹接到來賓後，應熱情問候客人，説：“歡迎你們，一路辛苦了”等問候的話，並主動幫助客人提拿行李。同時，相互介紹雙方成員。祕書在介紹時，應先説：“請允許我介紹一下”，然後按地位高低，將本組織一方成員依次介紹給來賓。
