我們強調，祕書要準確地認知自己的社會角色，擺正自己的社會位置，目的是為了防止和克服"越位"現象，找到一個穩妥的出力方式。
"越位"是下級在處理與領導關係過程中常發生的一種錯誤。其主要表現為：
（A）決策地位。決策，作為領導活動的基本內容，處於不同層次上的領導者其權限是不一樣的。在辦事過程中，有些決策可以由祕書做出，有些決策則必須由領導做出。有的祕書人員不能充分認識到這一點，明明應由領導做出的決策，他卻超越權限，自己擅自做出。
（B）表態越位。表態，是表明人們對某事件的基本態度，一般與一定的身份相聯繫。超越身份，胡亂表態，是不負責的表現，是無效的。一般説來，單位之間交涉問題，對帶有實質性問題的表態，應由領導或領導授權才能進行。而有的人作為祕書，卻沒能做到這一點，領導未表態也沒授權，他卻搶先表明態度，造成喧賓奪主之勢，陷領導於被動。
（C）幹工作越位。哪些工作應由誰幹，這裏面有時也有幾分奧妙。有的人不明白這一點，有些工作，本來由領導出面做更適合，他卻搶先去做，從而造成幹工作越位。
（D）答覆問題越位。有些問題的答覆，往往需要有相應的權威。而有的人明明缺乏這種權威，卻擅自答覆，這也是越位。
（E）在某些場合越位。有些場合，如同客人應酬，參加宴會，也應適當突出領導，有的祕書，張羅過歡，顯自己過多，顯領導太少，這也不好。我們常從電視裏看到，中央領導接見先進人物，參加宴會，一般主要領導走在前面，給的鏡頭要多些；照相也都是主要領導處於顯赫地位。這點，我們在處理祕書與領導關係時，很有必要借鑑。在某些場合，最好也要注意不越位。
發生越位行為的原因很多。從領導角度説，有的單位或部門可能"兵強將弱"，領導控制不了祕書；有的單位或部門的領導可能對權力撒手太大，一些本來應由自己辦的事也交由祕書辦，缺乏及時的、必要的集權等等。從祕書角度來説，有的人是屬於心理品質有問題，不把領導放在眼裏，認為自己比領導高明，因此凡事好為領導先。這種人為數極少，作為領導不可不防。而就多數有這方面錯誤行為的人來説，是由於不能準確認知自己的角色地位和盲目的工作熱情所致。
越位往往會對工作、對領導關係帶來嚴重危害。首先從工作上看，領導和祕書是兩個擔負着不同分工職能的社會角色，儘管二者需密切合作和配合，但畢竟職責和與職責相應的工作方式和工作方法不同。若二者不是各司其職，各負其責，而是互相替代，職責不清，就不可避免要帶來混亂局面。有時從局部看，從個體看可能是多出了力，並有所收效。但從整體上看，由於這種出力突破了上下級的界限，又往往會影響別人的情緒和工作，影響領導協調職能的發揮，故而是無效的，甚至是有害的。所以，領導從工作出發，一般是不允許祕書越位的。其次，從領導關係本身看。祕書越權嚴重，必然會導致領導偏離帥位，大權旁落，無法實施領導行為。因此，領導往往在這類問題，只要他還有能力來糾正，那麼，他就一定會毫不猶豫地出來糾正。祕書屢屢有意發生這種行為，他就會視之為危險人物，對其處處警惕，事事留心，利用各種辦法和力量來制約。在這種領導對你治之惟恐不及的情況下，作為祕書絕無良好的領導關係可言。三國時期，漢獻帝屢屢要殺曹操，就是因為曹操"挾天子以令諸侯"，嚴重越權專權。在現實生活中，有許多人工作幹了不少，就是效果不佳，究其原因，恐怕與沒幫到點子上有關，過分了，越位了。結果影響了領導，影響了同事，從而引起他人的反感，儘管這裏面可能有有意和無意之分。可見，作為祕書要處理好與領導關係，凡事不可不守角色本分，收斂和約束自己，注意防止和克服越位現象。
我們強調處理與領導關係要防止越位，並不是説幹工作可以不出力。出力，對於任何人在任何時候，永遠是絕對必要的。問題是社會分工所決定的出力方式是有差別的。不承認或違背這種差別，就會影響整體效能。因此，在處理與領導的關係中，我們強調要防止越位，是一種積極的措施，而不是一種消極的限制。
來源：中華祕書網