大學檔案管理制度 篇1
為貫徹原國家教委《高等學校實驗室工作規程》的精神和規定，科學規範地做好實驗室工作的檔案管理，提高實驗室功能和效率，使實驗室更好地為科研教學服務，更好地評估實驗教學投資收益，特制定本制度。
一、實驗中心（室）工作檔案管理的內容
1、實驗中心（室）概況：學校和業務主管部門下發的實驗中心（室）建設與管理的.有關文件和資料。實驗中心（室）建設與發展規劃，實驗中心（室）佔用的房間數、面積及改造等資料。
2、實驗中心（室）任務：實驗教學大綱、實驗教學進度表、實驗課程及項目、每學期實驗教學任務及實驗開課記錄、實驗教學科表及實驗項目統計、實驗教學的考核方法及歷年試題、實驗報告等有關記錄，承擔的科研和社會服務項目及工作量。
3、實驗中心（室）儀器設備、低制耐用品及材料：儀器設備的固定資產帳、卡、分户統計帳、低制耐用品分户帳、領用單、使用維修記錄、技術資料等，大型儀器設備的論證報告、訂貨合同、安裝驗收報告、損壞維修記錄説明書、使用記錄、説明書等，材料領用記錄等。
4、實驗中心（室）管理制度和工作記錄：實驗中心（室）人員崗位責任制、實驗中心（室）專職人員工作日誌、實驗中心（室）研究活動記錄、人員考核記錄、培訓計劃及實施情況，實驗中心（室）工作計劃、研究論文、成果鑑定證書、自制或改造的實驗儀器設備裝置的驗收報告等。
5、實驗中心（室）經費使用：實驗中心（室）年度儀器設備購置、實驗材料消耗、儀器設備維修、條件建設等經費支出情況統計、實驗中心（室）年度科研項目、對外培訓、測試、技術協作、勞務等收入情況統計資料。
6、實驗中心（室）每年上報的各種統計報表。
二、實驗中心（室）工作立卷歸檔的管理
1、實驗中心（室）及設備管理工作法規、制度文件卷：
（1）國家及國家教育部與各部位、市教委有關實驗中心（室）工作的法規文件；
（2）學校有關實驗中心（室）發展建設與改革等文件；
（3）實驗中心（室）建制審批（含實驗中心或實驗室建立、合併、調整、撤消等）文件；
（4）實驗中心（室）管理的各項規章制度；
（5）實驗中心（室）建設發展規劃；
（6）實驗中心（室）年度工作總計及實驗中心（室）內工作人員考核表等。
2、以學校名義向上級部門定期或不定期報出的實驗中心（室）工作的各種報告、報表或數據卷：
a、實驗中心（室）基本情況類
（1）學校各實驗中心（室）任務及人員情況學年度傳送數據與報表；
（2）學校實驗項目學年度數據傳送數據與報表；
（3）學校專職實驗工作人員學年度數據傳送數據與報表；
（4）學校基礎課教學實驗中心（室）基本情況學年度數據傳送數據與報表。
b、設備管理類
（1）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件建設與使用年度數據傳送數據與報表；
（2）學校各實驗中心（室）教學科研硬件與軟件增減情況傳送數據與報表；
3、實驗中心（室）管理卷：
（1）實驗中心（室）環境條件的增擴與實驗中心（室）改革方案文件；實驗中心（室）工作的評估；實驗中心（室）工作人員及其變更情況；實驗中心（室）管理方面的重要實施細則；實驗中心（室）主任工作守則與工作人員崗位責任制等；
（2）儀器設備固定資產卡片；
（3）大型精密貴重硬件、軟件技術檔案。如申購可行性報告、訂貨合同、裝箱單、使用説明書、技術資料、驗收報告及其履歷本、降等降級報告和報損報廢等資料。（其中使用説明書和技術資料經校檔案室建檔後可由實驗中心或實驗室借用保管）。
4、實驗教學管理卷：
（1）實驗教學大綱、教材、講義、實驗指導書；
（2）每學年度實驗教學進度計劃表；
（3）實驗項目（題目）的更新、改造與淘汰等資料；
（4）實驗教學課程、項目（題目）卡片（統一建立實驗項目庫）。
三、實驗中心（室）工作檔案管理
1、本制度適用於西南財經大學各級各類實驗中心、實驗室。
2、實驗中心（室）檔案管理應在學校檔案館的指導下進行，各單位要有專人負責此項工作，單位主管領導要認真負責檔案管理及監督檢查工作。
3、實驗中心（室）工作檔案，從實驗中心（室）建立之日起開始建檔，並逐年積累，嚴加保管。
4、各單位根據實驗中心（室）工作檔案的內容進行統計整理、編目、立卷、定期歸檔。
5、嚴格執行實驗中心（室）檔案借閲手續，實驗中心（室）主任及具體管理人員變動時，必須及時辦理移交手續。
6、本制度自下發之日起施行。由經濟管理實驗教學中心負責解釋。
大學檔案管理制度 篇2
1、目的：
規範公司各部門各種文件和資料的歸檔工作。
2、適用範圍：
適用於各部門各種檔案的管理工作。
3、職責：
3.1各部門負責人負責監督檔案管理的實施工作。
3.2各部門檔案管理員負責檔案的日常管理工作。
4、管理制度：
4.1檔案管理的內容：
4.1.1公司各部門均需保存以下檔案：
a）公司各種行政文件；
b）公司與質量有關的文件；
c）部門收發文記錄；
d）本部門形成的質量記錄；
e）其它本部門形成的或公司下發的`文件。
4.1.2各部門除要保存以上檔案外，還需按部門分別保存以下檔案：
a）辦公室保存公司所有文件（除財務與建設修繕的資料）的原件。
b）各部門保管各部門的資料。
c）辦公室保管人事檔案和各種合同。
4.2檔案的保管目的
a）便於查閲；
b）保證檔案的安全；
c）防止檔案的損壞；
d）延長檔案壽命；
4.3檔案的密級
檔案的密級分為三級：絕密、機密、普通：
a）絕密檔案包括：員工人事檔案、合同、學生資料、公司重大經營、管理、決策形成的檔案、財務類檔案、其他屬絕密的檔案；
b）機密檔案包括：質量管理體系文件及運行記錄、重要的會議記錄、公司收發文（通知、通告除外）、工程類圖紙、計劃總結和其他屬機密的檔案；
c）普通檔案包括：公司的通知、通告等普通性文件。
4.4檔案的保管方式
4.4.1檔案的裝盒與標識
各部門檔案管理員將不同檔案分類，並按時間順序裝入檔案盒內，然後根據檔案的規格準備相應的檔案標貼紙，在檔案標貼紙上打印出標準黑一號字體的檔案名稱，然後將製作好的檔案標貼紙貼在檔案盒左側立面距頂部3釐米位置處，並排列在檔案櫃中。
4.4.2編制目錄：
各部門檔案管理員在檔案盒首頁位置準備《文件歸檔目錄》；
每一份檔案歸檔時，均需將該份檔案登記在《文件歸檔目錄》中，以便查閲。
4.5檔案的查閲權限
4.5.1總經理可查閲公司所有檔案。
4.5.2副總經理可查閲分管工作的檔案。
4.5.3部門負責人可查閲該部門所有檔案。
4.5.4其他人員根據審批查閲有關檔案。
4.6檔案的查閲/借閲/複製
4.6.1查閲/借閲/複製人到部門《文件查閲/借閲/複製登記表》中登記。
4.6.2部門檔案管理員審核其資格：
a）權限內的按正常手續辦理；
b）權限外的，需得到相應授權人的許可：部門（財務除外）的檔案，由部門負責人審批；公司檔案，由辦公室主任審批，財務檔案及公司機密檔案，由總經理審批。
4、7在檔案歸還日期前，部門檔案管理員應督促借閲人將檔案完好交還。
4.8須複製檔案的，絕密檔案報總經理審批；機密檔案由辦公室主任審批；普通檔案由部門負責人審批。
4.9檔案的銷燬
4.9.1超過保管期限的檔案，由部門檔案管理員依據檔案的保管期限編制《文件和資料銷燬清單》。
4.9.2該清單報部門負責人審核，由管理者代表審批後進行銷燬，財務檔案的銷燬由總經理審批。
4.9.3銷燬時應有部門檔案管理員及質量管理辦公室質管員在場，銷燬結束後，銷燬人員在《文件和資料銷燬清單》上簽字。
5相關文件
6記錄
6.1《文件歸檔目錄》
6.2《文件和資料銷燬清單》
6.3《文件查閲/借閲/複製登記表》
大學檔案管理制度 篇3
檔案工作是校學生會工作連續性，有序性的有力保障，為實現工作的正規化，特制定此項制度，以提高工作效率和工作質量。
一、日常檔案工作辦法
1、校學生會檔案是學生會的組織幹部管理、教育、活動等工作開展所積累的文字與圖像聲像資料，是校學生會至關重要的'公共財產。檔案內容不得隨意公示、複製。
2、校學生會檔案由辦公室分類統一管理；各部門檔案由各部門部長整理，祕書處監督管理，每一學期各部門將進行一次檔案清理，將有關資料歸檔備案。
3，校學生會檔案包括人事檔案，工作檔案，財務檔案及活動檔案。
4、各部門策劃籌備的各項活動的所有資料，必須一式兩份辦公室處存檔，以備查找。
5、檔案形式要求：對於各部文檔案，應有文本和電子兩種版本。對於磁盤、磁帶，cd，vcd等介質，向辦公室索取檔案帶，待總結完後一併上繳。
6、檔案上繳日期：在該項活動結束後一週內。
7、檔案上交時由辦公室簽收。
二，檔案內容要求：
（一）人事檔案包括個人履歷簡介、年度工作鑑定，以及其它有關材料，由主席團負責考察記錄。
l、個人履歷簡介是校學生會成員的基礎檔案，由有關個人及部門填寫。
2、年度工作鑑定是對大學學生會成員每年工作的評定，一式三份，每年由大學學生會送一份到被鑑定人所在學院，作為評定獎學金、評選三好生、優秀學生會幹部的依據之一。
3、工作鑑定是大學學生會成員免職或畢業離校時對其總體工作的鑑定，由學校有關部門存入該學生檔案。
（二）工作檔案包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案，由辦公室整理保管。
l、大學學生會工作目錄是校學生會的大事記，按日期順序記錄，並標上詳細內容所在有關檔案的頁碼。
2、各部門將其各項工作指示、活動通知、會議文件、決定、建議意見、經驗總結等認真詳實地加以記載，由分管主席定期檢查並交給辦公室整理後將重大事項列入工作目錄。
（三）財務檔案包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查，詳見財務制度。
（四）活動檔案
1、活動檔案內容包括活動企劃書；活動籌備情況；活動及進程結果；活動新聞稿，照片等各種文字與圖像資料。
2、活動結束後由主辦部門及時寫出工作總結，並與以上材料一起及時辦公室歸檔。
三、檔案查閲辦法
1，查閲要求：
1）各部門可以根據工作所需向祕書要借閲有關文件，但不得將有關文件作非工作之用。
2）各部門借閲文件後，應保持文件的完整、清潔，不得在文件上亂塗亂寫，並且應該及時歸還，若有遺失應做出書面檢討，主席團會做出相應的警告、批評。
3）查閲前請對照辦公室檔案清單，明確檔案名稱及檔案號。
4）認真填寫索檔單，並由部長以上簽名。
5）各部在指定時間辦理查檔手續，並同時告知辦公室歸還日期。
6）檔案閲畢後請及時歸還，過期不還辦公室有權進行查詢並作相應處理。
2、借閲手續：
（1）借閲檔案必須有證明，由主席團授權後方可借閲，沒有證明的一律不予借閲。借閲檔案必須進行註冊登記，登記時應註明借閲人姓名、地址、借閲的內容和時間等。
（2）借閲檔案應辦理登記手續（包括編號、內容、時間、借閲人員、記錄人），做到責任落實到個人。
（3）借閲時間不得超過一週（主席團同意除外），延期歸還由辦公室給予口頭警告、批評。
（4）複製文件必須徵得主席團的同意。
8、外單位借閲校學生會工作檔案的，需向團委提出書面申請，並經主席簽字同意後方可，祕書處的對外借檔案應做好外借登記（包括編號、內容、時間、借閲人員的個人資料、簽名主席、記錄人員），外借期限為一週。
9、外借檔案不得為檔案原件。