崗位説明書的誤區
管理的現代化必須有科學、規範的內部管理做保障。由於崗位説明書具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點、任職人員資格等作用，並能為工作評價、人員招聘、績效管理、培訓與開發、薪酬管理等提供依據，它已受到企業重視，併成為現代管理的基礎工作之一。但是，目前有很多企業在完善了崗位説明書的工作後，並沒有讓它在企業管理工作中發揮應有的作用。筆者認為，這並不是崗位説明書本身的侷限，更多是企業走進了崗位説明書編寫的誤區，降低了其在管理中的應用性。 崗位説明書編寫的誤區 崗位説明書編寫的誤區：
1、功能錯位 在談及崗位描述時，很多企業都能捧出厚厚一疊的文案，但細讀後，就會發現，他們並不是崗位説明書，而僅僅是崗位職責制。企業的崗位職責制並不是崗位説明書。崗位職責制側重於崗位任職人應該完成的職責，並不能全面反映崗位的信息，並沒有其行為或工作活動的結果。但是崗位説明書則全面反映了崗位和崗位任職人的全面息。
2、職責交叉 為適應外部競爭環境，許多企業以團隊來設計工作任務，即同一項工作任務需要幾個部門或幾個崗位共同完成，這就出現了職責交叉。正確地處理職責交叉有助於發揮協作效應，取長補短，提高工作效率。但很多企業在撰寫崗位説明書時對這些職責交叉的工作沒有明確各崗位的職責權限，以及對工作結果應承擔的責任，反而導致工作中崗位職責不清、多頭領導，工作中出現問題各部門間又互相推諉，降低了工作的效率。例如某企業，其員工福利工作在人力資源部由薪酬及福利主管負責，在後勤部由福利管理員負責，那麼，當新員工對公司福利制度不瞭解時，他究竟應該找人力資源部還是應該找後勤部的福利管理員諮詢呢?
3、職責重疊 在企業的實際中，對於工作任務性質相同、工作任務量較大的工作，有的崗位不可避免會出現了一崗多人的現象。在崗位描述時是否只需編制一份崗位説明書呢?很多企業在描述此類崗位時，採取了簡單的一刀切的方法，歸納出該崗位的共同特徵，定義了崗位的共同要求，卻忽視了該崗位的不同任職者之間工作任務的差別，以及由此導致的對任職人資格的差異，這顯然是一種不可取的方法。如果是對崗位進行描述，應該採取“一崗一份”描述書的方式，每個任職人持有一份。目前不少企業在開展工作分析工作時，卻混淆了“工作”和“崗位”這兩個概念。
4、閉門造車 目前，不少企業已經認識到崗位説明書的作用，紛紛在企業開展工作分析的工作。但編寫出來的崗位説明書卻未真正起作用。有的企業在追求管理科學化、現代化對工作分析缺乏正確認識的情況下，就盲目隨大流，要各個崗位上的任職人自己編寫崗位説明書;有的企業，由人力資源部自己閉門造車，使描述脱離本企業的實際，尤其是對任職人資格的界定缺乏客觀的標準，結果使崗位説明書無法在實際工作中使用，成為案頭擺設，只好被束之高閣。
5、不成體系 崗位説明書編寫的過程，其實是對企業業務流程重新認識的過程。一套科學、規範的崗位説明書能對企業的各項工作及人力資源管理的其他工作提供依據。但是，不少企業的崗位描述都有不完整、誇大職責或縮小職責、任職資格主觀性強等問題。有的為了節約成本，甚至只對關鍵崗位或部門進行崗位描述，導致後續的崗位評價、招聘等工作缺乏客觀、統一的尺度，科學的人力資源管理工作也無從談起。
崗位職責動詞使用規範表： 崗位説明書編寫誤區的原因分析 在崗位説明書編寫工作中，為什麼會出現這樣或那樣的誤區?筆者認為出現誤區的原因主機有以下幾點：
1、為編寫而編寫 目前，在一些企業中，由於管理流程的不規範，或管理者本身的行為不規範等問題，使得企業存在職責不清、工作任務隨意性較大、出現問題互相推諉等管理問題，不少企業只關注崗位説明書的結果或形式，使得崗位説明書成為現實工作流程的“再現”。從某種意義上講，筆者認為企業崗位説明書編寫工作的開展，應該側重於工作分析的過程，把崗位説明書的編寫工作作為企業現有崗位的一次大盤點，或者説是一次業務流程的重組，從而明確各崗位的職責與權限，規範工作流程，以實現科學管理的目的。
2、缺乏專業的技術或培訓 崗位説明書的編寫是人力資源管理工作的一項專門技術。不少企業由於缺乏崗位説明書編寫的專業技能或培訓，所以也存在描述不規範，用語不準確的現象。尤其是在崗位職責的描述上，它應該是關於一項工作最終要取得的結果的陳述，因此，應準確、清晰地界定崗位任職入應承擔的責任，所具有的權限和工作必須達到的目標、規範權責利的關係。但不少企業的崗位説明書在描述用語的選擇上，籠統地使用“負責、管理”等詞語，導致崗位職責的描述“千崗一面”，使崗位職責描述過小或者過大。
3、宣傳不到位 不少企業把編寫崗位説明書的工作定位於優化企業的工作流程，解決多頭領導現象，改善現有的職責劃分等。但是在實際工作中常常會面臨兩難的選擇：是對企業各個崗位工作的現狀的描述還是對目標狀態的描述，即“是什麼”和“應是什麼”的問題。若選擇後者“應是什麼”，則在界定各個崗位職責時必須對現存的職責交叉、職權不明的現象進行調整，這將導致一部分員工的工作職責和權限的變動，可能招致抵制的阻力，因此，編寫工作必須得到管理者高層的認同或支持。 與此同時，我國的一些企業，特別是一些民營企業管理極不規範，工作任務的分配通常取決於員工個人的工作能力和領導的意志，使得基層員工疲於應付上級的命令，“忙的忙死、閒的閒死”，造成“工作無計劃、管理打亂仗”的現象。
4、崗位説明書的管理不及時 隨着企業經營環境的變化和企業的發展，企業中工作業務流程也在不斷變化，由此部門職責及崗位工作內容與要求也會不斷地發生變化，尤其是網絡時代的新興行業更是如此。一般而言，崗位説明書應不斷修改，修改的頻率應根據行業的發展和職責的變化情況靈活進行選擇。因此當企業發生重大組織變革和戰略調整時，企業應及時修訂崗位説明書。然而，一些企業的崗位説明書並沒有隨着企業的發展而變化，使得原有崗位説明書在新形式下已失去價值，崗位説明書的規範和指導作用也難以發揮。
如何科學、規範地編寫崗位説明書
1、高層的支持和認可 在開展崗位説明書編寫工作之前，人力資源經理一定要和相關的高層領導進行討論，明確規範崗位職責的意義、正確定位崗位説明書的編寫工作，取得領導對崗位職責“變革”的理解和支持，並保證在崗位説明書的實施過程中，高層領導能率先樹立崗位責任意識，對各項工作實行歸口管理，改變原來自由隨意的管理風格。
2、員工的參與和配合 企業在編寫崗位説明書時，各部門的主管以及員工應該參與人力資源部，要為其各個部門提供編寫技術的培訓、指導和審核。尤其是做好充分的準備工作，給員工宣講制定崗位説明書的意義和説明書中各項內容的含義。對現行人員配置達不到或者遠超出企業要求的現象，企業應向員工解釋其原因，打消他們的各種思想疑慮，保持企業的穩定發展。
3、逐步分層實施 崗位的職責應為部門職責的分解，部門的各項職責應在崗位的職責中得以體現，即“人人有事做，事事有人做”。部門職責是界定崗位職責的基礎，因此界定崗位職責的第一步是界定部門的職責。 其次，將部門職責分解到部門的各個崗位，明確各崗位之間的分工關係。這一過程也可作為企業定員定編的依據。根據任務量和工作的要求，應將部門的工作任務合理地分解到具體的崗位，確定部門的崗位設置和人員安排，並明確部門內各崗位的崗位職責。特別是對“一崗多人”的情況，運用規範的語言明晰地確定各崗位在此項工作中要承擔的責任。如某公司的財務部門的職責包括以下要項：會計核算、資金管理、預算管理、成本管理、財務分析等(見部門職責分配圖)。 部門職責分配圖。
4、使用規範用語 規範崗位説明書的描述方式和用語關係到崗位説明書的質量，因此這一工作不容小覷。標準的崗位職責描述格式應是“動詞 賓語 結果”。動詞的選擇可參照崗位職責動詞使用規範表;賓語表示該項任務的對象，即工作任務的內容，結果表示通過此項工作的完成要實現的目標，可用“確保、保證、爭取、推動、促進”等詞語連接。例如人力資源部部長負責人力資源戰略工作可描述為“負責組織制定人力資源戰略和人力資源規劃，保證為公司的發展戰略提供有效的人力資源支持”。
5、建立動態管理機制 崗位説明書管理工作相當重要，行業的發展、企業的變革會給崗位提出不同的要求。因此企業編寫出規範的崗位説明書後，人力資源部應建立崗位説明書的動態管理制度，由專人負責管理更新。目前，我國很多企業已開始注重這一問題。如聯想集團甚至規定每半年對崗位説明書修正一次。