1.公文格式的組成
公文格式的組成要素包括:
(1)發文機關標識(版頭、紅頭)
(2)公文份數序號
(3)密級
(4)發文字號
(5)簽發人(主要用於請示)
(6)標題
(7)主送機關(內發可省略)
(8)正文
(9)附件
(10)發文機關署名
(11)成文日期
(12)印章
(13)附註(此件發至 xx級)
(14)主題詞
(15)抄送單位
(16)印刷機關和印刷時間
印刷用紙和技術要求:用a4型紙(297x210),正文用3號仿宋體,每頁22行,每行28個字。
2.發文字號
編寫發文字號原則:包括機關代字、年份、序號。
注意:年份不能省略,兩邊用六角括號;序號不編虛位,不加第。
3.公文標題
標準式:發文機關+發文事由+文種
凡是有紅色版頭的文件,因已表明發文機關, 故發文機關名稱可省略。
特殊形式:
(1)發文機關+文種。如《中華人民共和國主席令》
(2)發文機關+轉發文件名+文種,也稱轉文式標題,用於轉發文件。
4.成文日期
成文日期確定原則:
(1)會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。
(2)領導簽發的,以簽發日期為準。
(3)聯合行文,以最後簽發機關的領導簽發日期為準。
(4)法規性文件以文件批准日期為準。
(5)一般信函、電文以實際發出日期為準。
成文日期必須寫年月日,且要用漢字。
5.主題詞
《條例》和《方法》都明確規定:上報的文件應當按照上級的要求和《公文主題詞表》標註主題詞。
比如,《上海市人民政府公文主題詞表》使用説明中規定:
(1)一份公文標引的主題詞,除類別詞外,最多不超過五個。
標引主題詞的順序為先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞時,先標反映公文內容的詞,最後標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關於做好本市農村扶貧工作的通知》,先標類別詞“農業”,再標反映公文內容的類屬詞“扶貧”,最後標反映公文形式的類屬詞“通知”。
(2)一份公文有兩個以上主題內容時,先集中對第一個主題內容標註,再對第二個主題內容進行標註,最後標文種。
(3)根據需要,可將不同類主題詞進行組配標引。
(4)在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內容的類屬詞時,可用類別詞替代。
6.用印
一般的用印方法是:騎年壓月,上大下小。
國標《國家行政機關公文格式》規定:單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱,只標成文時間。當印章下弧無文字時,僅以下弧壓在成文時間上,當印章下弧有文字時,採用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。