一、審批公文用語的一般規則
（一）圈閲即表示同意（簽發文件除外）。
（二）如果文件上出現審批人姓名，審批人在自己姓名上劃圈即代表簽字；如果文件只出現審批人所在單位名稱或職務統稱（如：辦公廳、人教司、署領導、司領導等），審批人應當在單位或職務上劃圈並在近旁簽字。
（三）批示應該註明年月日。
（四）批語對象是上級的，一般稱職務；是平級、下級的，一般稱同志。
（五）批語對象為多人的，區別以下情況表述：
1.如果是任選的組合，應按慣例排序，可用“並”字按一定標準分類。例：按職務分類如“xx、xx、xx副審計長並xx、xx、xx同志（司長）”；按性質分類如“xx、xx、xx司（以上為署內單位）並xx、xx、xx特派辦（以上為派駐單位）”。
2.如果是工作流程組合，可按照流程順序排列。例：“xx局長並x副審計長”；“x主任並x副審計長、審計長”。
3.如果是多個對象承辦事項，須明確主辦人。例：“xx負責（或牽頭），xx、xx會同（或配合）辦理”。
此外，審批公文應使用符合檔案規範的書寫工具。
二、幾種常見情況的批示用語
（一）署領導、辦公廳主任簽發文件
1.直接簽發：簽發人批示“發”、“同意”、“速發”等，簽字並註明年月日。（如不同意發文，可批示“不發”、“緩發”、“修改後重報”等，簽字並註明年月日。）
2.請他人審閲後再發：簽發人批示“請xx閲後發”，簽字並註明年月日。
3.改請他人簽發：在發文單“簽發”欄之外批示“請xx簽發”。
4.請補充、修改後發：簽發人批示需要補充或修改的意見後，先行簽字並註明年月日。（只適用於做簡單補充修改的情況。如果需要做較多重大修改，則應批示退回辦文單位重辦。）
（二）請署領導簽發文件
1.直接簽發：“請xx簽發。”
2.請他人審閲後再報簽發人簽發：“請xx（單位或個人）審閲並報xx簽發。”
3.先會籤（複核）後簽發：“請xx（單位）會籤（複核）並報xx簽發。”（適用於各會簽單位事先已經基本協調一致的情況。）
（三）請辦公廳簽發文件
1.直接簽發：“請辦公廳簽發。”（如確知主任在署內，也可直接批示“請xx主任簽發”、“請xx同志簽發”。）
2.請他人審閲後再簽發：“請xx（單位或個人）審閲並請辦公廳簽發。”
3.先會籤後簽發：“請xx（單位）會籤並請辦公廳簽發。”（適用於會簽單位事先已經基本協調一致的情況。辦公廳簽發文件即已包含自己的會籤職能在內，無須在此處另外出現“請辦公廳會籤”字樣。）
（四）批示閲讀文件
認為需要送他人閲讀的文件，通常批示“請xx閲”、“請xx、xx閲”、“請xx閲研”。如必要，可以註明送閲的理由或提出自己的意見、建議、要求。（此類閲件通常不須回覆意見。）
（五）批示辦理文件
1.對需要由上級作出批示的辦件，可批示擬辦意見“擬……，請xx閲示”、“建議……，請xx批示”；上級批覆“同意”或其他意見。
2.對一般辦件，通常批示“請xx閲處”、“請xx辦理”。
3.對需要研究的辦件，通常批示“請xx研辦”、“請xx提出意見”，也可以在批示中提出自己的意見。
4.對需要司外會商、會籤的辦件，通常批示“請商xx辦理”、“請xx提出意見，並送xx會籤”、“請xx辦理，可先請xx提出意見”；派出審計局送審的審計業務文書，可批示 “請行政事業司審核，並送法制司複核”。
5.對需要他人共同作出批示的辦件，在自己作出批示後，可寫“請xx核批”。
6.對有時限要求的辦件，通常批示“請xx於x年x月x日前研復”、“請xx於x年x月x日前辦結”。
（六）批示送審文件
1.送審徵求意見的文件，對上級通常批示“請xx閲示”、“請xx審示”；對平級或下級通常批示“請xx審閲”、“請xx閲改”。
2.送審內容已經基本確定的文件，對上級通常批示“請xx審定”，對平級或下級通常批示“請xx審核”、“請xx複核”。
（七）批示會籤文件
1.單方會籤的，通常批示“請xx會籤”、“請xx審籤”。
2.多方會籤的，一般批示“請xx、xx、xx會籤”。
（八）請示的結束語
1.請示由自己辦理的事項，結束語通常為“請批覆”、“請指示”、“妥否，請批示”。
2.請示需要他人辦理的事項，結束語可為“以上如可行，建議批轉xx辦理”。