物業管理檔案管理制度 篇1
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設置專職人員進行專業化管理。
二、辦公室根據“檔案管理目標責任”要求，按期、按年、按月、按時將公司各項年度方針、工作目標、各項工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細分類，進行歸檔。
三、檔案資料員工作職責
1、負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規定及時、正確地辦理各種資料的.動態註記。
3、按時收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準確，裝訂要工整，符合立卷標準。
4、及時制訂工作計劃和做好年終總結，特別是要做好為領導提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴格執行查閲資料的規定辦法和資料保密紀律。
6、妥善保管好各類檔案資料，嚴厲杜絕由於個人疏忽或麻痺大意而使檔案丟失及由於檔案室內温度不適而受潮或乾燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級主管機關因辦案需要，需查閲有關房產資料，按規定憑介紹信查閲。
五、律師事務所要有關了解當事人資料的，同樣按其介紹信並出示“聘請律師合同書”為準，由資料員代為查閲，並根據不同情況採取口頭或書面方式給予回覆。
物業管理檔案管理制度 篇2
第一條總則
1.為規範公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的.重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對檔案實行集中統一管理。
第二條檔案管理架構
1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。
第三條檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對外、對內各類正式發文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術類
1)設備設施檔案
2)招投標檔案
3.財務類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑑定、保管、編目、檢索、統計、利用。
2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理後，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審籤後，及時交送公司綜合檔案室備查，並依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閲手續。
第五條歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號
如:20xx/市場/001
2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號
如:20xx/百事可樂/項目/001
3)財務類檔案:會計年度設置
4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色複印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、複印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案採取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，並附有説明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標籤註明:題目(內容)、製作日期、製作人、盤數、序號等。
第六條檔案借閲、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批准。
2.借閲檔案、證照一律辦理借閲手續。檔案需妥善保管，不得私自塗改、拆卷、複印及轉借他人。
3.各管理處只能借閲本部門形成檔案，若跨部門借閲，須經檔案主管部門負責人批准。
4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條保管和保密制度
1.存放檔案的檔案櫃排放整齊;採用統一的檔案盒，且要求標識明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，採取相應保管措施。銷燬檔案要由專人監銷，防止泄密。
4.節假日期間，檔案庫房、檔案櫃要加封條。
第八條附則
工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。
物業管理檔案管理制度 篇3
物業管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業主檔案:所有業主購、租房合同(複印件)，業主基本情況登記表、裝修申請表和住户健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄，車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度，並嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的'管理員擔任)，專室專櫃，編目造冊，存放有序並且尊重業主隱私，保守祕密;
3、科學管理，確保檔案資料完整、齊全，確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智能化管理，計時可靠的掌握相關信息，提高管理水平。
物業管理檔案管理制度 篇4
物業管理公司檔案管理制度
(八)依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。
公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。
二、文件資料點收、整理和歸檔
1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。
2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的籤認。
3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案的'安全。
2、做好相關的防範措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，並採取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷燬的檔案材料必須列冊登記，經領導審批後作銷燬處理。
四、檔案調、借閲
1、嚴格履行調、借閲登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閲。
確因工作需要帶出複印或摘抄文件，須經領導批准。
2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤後，立即歸入檔卷。
物業管理檔案管理制度 篇5
一.物業管理檔案建立與管理規定:
1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、註記工作。
2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用户資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件櫃要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。
3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認後方可離任。
6.物業檔案日常需經常使用部分應複印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閲、複印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,並保留追究其法律責任的權利。
物業管理檔案管理制度 篇6
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的台帳、報告，以及蒐集到的招聘等相關工作業務資料，由經辦人保存，年終根據內容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發出的文件、傳真、通知、人事制度及相關原則規定等，除保密薪資文件外，均應保存一份原件或複印件歸檔，年終按內容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關部門(勞動人事部門)的發文、社會公開資訊等，應作為公開業務資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司後相關人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司後的任職情況、培訓情況、工資調整、學歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況複印件等備查資料。
二、檔案管理規定
1、人事檔案管理
①總辦負責公司員工人事檔案的'管理;
②總辦在員工入職當天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關手續後，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應嚴格執行國家和公司有關規定，查閲員工人事檔案應經總辦主任批准，並辦理相關手續，檔案管理人員和查閲者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學歷學位證書複印件、身份證複印件、職業技能證書複印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關材料。由總辦專人負責，連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格後，公司與其簽定的勞動合同及相關薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉正後的教育培訓、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含祕密內容，總辦員工、各部門負責人可根據工作需要查閲有關員工的人事檔案。任何部門和個人非經允許無權隨意更改、銷燬公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內部使用，由總辦負責統一管理。
2、其他各部門人員應積極配合總辦，做好檔案管理工作。
物業管理檔案管理制度 篇7
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規範、嚴謹。
以公司企業文化理念及iso9000質量規律體系為指導，導入iso14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎，建立科學、規範、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規範化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件;科學化、規範化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規範化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎，能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規範的管理而着稱，在某某行政中心實施物業管理過程中，我們將依然按照iso9001質量管理體系規範和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法，作到治而不亂、管而不死，堅決貫徹規範管理與專業服務相結合的路線。常言道:'沒有規矩，不成方圓'，必要的規章制度是作好物業管理服務的保證，要使該物管區域的管理與服務走上正軌，實現標準化、規範化和制度化的管理，必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度，這些制度的建立，是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營範圍和業主需求的為依據，並在多年的實踐運作中反覆補充修改，逐步健全完善和提高的。
概括地説，這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度，是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據，其總體涵蓋:公眾制度部分，內部崗位責任制，管理運作制度和考核標準，它們整合形成一套完整的操作體系，以指導日常物業服務的方方面面，與傳統的管理方式相比，其更顯科學、規範。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度，它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規範、考核標準等，這一套制度的建立，為該物業服務項目完善內部機制，造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎，以完美的物業服務夯實政府辦事效率，提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規，所有管理制度的建立，均以法律法規及物業管理委託合同為基礎，物業管理活動中各法律主體的合法權益，特別對行政中心我們的責任和義務進行細化，並使之制度化、規範化，以保證如實履行物業管理委託合同規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時，以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎，結合行政中心物業管理的具體特點和要求，並導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系，對整個規章制度體系作適當的修訂和整合，使整套規章制度體系更切合實際，操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體並相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性，使績效考核評估具有標準尺度和依據，又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責範圍和工作接口關係，梳理各個環節，用制度使其環環相扣，做到有序規範的運作，協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要，便於員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度彙編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行，需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的，對相關記錄進行規範、整理、歸檔，做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規範、有記錄。因此，我們將在行政中心配備專職檔案管理人員，對所有檔案資料進行嚴格的`、科學的、系統的管理，為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據，做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示範大廈標準》建立管理檔案框架，對檔案資料採用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等，通過適應性修改，形成複合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中，形成檔案管理的終端。
3、xx區行政中心是某某區政府的首腦機關，保密範圍涉及到原始文件資料，其保密方式和保密要求都不同於其他物業。因此，我們將對日常管理檔案採用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
物業管理檔案管理制度 篇8
美術館物業管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業管理工作的一個重要組成部分，科學的、規範化的檔案管理能有效地為住宅區樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規範、有工作詳實記錄，計算機系統對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業管理的角度記錄每一個住宅單元的.生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，並進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細緻管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住户全面的原始資料，並對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現有物業狀況和業主的自然狀況，作為分户管理的檔案基礎，以方便接管後日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠捲、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統;做到各種檔案資料並重，互相補充，形成美術館管理的無盲點網絡。
區內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'採取的管理方式'中制定的規範程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業主提供的資料
a、項目批准文件
b、用地批准文件
c、建築執照
d、拆遷安置資料
2)技術資料
a.總平面圖
b.單體建築、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n/新材料、構配件的鑑定合格證書
o.水電、衞生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關資料
s.其他技術資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區基本資料
b.住宅區分區資料
c.商業網點資料
d.娛樂設施資料
4)住户資料
a.住户入住資料
入住通知書
入住協議書
b.家庭人員檔案
住户情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準.00.01
2職業安全健康職責.00.02
3物料管理辦法.00.03
4停電停水應急預案.00.04
5水浸應急預案.00.05
6治安應急預案.00.06
7文件質量記錄管理辦法.00.07
8犬類管理辦法.00.08
9保安崗位架構圖.01.01
10保安運作規程.01.02
11人員出入管理辦法.01.03
12監控中心管理辦法.01.04
13車輛管理辦法.01.05
14保安崗位操作規程.01.06
15安保崗位標準.01.07
16燃放煙花爆竹管理規定.01.08
17保潔崗位監管規程.02.01
18綠化(地)養護監管規程.03.01
19消防安全管理辦法.04.01
20火警應急預案.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法.04.03
22消防設備(設施)操作規程.04.04
23消防管理制度.04.05
24消防設備(設施)維修保養規程.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規定.04.07
26弱電設備(設施)操作規程.04.08
27弱電設備(設施)維修保養規程.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度.04.10
29電梯設備監管辦法.05.01
30電梯故障緊急預案.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規程.06.02
33供配電設備(設施)操作規程.06.03
34供配電設備(設施)維修保養規程.06.04
35電工安全操作守則.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規程.07.02
38給排水設備(設施)操作規程.07.03
39給排水設備(設施)維修保養規程.07.04
40管道維修工作規程.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規程.09.02
43房屋設備(設施)操作規程.09.03
44房屋設備(設施)維修保養規程.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求.09.05
46設備完好率標準.09.06
47房屋、設施維修保養規程.09.07
48服務供方質量監管規程.10.01
49雨
天防滑管理辦法.10.02
50業户管理辦法.11.01
物業管理檔案管理制度 篇9
1.資料收集
資料的收集堅持內容豐富的原則,根據實體資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要和服務的角度出發,擴大信息的收集來源,從時間上來講是指從規劃設計到工程竣工的全部工程技術維修資料,從空間上講是指物業構成的全部,大到房屋本體公共設施,小到花草苗木都應有詳細的資料。
2.資料分類整理
(1)分辨真偽。
(2)分類排序。
(3)組編檔號。
(4)裝訂精美。
3.檔案資料管理
(1)採用原始檔案和電腦檔案雙軌管理制。
(2)採用多種形式的文檔儲存方法,便於原始檔案的管理(如:採用錄像、刻盤、膠捲、照片、圖景等方法)。
(3)建議儘可能的採用電腦儲存,便於查找調用,以便更好地保護原始檔案的資料免受翻動的磨損和損壞。
(4)建立健全的檔案外借管理規定,檔案管理必須專人負責,應做到保管、保密,工作細緻;如有破損,應及時修補。
(5)檔案管理室必須達到防火、防潮、防變質的“三防”標準。
物業管理檔案管理制度 篇10
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管，由文員專職文件存檔、註記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住户資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件櫃要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認後方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應複印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閲、複印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，並保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作範圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料，業主、用户單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯繫電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用户個人情況等均屬工作保密範圍。
2.業主、用户及員工資料統一存放在辦公室文件櫃中，由專人負責註記及存檔等工作，由物業管理公司主管每週審核，其他工作人員未經許可禁止查閲。
3.物業管理公司物業管理處文件櫃備用鑰匙由主管保管，主管及祕書因需告假時，經指定的授權人士，方可代為執行以上事務
4.應工作所需而放置於辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業户聯繫電話、員工個人聯繫電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼於顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引，由物業管理處統一保管，高級管理員以上級別人員可借閲(須辦理借閲手續)，每次限時一週。實行借閲目的為指引員工培訓，嚴禁任何形式的'抄襲及複印。
6.發佈的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識，主動為公司及業主保守祕密，對於任何人士不正常的打探行為，應堅決拒絕並向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當，致使公司、業主、業户或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關規定從重處罰，並由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三、物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);
2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用户單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業户資料:
1)入夥情況記錄;
2)業主(租户)情況登記(包括名稱、單元號、聯繫人、建築面積、交接單、入夥時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本彙編:
1)管理合同、管理公約、用户手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用户維修保修單，維修後應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗並存記錄，清洗後要有衞生部門水質檢測報告，清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄，煙感及温感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作，並有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業管理公司管理費收繳情況
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委員會的會議)
x物業管理公司物業管理處值班記錄
x保安值班記錄
x設備值班與巡檢記錄
x管理工作計劃與報告
x工程設備管理計劃與報告
x物業管理公司物業管理處往來信函
x用户報修與投訴處理記錄
x承包商維修或保養工作情況記錄