一、公文的基本知識
（一）公文的含義
公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、發佈黨規政令、指導和商洽工作、請示和答覆問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。
公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務範圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。
就法院來説，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、彙報、發言、經驗交流材料、事蹟材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以説，範圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。
公文、文件、文書，這是三個既密切聯繫又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是説，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以説是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責範圍而制發的、具有法定效力並設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯繫事務、商洽問題、記錄情況等而形成並使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關係，具體地説，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。
狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關於調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。
（二）公文的特點
1、明確的公務性。
2、鮮明的政治性。
3、極高的權威性。
4、作者的法定性。
5、較強的時效性。
6、體式的特定性。
7、文風的樸實性。
8、嚴格的程序性。
（三）公文的作用
1、領導和指導作用。
2、規範和約束作用。
3、宣傳和教育作用。
4、聯繫和知照作用。
5、依據和憑證作用。
以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。
（四）公文的分類
1、按基本使用範圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。
2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批覆等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。
3、按公文的內在屬性分為：規範性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公佈性公文（公告、通告、佈告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。
4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、羣眾團體公文、聯合行文等。
5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。
6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、祕密公文和普通公文。
7、按公文的規範程度和約束力分為：規範性公文和非規範性公文。
8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。
（五）公文的文種及其適用範圍
中共中央辦公廳發佈、自1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批覆、條例、規定、函、會議紀要等14個種類；國務院辦公廳發佈、自XX年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用，命令、公告、議案為行政機關公文專用。就法院系統來講，1996年最高人民法院發佈了一個《人民法院公文處理辦法》，但XX年1月1日起新的《國家行政機關公文處理辦法》施行後，最高法院沒有及時修訂法院系統的“公文處理辦法”，只是要求按照國務院的新“辦法”執行；後來，最高法院出台了一個“修改稿”，但至今未正式下發實施，而最高法院的文件在一些細節上，並沒有完全按照國務院的新“辦法”執行，造成在一些細節規範上不知何去何從；同時，黨的機關公文仍按照老“條例”執行，使用16開紙等，法院對黨的機關的文件又要改用黨內公文格式，造成多軌並行，很不統一，很不方便。但總體來説，法院公文主要是按照新的《國家行政機關公文處理辦法》執行的，所使用的文種同行政機關公文文種。
1、命令（令）
命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用於依照有關法律公佈行政法規和規章；宣佈施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。命令（令）的制發主體有着嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規定，只有全國人大的常委會及委員長，xx，國務院及總理，國務院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權力發佈命令（令）。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合發佈命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來説，命令（令）僅適用於授予司法警察警銜、獎勵有關人員。
2、決定
決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用範圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用於對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用於對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。
3、公告
公告“適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義發佈，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用範圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。
4、通告
通告“適用於公佈社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以採用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。
5、通知
通知“適用於批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在於，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯繫密切，如此而已。
6、通報
通報“適用於表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用範圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取捨。
7、議案
議案“適用於各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來説，議案適用於人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。
8、報告
報告“適用於向上級機關彙報工作，反映情況，答覆上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用範圍也基本相同。
9、請示
請示“適用於向上級機關請求指示、批准”。請示與報告都屬於上行文，兩者的區別在於，報告只是客觀地將有關情況彙報給上級機關，無需上級機關答覆，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答覆。
10、批覆
批覆“適用於答覆下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批覆做出相應的答覆。
11、意見
意見“適用於對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用範圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用範圍和使用效果上的不足，故最新修訂、發佈的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬於通行文，適用範圍非常廣泛。
12、函
函“適用於不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答覆問題，請求批准和答覆審批事項”。函的答覆功能僅僅適用於不相隸屬的機關之間，這是它與批覆的一點重要不同。
13、會議紀要
會議紀要“適用於記載、傳達會議情況和議定事項”。
黨的機關專用的公文文種有：
14、決議
決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居於突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議“用於經會議討論通過的重要決策事項”。這裏有兩點需要注意：第一，從形式上説，決議必須是經會議討論通過的，就是説，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，並得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上説，決議必須是重要決策事項，就是説，一般的事項、非決策性事項不能採用決議這一公文文種。
15、指示
指示屬下行文，“用於對下級機關佈置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是説，指示主要適用於佈置工作而不是其他方面，並且佈置工作也不是事無鉅細樣樣説到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行”之類的結束語。
16、公報
公報“用於公開發布重要決定或者重大事件”。相對於通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來説也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。
17、條例
條例“用於黨的中央組織制定規範黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規範性公文。就是説，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關於黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。
18、規定
規定“用於對特定範圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規範”。規定與條例一樣，也屬規範性公文。兩者的不同之處在於，一方面，就制發的主體而言，規定並無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用範圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯繫，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用於黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。
（六）公文的行文規則
公文的行文規則，是關於公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。
1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：“行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。
（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對於交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。
2、行文關係。分為領導與被領導關係、指導與被指導關係、互不統屬關係三類。
3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。
4、具體要求。（1）恪守隸屬關係，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關係，根據各自的隸屬關係和職權範圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答覆的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯繫的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。
（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權後，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能採用指令性、指導性和規範性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。
（3）尊重機關職權，準確認定主送機關和抄送機關。簡單地説，誰是主管，那麼主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯繫的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。
（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。
（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。
（6）關於“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權範圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關；“報告”不得夾帶請示事項。
二、公文的格式規範
公文的格式，指的是公文的外觀形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印製規範，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印製規範的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規範性。規範的公文格式有利於維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規範化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閲讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標準研究中心和國務院辦公廳祕書局共同起草、國家質監局發佈、自XX年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細緻、科學的公文格式標準。為規範公文的製作和處理，XX年開展“規範司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，於9月7日製定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》一書，就公文的製作、處理進行了規範，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的發佈形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。
（一）公文的發佈形式和適用範圍
就法院系統來説，以中院為例，主要有：
1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用於傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，發佈重要的決定、通知等。
2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用於人事任免、重要會議及其他事項的通知、批覆、命令、議案、請示、報告、通報、函等。
3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用於辦公室根據院領導授權、傳達或代本院發佈某些事項，發佈辦公室職權範圍內的事項。
4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用於中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。
5、以中院各部門名義制發的公文，一般使用中院信箋版頭。
（二）公文的書面格式
公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，並分為祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件説明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置於公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置於紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置於主題詞以下的各要素統稱版記。
——眉首。眉首一般由公文份數序號、祕密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置於公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。
1、公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印製若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，採用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最後一份的序號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。
2、祕密等級和保密期限
祕密等級和保密期限是對涉及黨和國家祕密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限於特定範圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“祕密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家祕密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，並且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，並且密級在前，保密期限置後，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標註密級的同時應標註保密期限，保密期限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標註。期限不作標註的一般按保密期20年認定，如祕密★6個月、機密★3年、絕密★長期。
3、緊急程度
緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，並且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。
4、發文機關標識
發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規範化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規範化簡稱外，還應加上文種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文機關全稱或者規範化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。“函”的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。“命令（令）”的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一般應小於22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置於發文機關名稱右側，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。
5、發文字號
發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標註並居中排布。“命令（令）”的發文字號標註在“命令（令）”的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；“會議紀要”編號置於“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文一般只標明主辦機關發文字號。機關代字應當反映發文機關或部門的性質。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統一，不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。
6、簽發人
發文機關簽發籤批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”後標全角冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這時，主辦機關簽發人姓名置於第一行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦機關簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，並使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與其距離為4mm。
7、紅色反線
紅色反線一般標印在發文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。
——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附註等要素組成。
1、標題
公文的標題是對公文內容的概括和對行文目的的揭示，因而應當準確扼要地反映公文的主要內容。公文標題中除法律、法規、規章名稱加書名號外，一般不使用標點符號。書寫批轉、轉發、印發或貫徹上級機關發出的公文的標題，應將事由寫清楚，而不能只寫原文發文字號。下發行政法規、規章的公文標題用“發佈”，下發隸屬機關的公文標題用“批轉”，下發上級、同級和不相隸屬機關的公文標題用“轉發”，印（轉）發“方案”、“計劃”等沒有抬頭的公文或其他資料性的公文，標題中一般不冠原制發機關名稱，而將原制發機關名稱及成文時間在印發的原文標題下注明，並用圓括號括起來。
公文標題一般標識在紅色反線下空2行處，用2號小標宋體字居中排布。如果字數偏多，需要分行排列，分行時須注意不要把各行上下對齊排成等長，更不得將兩個字以上的詞拆開排在不同行的首尾，總之標題的排布要做到詞義完整、排列對稱、間距恰當。
2、主送機關
主送機關是指公文的主要接收機關，應當使用全稱或者規範化簡稱、統稱。如果主送機關較多，則應按其性質、級別和有關規定或慣例依次排列，同性質或同級別的機關之間用頓號，不同性質或不同級別的機關之間用逗號。比如國務院對下行文，其主送機關的排列形式是：“各省、自治區、直轄市人民政府，國務院各部委、各直屬機構”；中院對下行文，其主送機關排列形式一般是：“各基層人民法院，中院各部門”。
主送機關一般在標題下空1行、左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格，最後一個主送機關名稱後標全角冒號。如果主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。向上級機關請示只寫一個主送機關；向下級部分機關發送的公文，如果發送機關少，可將發送機關名稱全部寫上，發送機關多，可採用“各有關部門和單位”等辦法概寫。
3、正文
正文是公文的主體部分。正文應置於主送機關下一行，用3號仿宋體字，每自然段左空2字，回行頂格；數字、年份不能回行。“命令（令）”的正文置於令號下空2行的位置。正文中的人名、地名、數字、引文應當準確。引用公文應當先引標題，後引發文字號；引用外文應當註明其中文含義；日期應當寫明具體的年、月、日；必須使用國家法定計量單位。用詞、用字要準確、規範，文內如果要使用非規範化簡稱，必須在首次使用全稱的同時註明簡稱，並且還要注意簡稱在同一篇公文中必須前後統一；公文中的數字，除成文日期、部分結構層次數和在詞、詞組、成語、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，一般應當使用阿拉伯數字；用數字表示多層次結構序數，其標識方法為：
第一層用“一、”“二、”“三、”……
第二層用“（一）”“（二）”“（三）”……
第三層用“1、”“2、”“3、”……
第四層用“（1）”“（2）”“（3）”……
絕對不可以將層次顛倒過來，隨意使用，比如用“（一）”“（二）”“（三）”……作第一層，用“一、”“二、”“三、”……作第二層，等等，這是不允許的。
4、附件
附件是正文的附屬部分，是補充公文正文內容的其他公文或材料（包括圖表）。公文如有附件，應在正文下空一行左空2字的位置用3號仿宋體字標識“附件”，後標全角冒號和名稱。附件名稱後不加標點符號。公文僅二個附件的只標註其名稱，不標序號，如有兩個或兩個以上附件，則應在附件名稱前標明序號，序號使用阿拉伯數字，比如：
附件：（1）xxxxxx
附件：（2）xxxxxx
如果正文中已寫明附件的名稱，在正文之下可不做附件説明。附件應在公文成文日期之後，另起一頁與正文一起裝訂，並在附件左上角第二行頂格標識“附件”，有序號時還要標識序號，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序號和名稱應與公文正文之下的附件説明一致。如果附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第一行頂格標識公文的發文字號並在其後標識附件（或帶序號）。
需要説明的是，附件並不是每份公文都必須有的，是否附列附件，應根據具體情況和實際需要決定。
5、成文時間
成文時間以負責人簽發的時間為準，聯合行文以最後簽發機關負責人的簽發時間為準。公文成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“○”，一般置於正文右下方，具體的上下位置依印章來定，左右位置由字數來定。“命令（令）”的成文時間標識在簽發人簽名章下一行右空2字處，“會議紀要”的成文時間居右頂格標識在紅色反線之上右側。
6、印章
印章指正文末尾加蓋的發文機關印章或領導同志簽名章，是發文機關對公文表示負責並標誌公文生效的憑證。公文除會議紀要、翻印件外，均應加蓋印章。應加蓋印章的公文，除用“令”發佈行政法規、規章，按照法定程序向同級人民代表大會或其常務委員會提請審議事項的議案和少數函件用領導同志簽名章外，均應加蓋發文機關印章。聯合上報的公文由主辦機關加蓋印章；聯合下發的公文，發文機關都應加蓋印章。公文所蓋的印章一定要與發文機關的名稱一致，因故需用別的印章代替時，應註明“代”字。單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標識成文時間並加蓋印章。成文日期右空4字。加蓋印章應上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間。正確的蓋章方式有：（1）下套方式。當印章文字環行排列、下弧無文字時，採用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；（2）中套方式。當印章下弧有文字時，採用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。
當聯合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字。主辦機關印章在前，兩個印章均壓成文日期。要注意只能採用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章互不相交或相切，相距不超過3mm。
當聯合行文需加蓋三個或三個以上印章時，為防止出現空白印章，應將各發文機關名稱（可用簡稱）排在成文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最後一排如一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切。在最後一排印章之下右空2字標識成文時間。當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的措施加以解決，務必使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。
7、附註
附註一般是對公文的發放範圍、使用時需注意事項等情況的説明，比如“此件發至省、軍級”、“此件發至縣、團級”等。公文如有附註，一般用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。公文附註不屬於公文內容，標註公文附註一般在公文落款印章的左下方，用圓括號標註。按照《國家行政機關公文處理辦法》規定，請示性的公文應當在附註處註明聯繫人和聯繫電話。
——版記。版記一般由主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間、份數、反線等要素組成。版記應置於公文的最後一頁（即封四，亦稱封底），版記的最後一個要素置於最後一行。
1、主題詞
主題詞是反映公文主要內容的規範化名詞或名詞性詞組，應按照上級機關的要求標註主題詞。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，後標全角冒號；詞目用3號小標宋體字，詞目之間空1字。主題詞應先標反映公文內容的詞，後標反映公文文種的詞。一般情況下，一篇公文可標1～5個主題詞，但最多不超過5個。主題詞詞目之間不用標點分隔，而是彼此間隔一個字的距離。主題詞應置於公文最後一頁的下半部，即成文時間的右下方以及抄送機關的左上側。
2、抄送機關
公文都必須有的，應根據公文內容、發文目的和隸屬關係嚴格控制，其排列順序一般為：上級機關單排一行，黨政機關、軍事機關、人民團體、民主黨派等合排一行，人大、政協、法院、檢察院等合排一行，其他單位合排一行。公文如有抄送，則在“主題詞”下一行，左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，後標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號後的抄送機關對齊；在最後一個抄送機關後標句號。如果主送機關移至“主題詞”之下，標識方法同抄送機關。
3、印發機關和印發時間
印發機關多數不以行文機關名稱出現，而只用機關辦公室名稱。印發機關位於抄送機關之下（如無抄送機關則在“主題詞”之下），佔1行位置，用3號仿宋體字。印發機關左空1字，印發時間右空1字。印發時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數字標識。
4、份數
份數置於印發時間之下，右空3字，用3號仿宋體字和阿拉伯數字標識。
5、反線
版記中主題詞、抄送機關、印發機關和印發時間等要素之下分別加一條反線，其寬度等同於版心。
（三）公文的用紙格式
公文的用紙格式，主要包括公文用紙的主要技術指標和公文用紙的幅面及版面尺寸兩個基本方面。《國家行政機關公文格式》規定：“公文用紙一般使用紙張定量為60g/m2～80g/m2的膠版印刷或複印紙，紙張白度為85％～90％，橫向耐折度≥15次，不透明度≥85％，ph值為7.5—9.5。”
國家機關公文用紙的幅面尺寸，《國家行政機關公文格式》規定：“公文用紙採用gb／f148中規定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm×297mm。”當前黨內系統公文仍然採用幅面為184mm×260mm的紙張，不夠統一。張貼的公文用紙大小，可根據實際需要確定，但應保持一定的紙型，如8開型、a4開型等，以便於摺疊和裝訂。
至於公文用紙的頁邊和版心尺寸，《國家行政機關公文格式》規定：“公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm”，“公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm”，“版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）”。
（四）公文的印裝格式
公文一律採用從左至右橫寫、橫排的格式。在民族自治地方，可以並用漢字和通用的少數民族文字，少數民族文字版的公文應按其習慣書寫和排版。
公文的排版規格，《國家行政機關公文格式》規定：“正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行排28個字。”一個基準行的距離為一個3號字的高度加上該3號字高度的7／8倍。
公文的製版要求是，版面乾淨無底灰，字跡清楚無斷畫，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。
公文的印刷要求是，雙面印刷；頁碼應套正，兩面誤差不得超過2mm。印品着墨要實而均勻，字面不花、不白、無斷畫，黑色油墨應達到色譜所標bl100％，紅色油墨應達到色譜所標y80％、m80％。
公文的裝訂要求是，左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書心不脱落，後背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸訂眼距書心上下各1／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；後背不可散頁明訂。
公文的頁碼標識，要求用4號半角白體阿拉伯數字，置於版心下邊緣之下一行，數碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字，空白頁和空白頁以後的頁不標頁碼。