公文擬寫的步驟與方法大體同一般文章的寫作相似，但是由於公文在性質、作用及其寫作要求上不同，擬寫時也有一些需要特別注意的問題。
公文的擬寫通常按以下步驟進行。
一、明確發文主旨
任何一份公文都是根據機關工作的實際需要來擬寫的。因此，在動筆之前，首先要弄清楚發文的主旨，即公文的主題和發文的目的，包括以下幾項內容：
1、文件的中心內容是什麼？比如佈置工作，提出主要抓哪些問題，主要成績及存在問題，下一步的打算；再如請求事項，擬請上級機關答覆或解決什麼問題等。
2、根據文件內容，準備採用什麼文種？比如，彙報工作情況，是寫專題報告還是寫情況簡報；針對下級機關來文所反映的問題，是寫一個指示或覆函，還是寫一個帶有規定性質的通知等。
3、明確文件發送範圍和閲讀對象。比如，是向上級領導機關彙報，還是向下級所屬單位介紹和推廣工作經驗；是給領導幹部、有關部門工作人員閲讀，還是向全體幹部或人民羣眾進行傳達等。
4、明確發文的具體要求。例如，是要求對方機關了解，還是要求對方機關答覆，是要求各收文機關貫徹執行，還是供對方參照執行、研究參考、徵求意見等。
總之，發文必須明確採取什麼方式，主要闡述哪些問題，具體要達到什麼目的，只有首先對這些問題做到心中有數，才能夠落筆起草文件。
二、收集有關材料，進行調查研究
發文的目的和主題明確以後，就可以圍繞這個主題收集材料和進行一定的調查研究，當然，這也要根據具體情況，並不是擬寫每份文件都要專門進行這一步工作。例如，擬寫一個簡短的命令、通知，寫一封內容比較簡單的公函，呈報一項請示等，一般來説不需要專門做收集材料和調查研究的工作，在明確發文主旨之後，稍加考慮就可以提筆寫作了。但是對於問題比較複雜，或雖有領導人對問題處理的原則意見，但還沒有形成具體有觀點和材料，還要進行具體分析和歸納；或擬寫篇幅較長的文件，擬定工作計劃、進行工作總結，起草規章、條例，擬寫工作指示和領導人講話等，往往都需要收集有關材料和進行一些調查研究工作，因為概念的形成過程，判斷的形成過程，推理的過程，就是調查和研究的過程，就是思維的過程。人腦是能夠反映客觀世界的，但是要反映得正確很不容易。要經過反覆的考察，才能反映得比較正確，比較接近客觀實際。寫出的文件要符合實際，也必須經過這樣一個過程。
怎樣為擬寫文件收集材料和進行調查研究呢？一是收集和閲讀有關的文字材料；二是到實際當中收集活材料。例如，要草擬本部門的年度工作計劃，首先需要查閲黨和國家有關的方針政策和指示精神，上級機關佈置的任務，本部門去年的工作計劃和工作總結，以及參考兄弟單位的有關工作計劃等。還要認真研究本部門今年面臨的形勢，今年的中心任務，上級要求；本部門當前的工作狀況，存在的有利條件和不利因素，有什麼潛力；研究針對實際情況應當提出哪些具體指標，需要採取什麼保證措施等。再如，擬寫一個全面的工作總結，需要查閲原訂的工作計劃，上級機關頒發的主要的領導性文件，這一時期本機關制發的主要文件、下屬機關報送的主要文件，有關的重要會議文件，本機關的大事記等；請本機關各個部門的同志開個座談會，瞭解各部門的工作情況和工作體會，召集有關人員醖釀討論總結提綱等。在全面調查和收集了有關材料的基礎上，分析研究主要進行哪幾項工作，取得的主要成績及其原因，工作中的主要經驗教訓等。
總之，收集材料和調查研究，是一個充分醖釀的過程，是為了掌握全面的、大量的素材，瞭解問題的各個方面，然後經過分析思考產生一個認識上的飛躍，從感性認識上升到理性認識。
三、擬出提綱，安排結構
在收集材料調查研究的基礎上，草擬出一個寫作提綱。提綱是所要擬寫文件的內容要點，把它的主要框架勾畫出來，以便正式動筆之前，對全篇做到通盤安排、胸有成竹，使寫作進展順利，儘量避免半途返工。
提綱的詳略，可以根據文件的具體情況和個人的習慣、寫作的熟練程度而定。篇幅不長的文件，可以大致安排一下文件的結構，先寫什麼問題、依次再寫什麼問題，主要分作幾層意思等。篇幅較長的比較重要的文件，往往需要擬出比較詳細的提綱，包括文件共分幾個部分，每一部分又分作幾個問題，各個大小問題的題目和要點及使用什麼具體材料説明等。提綱的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。當然，需要集體討論或送給領導審閲的提綱又當別論了。
擬寫提綱是一個很重要的構思過程，文件的基本觀點、可以召集一定的會議進行集體討論研究和修改，使提綱益臻完善。由兩人以上分工合寫的文件，更需要共同研究寫作提綱，以免發生前後重複、脱節或相互矛盾的現象。
四、落筆起草，擬寫正文
結構安排好後，要按照提綱所列順序，開宗明義，緊扣主題，擬寫正文。寫作中要注意兩點。
1、要觀點鮮明、用材得當。也就是説要用觀點統帥材料，使材料為觀點服務。運用材料要能説明問題，做到材料與觀點一致。
行文當中，要注意明確觀點，用語不能含糊不清，模稜兩可，或詞不達意，似是而非。如果觀點不明，令人不知所云，無所適從，或者容易產生誤解，造成歧義，便會貽誤工作和造成不應有的損失。
有些文件，只講觀點沒有實際材料，就會使人感到抽象空洞，缺乏根據，不易信服。而只羅列材料沒有鮮明的觀點，則會使人弄不清楚要説明什麼問題，不瞭解發文的意圖，特別是工作報告和情況彙報、經濟情況介紹等一類的文件，需要既有觀點，又有材料。觀點和材料的關係，如同骨頭和肉的關係一樣，有骨有肉才顯得豐滿、生動、有力。例如，闡明某項方針、政策的指示和意見、往往要指出工作中的主要成績、存在的問題、值得注意的傾向，指明怎樣去做會有什麼好處，指明不應當怎樣做，做了容易產生什麼後果，會有什麼不利等。總之，要向對方曉以利害，使之深刻理解自己的意圖的可行性和必要性，就有必要恰當地運用一些具體材料來説明一定的道理。再如，寫一份工作簡報、調查報告、通報或經驗介紹，都要選用一定的典型事例和典型人物的材料，以達到交流情況，具體反映問題，或有生動的事實表彰、宣傳或教育、警戒的目的。這樣寫的文件，有理有據，才能使人感到生動真實，樂於信服。
我們在調查研究中收集到的材料是多種多樣的，使用材料時必須經過選擇與剪裁，使材料能夠説明觀點，並具有典型性。也就是説要下一番去粗取精、去偽存真的功夫。選材要恰當，要為表達發文的意圖服務。運用材料緊密圍繞觀點，這就是我們所説的用觀點統帥材料。材料用得不當，不説明問題，就會出現材料與主題脱節的現象。這樣的文件，會顯得結構鬆散而雜亂，是缺乏説明力的。因此，不能説明問題的材料，寧可不用，不可濫用，材料堆砌、生搬硬套，都是要不得的。
擬寫文件要保持嚴肅性，要求用材料説明觀點，用觀點統帥材料，是説觀點必要有實際材料加以説明，運用材料必須緊密結合觀點；絕不是説可以事先主觀地劃出一個思想框框，然後去拼湊材料，沒有材料就去編造、移花接木、渲染拔高，用一些偶然性的、非本質的虛假的東西作為表達某種觀點和意圖“依據”。這樣來寫文件，是違背實事求是的根本原則，是決不容許的，必須嚴加禁止。
還需要説明的是，擬寫文件要有觀點和材料，也並不是説任何文件都必須具有這兩個方面。例如，一封介紹信、一個具體問題通知、一個簡要的批覆、一項法規、法令等，一般都不需要引用什麼材料來闡明觀點，而主要是説明具體意見、要求和規定，交代有關事項和做法等。
2、要文句簡練、交代清楚。擬寫文件既要儘量節省用字、縮短篇幅、簡潔通順，又要注意交代問題清楚明瞭。如果為了説清楚問題，就寫得囉嗦宂長，是不可取的；而為了簡便省事，交代不清，使人莫名其妙，也是不符合要求的。正確的寫法，應該是宜簡則簡，宜詳則詳，詳略得當。敍述的文字力求簡練；需交代的重點，如文中涉及的人名、地名、機關名稱、或者使用規範化簡稱，簡稱必須是人所共知的，並且要注意不與其它機關發生重複和不至於誤解，不得隨意亂用簡稱。如將“××省委組織部、宣傳部”簡作“×省組宣”《會使人看不用代稱“滬”、“渝”。縣以下不為人們熟知的地名，前面應冠上所屬的省名、地區名、縣名等。某些事物的全稱很長，可以使用已為人們所熟悉的省略叫法，如“兩個文明”、“實現四化等。不得隨意創造使人難以理解的叫法。
文中引用的有關論述，應註明出處。引用其它文件時，應寫明它的發文機關、發文日期、發文號或文件的全標題；引用的語句，應加引號標明。文中提及的人名，如果不為對方所熟悉，在第一次出現時，應當寫明他的職務、身份和全名，以下可以簡稱。文中遇有特別生僻的詞語，應加以註釋。總之，不能認為自己清楚的事，對方也必然會了解。要從對方考慮別人讀了這份文件是否清楚明確。
一般來説，擬寫文件不僅要注意文具通順、遵守文法規則、正確使用標點符號，還要注意是否交代清楚了什麼機關、什麼時間、什麼地點、什麼問題、什麼情況、什麼原因、自己有什麼處理意見、對對方有什麼要求等。為使文件的主題鮮明、眉目清楚，除了簡短的文件外，一般均應開宗明義，首先交代全文的目的或結論，作為導語，然後再分幾層意思説明，在全篇的結尾部分，還可以對全篇的要旨作一個適當的概括，並表明對收文機關的要求。例如要求這份文件在什麼時間、什麼範圍傳達，什麼時間開始執行，請示答覆或僅是上報備案等。
五、反覆檢查，認真修改
初稿寫出後，要認真進行修改。寫文章，須要下功夫。自古以來，好文章都要經過反覆修改的。寫文件也同樣，尤其是重要的文件，往往要經過幾稿才能成熟。擬寫文件時，自己起草以後，一定要反覆閲讀幾遍，仔細地逐字逐句斟酌修改，連標點符號也不要放過。
1、關於主題的修改。看主題思想是否正確，主題的論述是否集中，主題挖掘得是否深刻。只有主題改好了，其他方面的修改才會有所依據。
2、關於觀點的修改。修改公文要考慮觀點是否正確，表達有無問題。凡屬思想感情不健康，看法不夠全面，提法不夠妥當，概念模糊，以及推理、論證不合邏輯的地方，都要進行修改。
3、關於材料的修改。材料是文件的基礎，有了正確的觀點，還要通過恰當的材料表現出來，如果文件只有觀點而無材料，或者有了材料而不能説明觀點，或者材料過多而湮沒了觀點，就要對材料進行適當的修改。
4、關於結構的修改。修改文件的結構，包括文件總體結構的修正，起承轉合的調整，層次位置的改變，以及詳略的更動等等。目的在於使文件更加嚴謹、暢達、勻稱和完整。
5、關於語言的修改。主要是修改不通順的字句，不規範的字以及標點符號，以達到語言準確、鮮明、精煉、生動的要求。
修改工作要做到認真仔細，必須有足夠的耐心和精益求精的精神。通過修改，不僅可以提高文件質量，為審核、簽發打好基礎，也可從中提高寫作能力。