走近高級祕書 快樂享受工作(1)大綱

用玫瑰來比喻她們,其實並不恰當,可能也不會被她們自己所認可,因為她們的工作一點也不是玫瑰那般的耀眼,而是低調的,平實的,大多數時候是瑣碎的。

走近高級祕書 快樂享受工作(1)大綱

但是,在她們身上,的確有着許多如同玫瑰一般的特質:她們外表端麗、舉止文雅;學歷大學本科以上,能講一口流利的外語;她們聰明,有很高的悟性,辦事果斷而周到;在企業內部,她們常常是最受大家歡迎的同事,對外,她們則展現着一個企業良好的形象……隨着國內企業加快成長和越來越多的跨國公司進入中國,她們在跨國公司首腦祕書、董事會祕書、總裁祕書等各種職位上扮演着重要的角色。高級祕書已成為人才市場上的需求熱門,也是獵頭公司經常獵取的對象,一些知名外企為高級祕書開出的薪酬也達到了很高的水平。

一位女孩子對高級祕書的工作和重要性做了很好的總結:判斷一個老闆是否稱職,可以看他在和不在的時候,企業是不是運轉得一樣好;而判斷老闆的祕書工作的好與壞,標準則正好相反,也就是説,一個好的祕書,她“不在”的時候跟“在”的時候,情況應該完全不一樣才對。

當祕書成為高級祕書,它不僅不再是世俗眼中的“青春飯”,而且是令人羨慕、常開不敗的職場玫瑰。目前在國內,職業祕書本來就不多,真正有經驗、有能力、有地位,能夠稱得上高級祕書的人更是鳳毛麟角。本版採訪到的這兩位,分別在外企和國內民營企業工作,通過她們的講述,我們可以對這個獨特而美好的職業多一些瞭解。

沒有角色的角色

三年前,祝建新大學畢業一年多,當她準備加入聯想,成為高層領導身邊的一名祕書時,她對於自己的目的有着十分清醒的認識:她需要在大公司裏積累工作的經驗,聯想應該是一個不錯的選擇;祕書的工作經常有機會接觸到公司高層和方方面面的業務,可以學到很多東西,會是一個很高的職業“起點”。三年過去了,她發現,所有的一切都如同她當初的認識一樣,她學到了很多,成長得很快。與此同時,她愛上了聯想,愛上了祕書的工作。

現在,祝建新在公司的高級祕書當中是工作時間最長、資格最老的一個。由於職業祕書的概念在國內企業中還並未獲得廣泛認可,許多人在祕書的崗位上頂多做兩年左右就紛紛離開了,有的跳槽,有的出國,有的轉到公司的其他部門。祕書並不被認為是一個有長期發展前途的工作,而僅僅是晉升的台階或一塊彈性很好的“跳板”。

祝建新做過公司高級祕書中幾乎一半人的指導人,同時她還負責招聘新祕書時的面試。她認為,做祕書,尤其是總裁的祕書,悟性最重要。什麼是悟性?首先得聰明,有足夠的溝通能力、應變能力和協調能力;但是太聰明、太有心計了也不行,祕書對於自己的工作定位要有明確的認識。用她自己總結出來的一句“格言”説,就是“祕書是沒有角色的角色”,你不能有出格的表演。

作為聯想的祕書,祝建新們是被要求二十四小時開着手機的。“但事實上,老闆會盡量避免在休息時間找你,除非事情特別急。”祝建新説。緊接着她還是講了這樣一個小故事:有一年的聖誕節前夜,她和朋友們一起在飯店裏吃燭光晚餐,男朋友興致勃勃地拿出送給她的節日禮物,就在這樣浪漫的時刻,老闆的電話來了,讓她取消第二天一早的會議。於是她打了若干個電話,將事先約好的方方面面的人一一通知到,等所有的事情都安排妥當時,半個小時已經過去了,朋友們毫不客氣地把聖誕大餐吃了個精光。

當她説起這些的時候,從她臉上看不出一點覺得委屈的樣子。即使對於很平常的加班,也沒有太多怨言。難道聯想的祕書都是“工作狂”嗎?祝建新説了這樣一番話:“聯想的總裁都是非常優秀的領導者,他們的工作能力和人格魅力都讓人十分尊敬他們愛戴他們。我覺得我的老闆太有水平了,我十分願意為他工作,哪怕再辛苦也願意。”

當然,工作熱情還不僅僅出於對老闆的欽佩之情,祝建新説她是一個特別容易受到感染的人,聯想的某些情懷常常讓她熱血沸騰。“每次公司開大會,全體員工一起高唱‘聯想之歌’的時候,每次在公司發佈會之前,大屏幕上放出反映聯想發展歷程的DV的時候,我都會特別激動,甚至想流淚。

快樂地享受工作

自加入安利公司五年間,賈倩曾先後為三位“老闆”工作過,歷任安利(中國)銷售總監祕書、北方區總經理祕書,現任安利(中國)總裁祕書。

賈倩學醫出身,從醫三年,後又在國外學習了酒店管理。1997年下半年回到北京,並在一家酒店謀得了很好的職位。一個很偶然的機會,她經朋友介紹到安利公司做祕書,雖未曾涉及過祕書工作領域,但是在安利感受到的一些東西讓她“再也捨不得放棄”,於是留了下來,一步一步走到今天。

以往的經歷和體驗顯然幫了大忙,讓她做起這份工作來很快變得得心應手。“祕書的一項基本的工作職責,就是安排好老闆的各種差旅日程,因為曾經在酒店工作過的關係,對交通及住宿安排業務較為熟悉,這大大提高了我的工作效率,並避免了其間銜接的差錯——這是經驗帶來的便利。”