事物的根據是事物之所以產生的前提和基礎，是該事物必須具備的要素。機關行文也是如此，必須有其前提和基礎，不然就會出現無的放矢、漫無邊際等不規範現象。機關行文的前提，是其隸屬關係；機關行文的基礎，是其職權範圍。
（一）隸屬關係
隸屬關係是指本級機關在其組織系統中所處的位置及其與上級機關、下級機關之間的工作關係，即通常所説上級機關與下級機關之間的“塊塊”關係或上級業務主管部門（即職能部門）與下級業務主管部門之間的“條條”關係。這種隸屬關係在行文工作中決定着行文關係和行文方向。
1．行文關係
隸屬關係體現在行文工作中即為行文關係。隸屬關係決定行文關係，但行文關係比隸屬關係更為複雜，因其既包括具有隸屬關係的上、下級機關之間的行文關係，又包括不具有隸屬關係機關之間的行文關係。行文關係主要有以下四種，即：
（1）同一組織系統中，上、下級機關的領導與被領導關係；
（2）同一組織系統中，上級業務主管部門與下級業務主管部門之間的關係，這種關係有的是領導與被領導關係，大多是業務指導關係；
（3）同一組織系統中，同級機關或同級部門之間的平行關係；
（4）非同一組織系統的任何機關或部門之間的不相隸屬關係。
2．行文方向
各機關（含部門，下文中凡不與部門相對而言者均同）按照一定的行文關係向不同層級機關運行公文，即構成一定的行文方向。公文運行的方向千變萬化，但概括而言，行文方向可分為以下三種：
（1）上行，即下級機關向上級機關運行公文，該公文為上行文，或曰下級公文。
（2）下行，即上級機關向下級機關運行公文，該公文為下行文，或曰上級公文。
（3）平行，即在同一組織系統中同級機關之間運行公文或在非同一組織系統中不相隸屬機關之間運行公文，該公文為平行文。
（二）職權範圍
職權是指本機關在其組織系統中所負有的職能和所具有的權力。職權既是各級機關處理本機關管理範圍內有關公務的必要條件，又是處理與有關公務相關公文的根據。在本機關的職權範圍內，應當行文而不予行文即是失職；不在本機關職權範圍內，不應行文反而行文即是越權。二者都是錯誤的。各機關職權範圍千差萬別，但概括而言，職權有以下兩種：
1．本機關職權
這種職權是一個機關依照法律規定或依照法律程序確定而負有的職責和具有的權力，因是其完成本職工作經常性使用的職權，故稱經常性職權。
2．上級機關授權
授權是上級機關為進行某一項工作或完成某一項任務而有條件或有限制地把原屬上級機關的部分職權在一定時間內授給下級機關的行為。這種職權，作為下級機關因是臨時代行，某一工作結束或某一任務完成，所接受的職權即不復存在，故稱臨時性職權。
在公文處理過程中，各級機關授權，大多為以下兩種：
（1）授權其辦公廳（室）行文，即黨委機關、行政機關授權本機關的辦公廳（室）根據本機關領導層意見向本機關各部門或下級機關正式行文。
（2）授權其部門行文，即黨委機關、行政機關授權本機關有關業務主管部門根據本機關領導層意見就重要業務問題向下級機關正式行文，多為答覆下級機關的請示。