公文的種類簡稱文種。根據國務院辦公廳1993年修訂發佈的《國家行政機關公文處理辦法》規定。下文是關於最新的公文種類，僅供參考!
公文作為傳達和貫徹黨和國家的方針政策、聯繫和處理各級機關公務的工具，體現着組織的意志，表達着組織的主張，顯現着組織活動的行為目的。因此，公文的種類和體式取決於公文的性質和公務活動的內容與方式。不同的文種反映着公文不同的內容與作用。各機關在擬製公文時，必須從實際需要出發，根據本機關的職權 範圍、所處地位與發文目的，正確使用文種。在機關單位，除了應用公文之外，經常用到的還有常用文書。常用文書包括：計劃類、總結類、講話類和信息類等。
一、通告的概念
通告適用於在一定範圍內公佈應當遵守或者周知的事項。
二、通告的特徵
(一)用於宣佈一般性事項，有別於公告宣佈重大事項。
(二)通告只在國內一定範圍內公佈，有別於公告向國內也向國外公佈。
(三)通告可以由各級機關、人民團體、企業或事業單位發佈，有別於公告只能由地位較高機關發佈。
(四)通告不寫抬頭，無主送單位。
三、通告的種類
周知類通告。主要是使受文者瞭解重要情況、重要消息。因此文中不提直接的執行要求。
執行類通告。主要向受文者交待需要遵守、執行的政策、措施以及其他行為規範，具有一定的強制力。
四、通告的寫作格式
通告由標題、正文、發文機關和日期等部分組成。
標題由發文機關、事由、文種構成。根據具體情況，也可使用發文機關加文種、事由加文種或只寫“通告”二字。
正文由緣由和通告事項兩部分組成。緣由為發佈通告的原因和根據，事項為須知和遵守的內容。用“特通告如下”轉承連接。通告事項是面對大眾的，應簡潔明瞭，敍述清楚，通俗易懂，便於掌握。結尾部分可提出要求、希望，並用“特此通告”作結。有時也可不寫，形式比較靈活。
署名和日期 正文後簽署發佈通告的機關名稱和日期。
通 知
一、通知的概念
通知適用於批轉下級機關公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文;發佈規章;傳達要求下級機關辦理和有關單位需要周知或者共同執行的事項;任免或聘用幹部。通知大多屬下行公文。
二、通知的種類
印發、批轉、轉發性通知。用於印發本級機關，批轉下級機關，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文以及發佈某些行政法規等。
指示性通知。上級機關對下級機關某一項工作作出指示和安排，而根據公文內容又不必用“命令”或“指示”時，可使用這類通知。
知照性通知。用於告之各有關方面周知的事項等。這種通知發送對象廣泛，對下級、平級均可發送。
事務性通知。用於上級機關對下級就某一具體事項佈置工作，交待任務;同級機關及不相隸屬的單位之間就某一項具體工作的進行或某一具體問題的解決要求對方配合、協助辦理等。
任免、聘用通知。用於任免或聘用國家機關工作人員職務等。
三、通知的寫作格式
通知的寫作形式多樣、方法靈活，不同類型的通知使用不同的寫作方法。
(一)印發、批轉、轉發性通知的寫法。標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如“同意”、“原則同意”、“要認真貫徹執行”、“望遵照執行”、“參照執行”等;寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義;提出希望和要求。最後寫明發文日期。
(二) 批示性通知的寫法。標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明瞭，説理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。要求要切實可行，便於受文單位具體操作。
(三)知照性通知的寫法。這種通知使用廣泛，體式多樣，主要是根據通知的內容，交代清楚知照事項。
(四)事務性通知的寫法。通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同。會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準備的材料等
(五)任免、聘用通知的寫法。一般只寫決定任免、聘用的機關、依據，以及任免、聘用人員的具體職務即可。
報 告
一、報告的概念
報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或者建議，答覆上級機關的詢問。報告屬上行文，一般產生於事後和事情過程中。
二、報告的種類
綜合性報告。是將全面工作或一個階段許多方面的工作綜合起來寫成的報告。它在內容上具有綜合性、廣泛性，寫作難度較大，要求較高。
專題性報告。是針對某項工作、某一問題、某一事件或某一活動寫成的報告，在內容上具有專一性。
回覆報告。是根據上級機關或領導人的查詢、提問作出的報告。
三、報告的寫作格式
(一)綜合性報告的寫法
標題事由加文種，如《關於20xx年上半年工作情況的報告》;報告單位、事由加文種，如《玉溪師院教務處關於20xx年度工作情況的報告》。
正 文 把握三點：
(1)開頭，概括説明全文主旨，開門見山，起名立意。將一定時間內各方面工作的總情況，如依據、目的，對整個工作的估計、評價等作概述，以點明主旨。(2)主體，內容要豐富充實。作為正文的核心，將工作的主要情況、主要做法，取得的經驗、效果等，分段加以表述，要以數據和材料説話，內容力求既翔實又概括。(3)結尾，要具體切實。寫工作上存在的問題，提出下步工作具體意見。最後可寫“請審閲”或“特此報告”等語作結。
(二)專題報告的寫法
標題 由事由、文種組成，如《關於招商工作有關政策的報告》。有的報告標題也可標明發文機關。標題要明顯反映報告專題事由，突出其專一性。
正 文 可採用“三段式”結構法。以反映情況為主的專題工作報告主要寫情況、存在的問題、今後的打算和意見;以總結經驗為主的專題工作報告主要寫情況、經驗，有的 還可略寫不足之處和改進措施;因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實、產生錯誤的主客觀原因、造成錯誤的責任、處理意見及改進措施等。結尾通常以 “請審核”、“請審示”等語作結。
(三)回覆報告的寫法
標題 與前兩種報告大體相同
正文 根據上級機關或領導的查詢、提問，有針對性作出報告，要突出專一性、時效性。
四、報告的寫作要求
(一)寫綜合報告應注意抓住重點，突出主要矛盾和矛盾的主要方面。在此基礎上列出若干觀點，分層次闡述。説明觀點的材料要詳略得當，以觀點統領材料。
(二)專題報告，要一事一報，體現其專一性，切忌在同一專題報告中反映幾件各不相干的事項和問題。
(三)切忌將報告提出的建議或意見當作請示，要求上級指示或批准。
通 報
一、通報的概念
通報適用於表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神或者情況。通報屬下行公文。
二、通報的種類
表彰性通報。主要用來表彰先進，介紹單位或個人成功的經驗、做法，以學習先進，見賢思齊，改進與推動工作。
批評性通報。用來批評後進，糾正錯誤，打擊歪風，指出有關單位或個人存在的錯誤事實，提出解決辦法或處理意見。
傳達性通報。用於傳達上級重要精神與重要情況;引起人們的警覺與注意，對當前的工作起指導作用。
三、通報的格式和寫作要求
通報由標題、主送單位、正文、發文機關和日期組成。
標題 由發文機關、事由、文種或事由、文種構成。如《國務院關於一份國務院文件週轉情況的通報》、《關於人大建議、政協提案辦理情況的通報》等。
正文 表彰性通報和批評性通報一般分為三部分：
(一)主要事實。表彰性通報要突出主要先進事蹟，批評性通報要抓住主要錯誤事實;(二)分析指出事例的教育意義。 表彰性通報，有在闡述先進事蹟的基礎上，提煉出主要經驗、意義和值得學習與發揚的精神。批評性通報要分析錯誤的性質、危害，產生的根源和責任，指出應吸取 的主要教訓等;(三)決定要求。表彰性和批評性的通報，應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定，同時提出對錶彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防範和杜絕類似錯誤發生，批評性通報的結尾處，通常要有針對性地提出防範的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。(四)生效標識。在正文右下方標明發文機關名稱，加蓋印章，寫明發文日期。
情況通報有兩種形式：一種只對有關事實作客觀敍述;另一種還對有關情況加以分析説明，有時還針對具體問題提出應採取何種對策的指導性意見。
請 示
一、請示的概念
請示是下級機關向上級機關請示指示和批准的公文文種。請示主要用於：1.在實際工作中，遇到缺乏明確政策規定的情況需要處理;2.工作中遇到需要上級批准才能辦理的事情;3.超出本部門職權之外，涉及多個部門和地區的事情，請示上級予以指示。
請示和報告既有相同之處，又有區別。相同之處是兩個都是寫給上級的上行文，公文裏都有陳述意見，反映情況的內容。區別是：第一，時間有別。請示與報告相比，時間要求更緊迫。請示寫的情況是未解決的，屬於將來時，報告寫的情況是已做過的，屬於過去時;第二，內容的側重點有別。請示着重於請示批准，報告着重於彙報工作;第三，要求有別，請示要求上級必須回覆，報告則不必，只供上級參考。
三、請示的寫法
請示按請示目的分，可分為批准性請示和呈轉性請示兩類。
批准性請示內容比較簡單、具體，往往是一些較為細小的實際事項的請求。請示被批准後，執行機關範圍也比較小，常常就是請示單位自己。
批准性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。
請示理由是文章的開頭部分，常是導語式的，要扼要地講明請示的背景和根據，及概括地寫出請示事項。複雜的一般寫成一段話，簡單的則就以一句話為之。請示理由之後，許多請示中都要緊接着寫上一句承上啟下的過渡語。它們的基本的格式是“現將……報告如下”，隨之點上冒號。但有些極短小的請求也可不寫。
請示內容是請示的中心部分，要寫得具體，條理清楚，説服力強。請示內容包括提出請示事項和闡述説明道理或事實兩項內容。提出請示事項要詳細，闡述説明道理要充分，只有這樣才能使有關領導心中有數，易下決心。
有些情況簡單，有條文和規定可依據，只是出於組織原則報給上級知道，請示批准的請示。請示內容部分只需提出請示事項即可，不必闡釋道理。
請示結語是請示的結尾部分，一般是另起一行空兩格書寫，請示結語語氣要謙恭。請示結語的通常寫法是：“特此請示，請審批”、“以上意見當否，請指示”、“特此請示，請批覆”等。
呈轉性請示，請示事項較為重大複雜，具有一定的普遍意義，不但需要上級批准，還需要上級轉發。
呈轉性請示和呈轉性報告的區別主要有兩點：呈轉性請示不但要求上級批轉，而且一定要有覆文。呈轉性報告雖也要求上級批轉，但不要求上級覆文;呈轉性請示裏要求批轉的意見往往是較具體的作法、措施;呈轉性報告裏要求批轉的意見往往是較原則、較概括的政策性意見。
批准性請示和呈轉性請示也有較大區別，不僅是要求目的上的區別，而且在執行範圍上也有區別。批准性請示執行範圍較窄，一般就是請示單位自己;呈轉性請示執行範圍較寬泛，往往不僅是請示者的本單位，而且還要包括其他很多有關單位共同執行。
呈轉性請示一般由三部分組成：請示理由、請示內容、請示結語。
請示理由和批准性請示的寫法基本相同，只不過有時語氣較批准性請示更為莊重一些，由於這種請示批准轉發後帶有指導性，所以有時理由交待得要較詳細，以期更加引起領導重視。請示理由之後的過渡語和批准性請示相同。
請示內容，一般都是請示單位的設想和建議。因為比較複雜，提出請示事項和闡述説明道理兩條，缺一不可。闡釋道理時，可採取引用理論根據或擺明事實根據兩種寫法。呈轉性請示內容部分在書寫時要更注意條理分明，較長者要分條分項來寫。
請示結語，呈轉性請示結語也要另起一行空兩格書寫。寫法與批准性請示結尾略有不同，通常寫法是：“以上報告，如無不妥，請批轉各地貫徹執行”、“以上意見，如屬可行，請批轉有關單位執行”，或其他一些類似的説法。
在寫請示時，應當注意以下一些事項：要堅持一文一事;請示事項必須明確、具體、可行;不要搞多頭請示(請示應主送直接主管機關或主管領導，其他確需瞭解請示事項的領導機關或領導人，採取抄報形式處理。如是受雙重領導的機關，也應根據請示內容，擇要送一處領導機關，由主送機關答覆請示的問題，對另一領導機關採 取抄報形式);一般不得越級請示，個別需要越級請示的，常採用兩種方式：一種是轉呈式，可以既避免越級，又明確主送機關;另一種是在越級請求的同時，把請示抄報被越過的主管部門;不要把請示寫成報告或請示報告;除領導直接交辦的事項外，請示不要直接送領導者個人，或既寫主送機關，又同時主送、抄送給主送機關領導人。一般情況下，也不得在上報請示的同時抄送平級和下級機關。
批 復
一、批覆的性質和特點
批覆是上級機關答覆下級機關請示事項的答覆性公文，具有權威性、針對性和指示性等特點：1、權威性。批覆發自上級機關，代表着上級機關的權力和意志，對請示事項的單位有約束力，特別是那些關於重要事項或問題的批覆，常常具有明顯的法規作用。2、針對性。凡是批覆，必須是針對下級機關請示事項而發，內容單純，針對性強。3、指示性。批覆的目的是指導下級機關的工作，因此批覆在表明態度以後，還應當概括地説明方針、政策以及執行中的注意事項。
二、批覆的寫作
1、標題 批覆的標題有兩點需要特別強調：
(1)關於發文單位。批覆的發文單位即行文主體，既不能不寫，也不能隨意略寫或簡化。
(2) 關於事由。批覆的事由大致有兩種寫法，一種是用表示關聯範圍的介詞“關於”加上請示或批覆的事項來表述，如《國務院關於1991—20xx年全國治沙工程規劃要點的批覆》;另一種是在“關於”和請示或批覆事項中間再插入一個表態動詞“同意”來表述，如《國務院關於同意開放×××航空口岸的批覆》。
2、正文 批覆的正文一般由三個部分組成：
(1) 引語 批覆的開頭通常要引述來文作為批覆的依據，引述的方法有四種：第一種是結合請示的日期引述，如“×年×月×日來文收悉”;第二種是結合來文的日期和文號引 述，如“×年×月×日×號文收悉”;第三種是引來文日期和來文名稱，如“×年×月×日《關於……的請示》收悉”，第四種是引述來文日期和請示事項，如“× 年×月×日關於……問題的請示收悉”。
(2)主文 主文是批覆的主體，這部分應針對下級機關請示的事項，表示同意與否的態度，有時還要闡述同意或不同意的理由。答覆請示事項針對性要強，答覆要明確具體，簡明扼要，表達要準確無誤。
(3)結尾 是批覆正文的最後部分，它的寫法有三種：第一種是提行寫“此復”或“特此批覆”;第二種是寫希望和要求，給執行請求事項的答覆指明方向;第三種是禿尾，就是請示事項答覆完畢就告結束，此種結尾方法使用的頻率越來越高。
要寫好批覆還應注意以下幾點：第一，有核實請示緣由的真實性，研究請示所注意所提意見或建議的可行性，有些情況應先作調查研究;第二，凡請示事項涉及其它部門或地區的問題，批覆前都要與其協商，取得一致意見;第三，及時批覆，以免貽誤工作。對不按行文的正常渠道辦理或一文多頭的請示，應予以糾正，以免誤事。
會 議 紀 要
一、概念和特點
會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，它是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，並要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。
會議紀要有以下幾個特點：
(一)綜合性。會議紀要是在對會議中各種材料、與會人員的發言以及會議簡報等等進行綜合分析和概括提煉基礎上形成的，它具有整理和提要的基本特點。
(二) 指導性。這一特性包含兩層含義：一是會議本身的權威性;二是會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。因而紀要一經下發，將對有關單位和人員產生約束力，起着類似於指示、決定或決議等指揮性公文的作用。會議紀要還可以作為與會同志向單位領導彙報、向羣眾傳達的文字依據。
(三)備考性。一些會議紀要主要不是為了貫徹執行，而是向上彙報或向下通報情況，必要時可作查閲之用。
二、分類
按照會議性質來分，會議紀要大致有辦公會議紀要、專題會議紀要、聯席(協調)會議紀要、座談會議紀要等。
辦公會議紀要是記述機關或企業、事業單位等對重要的、綜合性工作進行討論、研究、議決等事項的一種會議紀要。辦公會議紀要一般有例行型辦公會議紀要，即記述例行辦公會議情況及其議決事項的會議紀要，以及現場辦公會議紀要，即為解決某重大問題而召集有關方面和有關單位在現場研究、議決或協商的辦公會議紀要。
專題會議紀要是專門記述座談會討論、研究的情況與成果的一種會議紀要。其主要特點是主題的集中性與觀點意見的分呈性相結合，既要歸納比較集中、統一的認識，又要將各種不同觀點和傾向性意見都歸納表達出來。
三、會議紀要的寫法
會議紀要一般分兩大部分。開頭第一部分一般應寫明會議概況，包括會議進行的時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等。第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
(一)集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項(包括解決問題的措施、辦法和要求等)，用概括敍述的方法，進行整體的闡述和説明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較 多，可分條列述。
(二)分項敍述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敍述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也説得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基 層全面領會、深入貫徹的會議。
(三)發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述説明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
計劃類公文
計劃類公文包括：規劃、設想、計劃、要點、方案、安排等。
工作計劃
工作計劃是行政活動中使用範圍很廣的重要公文。機關、團體、企事業單位的各級機構，對一定時期的工作預先作出安排和打算時，都要制定工作計劃，用到“工作計劃”這種公文。工作計劃實際上有許多不同種類，它們不僅有時間長短之分，而且有範圍大小之別。從計劃的具體分類來講，比較長遠、宏大的為“規劃”，比較 切近、具體的為“安排”，比較繁雜、全面的為“方案”，比較簡明、概括的為“要點”，比較深入、細緻的為“計劃”，比較粗略、雛形的為“設想”，無論如何都是計劃文種的範疇。不管其如何分類，計劃內容的範圍都是“做什麼”、“怎麼做”和“做到何種程度”三大項。
(一)各種工作計劃特徵和寫作特點
1、規劃
規劃是計劃中最宏大的一種：從時間上説，一般都要在三五年以上;從範圍上説，大都是全局性工作或涉及面較廣的重要工作項目;從內容和寫法上説，往往是粗線條的，比較概括，如《××省經濟和社會發展十年規劃》，《××省工業結構調整規劃》等。規劃是為了對全局或長遠工作作出統籌部署，以便明確方向，激發幹 勁，鼓舞鬥志;相對其它計劃類公文而言，規劃帶有方向性、戰略性、指導性，因而其內容往往要更具有嚴肅性、科學性和可行性。這就要求寫作者必須首先進行深入的調查和周密的測算，在掌握大量可靠資料的基礎上，根據黨、國家和具體單位的發展方針確定發展遠景和總體目標，然後充分吸收有關意見，以科學的態度，反 復經過多種方案的比較、研究和選擇，確定各項指標和措施。
規劃的具體寫法：規劃因具有嚴肅性，所以一般都是通過“指示性通知”來轉發的，其格式都是由“標題”和“正文”兩部分組成，一般不必再落款，也不用寫成文時間。規劃的標題是“四要素”寫法：單位名稱+時間期限+內容範圍+“規劃”二字。如《××省“十五”期間經濟發展規劃》。規劃的正文一般都比較長，大致 有以下幾方面內容：(1)前言，即有關的背景材料，也就是制定規劃的起因和緣由。這是制定規劃的依據，因此不能簡單地羅列事實，而應把諸多有關情況以過認真地綜合、分析，找出其有得因素和不得因素。這樣才會使人相信下面所提的規劃目標言之有據，有可靠性。(2)指導方針和目標要求。這是規劃的綱領和原則，是在前言的基礎上提出的，因此既要寫得鼓舞人心，又要寫得堅定有力，要用精煉的語言，概要地闡述出來。(3)主要任務和政策、措施。這是規劃的主體和核 心，是解決“做什麼”和“怎樣做”的問題，因此任務要提得明確，措施要提得概括有力。這部分寫作通常有兩種結構：對於全面規劃或任務項目較多的規劃，因其各項任務比較獨立，沒有多少共同的完成措施，一般採用以任務為主線的“並列式結構”(措施都在各自的任務之後分別提出);對於專題規劃或任務較單一的規 劃，因其任務項目較少而其項目之間的聯繫又較大，一般採用任務、措施分説的“分列式結構”。(4)結尾，即遠景展望和號召。這部分要寫得簡短、有力、富有號召力。
2、計劃
狹義的計劃是廣義工作計劃中最適中的一種。這個特點表現在，時間一般在一年、半年左右，範圍一般都是一個單位的工作或某一大項重要工作，內容和寫法要比規劃具體、深入，要比設想正規、細緻，要比方案簡明、集中，要比安排闊展、概要。
計劃的具體寫法：計劃由於大多以一個單位的工作內容範圍，只在單位內要求執行，所以一般不以文件形式下發，因而除標題和正文外，往往還要在題下或文後標明 “×年×月×日製定”字樣，以示鄭重。計劃的標題也是“四要素”寫法，其中哪一個要素都不應省略。正文寫法，由於計劃是對一個單位的全面工作或某一項重要 工作的具體要求，所以寫作是要比規劃和設想都要具體、詳細得多。一般包括以下幾方面內容：(1)開頭，或闡述依據，或概述情況，或直述目的，要寫得簡明扼要;(2)主體，即計劃的核心內容，闡述“做什麼”(目標、任務)、“做到什麼程度”(要求)和“怎樣做”(措施辦法)三項內容，既要寫得全面周到，又要寫得有條不紊，具體明白。全面工作計劃一般採取“並列式結構”(任務、措施分説)。(3)結尾，或突出重點，或強調有關事項，或提出簡短號召，當然也可不寫結尾。
(二)寫好計劃的方法
寫好計劃可能是公文寫作中比較難的事。因為這不僅僅是個文字表達上的事，還是個涉及具體工作業務的組織和安排問題，需要有長遠眼光和領導魄力，這種寫作是一個人綜合能力的表現。但是在寫作上也有一些章法。首先，寫作者必須分清這個計劃的內容屬於哪一類，適合用哪一個具體的計劃種類來表達，從而確定具體文 種，即是規劃、設想、計劃、要點、方案、安排中的哪一種。然後，再根據具體內容和文種寫作要求進行寫作。如果是時間較長、範圍較廣的計劃，就要用“規劃”。因為規劃不必也不能寫得太細，只要能起到明確方向，鼓舞人心，激發熱情的作用也就差不多了。當然這並不是説規劃就可以寫得不切實際;但規劃的切合實 際問題的確只是個大致的切合。如果是初步的、不太成熟的計劃，就要用“設想”。因為設想是為計劃作準備的，也不必寫得很細，甚至不用寫得很好，只要能把大致的“思路”或想法寫出來也就夠了。但這也不是説設想就可以寫得沒條理，而只是説它更注重“想”，即要有突破和創新。如果計劃內容是某一項工作，一般則用 “方案”或“安排”，工作項目比較複雜者用“方案”，較簡單者為“安排”。因為方案和安排都必須寫得很細(或很全面，或很具體)，否則工作就沒法開展。當然，若考慮到要給下級執行中留有餘地，這方案可變成“實施意見”，這安排也可變成“安排意見”。如果計劃內容既不是單項工作，又不是很宏大的，這就該用真 正的“計劃”了。因為狹義的計劃是廣義計劃中最適中的一種。當然，若只想把這計劃摘要加以公佈，則可用“要點”來寫。
(三)計劃寫作注意事項
不論哪種計劃，寫作中都必須注意掌握以下五條原則：第一，對上負責的原則。要堅決貫徹執行黨和國家的有關方針、政策和上級的指示精神，反對本位主義。第二，切實可行的原則。要從實際情況出發定目標、定任務、定標準，既不要因循守舊，也不要盲目冒進。即使是做規劃和設想，也應當保證可行，能基本做到，其目標要明確，其措施要可行，其要求也是可以達到的。第三，集思廣益的原則。要深入調查研究，廣泛聽取羣眾意見、博採眾長，反對主觀主義。第四，突出重點的原則。要分清輕重緩急，突出重點，以點帶面，不能眉毛鬍子一把抓。第五，防患未然的原則。要預先想到實行中可能發行的偏差，可能出現的故障，有必要的防範措施或補充辦法。
總結的寫作
總結是單位或個人對過去一個時期內的實踐活動作出系統的回顧歸納、分析評價，從中得出規律性認識用以指導今後工作的事務性文書。
(一)總結的種類
從性質、時間、形式等角度可劃分出不同類型的總結，從內容分主要有綜合總結和專題總結兩種。綜合總結又稱全面總結，它是對某一時期各項工作的全面回顧和檢查，進而總結經驗與教訓。專題總結是對某項工作或某方面問題進行專項的總結，尤以總結推廣成功經驗為多見。總結也有各種別稱，如自查性質的評估及彙報、回顧、小結等都具總結的性質。
(二)總結的寫法
1、標題
文件式標題 一般由單位名稱、時限、內容、文種名稱構成。例：《××局 20xx年度擁軍擁屬工作總結》。
文章式標題 以單行標題概括主要內容或基本觀點，不出現總結字樣，但對總結內容有提示作用。例某高校的專題總結《我們是如何實行教學與科研相結合的》。
雙行式標題 即分別以文章式標題和文件式標題為正副標題，正標題揭示觀點或概括內容，副標題點明單位、時限、性質和總結種類。例：《知名教授上講台 教書育人放異彩——×× 大學德育工作總結》。
2、正文
前言 一般介紹工作背景、基本概況等，也可交待總結主旨並作出基本評價。開頭力求簡潔，開宗明義。
主體 應包括主要工作內容、成績及評價、經驗和體會、問題或教訓等。這些內容是總結的核心部分，可按縱式或橫式結構形式撰寫。所謂縱式結構，即按主體內容縱向所做的工作、方法、成績、經驗、教訓等逐層展開。所謂橫式結構即按材料的邏輯關係將其分成若干部分， 標序加題，逐一寫來。
結尾 作為結的結束語可以歸納呼應主題、指出努力方向、提出改進意見或表示決心信心等語作結，要求簡短精練。
3、落款 一般在正文右下方署名署時。如是報刊雜誌或簡報刊用的交流經驗的專題總結，應在標題下方居中署名
調 查 報 告
一、概念與特點
調查報告是對某項工作、某個事件、某個問題，經過深入細緻的調查後，將調查中收集到的材料加以系統整理，分析研究，以書面形式向組織和領導彙報調查情況的一種文書。
調查報告有以下幾個特點：
(一)寫實性。調查報告是在佔有大量現實和歷史資料的基礎上，用敍述性的語言實事求是地反映某一客觀事物。充分了解實情和全面掌握真實可靠的素材是寫好調查報告的基礎。
(二)針對性。調查報告一般有比較明確的意向，相關的調查取證都是針對和圍繞某一綜合性或是專題性問題展開的。所以，調查報告反映的問題集中而有深度。
(三)邏輯性。調查報告離不開確鑿的事實，但又不是材料的機械堆砌，而是對核實無誤的數據和事實進行嚴密的邏輯論證，探明事物發展變化的原因，預測事物發展變化的趨勢，提示本質性和規律性的東西，得出科學的結論。
二、分類
調查報告的種類主要有以下幾種：
(一)情況調查報告。是比較系統地反映本地區、本單位基本情況的一種調查報告。這種調查報告平方根是為了弄清情況，供決策者使用。
(二)典型經驗調查報告。是通過分析典型事例，總結工作中出現的新經驗，從而指導和推動某方面工作的一種調查報告。
(三)問題調查報告。是針對某一方面的問題，進行專項調查，澄清事實真相，判明問題的原因和性質，確定造成的危害，並提出解決問題的途徑和建議，為問題的最後處理提供依據，也為其他有關方面提供參考和借鑑的一種調查報告。
三、調查報告的寫法
調查報告一般由標題和正文兩部分組成。
(一) 標題。標題可以有兩種寫法。一種是規範化的標題格式，即“發文主題”加“文種”，基本格式為“××關於××××的調查報告”、“關於××××的調查報 告”、“××××調查”等。另一種是自由式標題，包括陳述式、提問式和正副題結合使用三種。陳述式如《東北師範大學碩士畢業生就業情況調查》，提問式如《為什麼大學畢業生擇業傾向沿海和京津地區》，正副標題結合式，正題陳述調查報告的主要結論或提出中心問題，副題標明調查的對象、範圍、問題，這實際上類 似於“發文主題”加“文種”的規範格式，如《高校發展重在學科建設――××××大學學科建設實踐思考》等。作為公文，最好用規範化的標題格式或自由式中正副題結合式標題。
(二)正文。正文一般分前言、主體、結尾三部分。
1、前言。有幾種寫法：第一種是寫明調查的起因或目的、時間和地點、對象或範圍、經過與方法，以及人員組成等調查本身的情況，從中引出中心問題或基本結論來;第二種是寫明調查對象的歷史背景、大致發展經過、現實狀況、主要成績、突出問題等基本情況，進而提出中心問題或主要觀點來;第三種是開門見山，直接概括出調查的結果，如肯定做法、指出問題、提示影響、説明中心內容等。前言起到畫龍點睛的作用，要精練概括，直切主題。
2、主體。這是調查報告最主要的部分，這部分詳述調查研究的基本情況、做法、經驗，以及分析調查研究所得材料中得出的各種具體認識、觀點和基本結論。
3、結尾。結尾的寫法也比較多，可以提出解決問題的方法、對策或下一步改進工作的建議;或總結全文的主要觀點，進一步深化主題;或提出問題，引發人們的進一步思考;或展望前景，發出鼓舞和號召。
講 話 稿
講話。屬會議主要領導者使用的文種。領導者為實施領導，在各種會議上所作的指示性發言，即領導講話。講話一般專門就某一方面的問題發表意見，內容集中，中心突出，容易講深講透。講話稿是會議的主要文件，有些會議不安排會議報告，講話稿起到報告的作用，成為反映會議精神的最主要的文件。
(一)領導講話具有三個特點
一是權威性。講話歷來是政治家和各級領導宣傳政見、安排部署工作的有效形式。領導講話不同於一般的演講和發言，目的是貫徹上級的指示精神，實施本級的決定，對分管的工作提出指導性意見。因此，領導講話具有一定的權威性和有效性。領導職務的不同，講話的權威效果也不同。二是思想性。領導講話一定要有理論色彩，要能以馬列主義的理論為指針，闡述所進行的工作的意義，以動員羣眾投身於改革開放和經濟建設之中。講話就是要用自己的語言去思考，去總結，通過自己的思考和理解去分析問題，去説服人。這樣才能打動聽眾，讓人接受，共同與你去實行。三是鼓動性。領導者要達到某種政治目的，要通過講話起到激勵、鼓動的作用。講話稿，要注意鼓動、激勵作用，針對形勢、問題或某種思想動態展開富有啟發性的議論，才能取得成效。
(二)起草領導講話要處理好三個關係
一是權威與平易的關係。一篇好的講話稿，總是權威性與平易性相結合的產物。領導講話無疑要具有權威性，這種權威，與講話人的身份、地位、所代表的方面相符合，立場堅定，原則性強，嚴肅、認真、鮮明、有力地展示自己的觀點，起到應有的強調、號召作用。這種權威，確實是一種原則的把握。但如果一個領導者在講話中，處處炫耀自己的身份、地位，措辭生硬，居高臨下發號施令，危言聳聽地闡明自己的思想、觀點、就會拉遠與聽眾的距離，阻礙雙方情感上的交流，就得不到思想上的共鳴，起不到應有的影響、教育和引導作用。領導講話的坦率、誠摯，能很快溝通，大大縮短與聽眾之間的距離，在自然而親切的氣氛中傳達自己的思想。起草領導講話稿，不僅要言之成理，還要善於把“理”説白説透，將各種事理滲透到親切、自然的語言誘導中，便於領導權威的自然貫徹，消除逆反心理，起到講話應有的權威效果。
二是莊重與幽默的關係。領導講話無疑要莊重，不能拉家常式的漫談、閒扯，要嚴肅、認真、準確地傳達上級的指示精神，闡明自己的思想。這是領導講話所必須把握的原則。這個原則要求一個領導者不論是在何種社會環境中，運用什麼樣的語言，都不能超越一定的原則限度，去闡述、説明、表現領導者的思想意識。領導者既不能無原則地去評價某些事、某些人，也不能無原則地按照自己的思想意識，一味地表現自己，或以我為中心。起草領導講話一定要堅持這個原則，行文沉穩、紮實、鄭重其事，以使領導活動嚴肅、認真、原則性強，達到預期目的。但如果在講稿中一味照本宣科或講些大話、套話，開始説一通形勢如何如何，結尾原則性地提提要求，沒有一點靈活性，也打動不了聽眾的。講話作為一種鼓動、號召的手段，還必須講求一些現場效應，努力與聽眾產生共鳴，才能起到應有的作用。靈活性是原則性運用過程中一種必要的補充，以基本原則為指導，對具體問題進行具體分析和靈活處理。幽默性是靈活性的種絕妙體現。在講話中適當增強語言的幽默性，不但會提高語言的藝術魅力，而且也會為領導者的風度增添異彩。當然講話中使用幽默的方式、方法是多種多樣的，需要靈活運用，以使領導講話豐富多彩，獨具魅力。
三是深入與淺出的關係。領導講話，總是要通過闡明一定的道理來説服人、教育人，“以理服人”可以説是講話所必須遵循的一條原則，但是如果僅僅以此為根據，通篇都是名詞、定義、概論，一味進行簡單的“滿堂灌”，會使人覺得深奧難懂。起草領導講話稿，只有將説理性與通俗性結合起來，才能使所要闡明的道理生動明瞭，聽眾易於接受，從而起到講話應有的效果。能夠把高深的道理講得明白流暢、簡單透徹，首先，需要寬廣的知識面和具有靈活運用語言的功力。撰寫講話要想事理嚴明而又深入淺出、明白通暢，撰稿人必須要具備一定的知識素養，平時注意積累各學科的知識，並在實踐中注意培養自己的悟性與靈感。其次，掌握語言的技巧也是一個重要的方面。講話語言的技巧是多種多樣的，如數字串連法、借題發揮法、引經據典法、用數字説明法，掌握語言表達的技巧，並能在起草中靈活應用，會使領導講話有理有據，生動有趣，具有較強的吸引力。
(三)起草領導講話應注意三個問題
1、避免雷同。領導者參加會議應邀講話，常常會遇到多位領導人講同一個問題，如果在這種情況下再重複講，勢必使聽眾失去興趣，會場將產生無人關注的局面。起草人員應預先考慮到這一點，在避免雷同上下功夫，使領導講話既全面又獨特，緊緊抓住觀眾，收到好的效果。一般來講，獨劈蹊徑會避免雷同現象，常常也會出乎意料地大受歡迎。有些會議的主辦單位分頭請領導出席並講話，所送的是相同的背景材料，缺乏總體設計，起草講稿很可能重複。避免雷同確實需要動腦筋、想辦法。一般説來，撰稿人在起草講話過程中避免雷同可以在以下幾個方面下功夫：一是可根據領導者的特定身份就會議的主旨闡發觀點，展開議論，這樣可較為自然地成為“一家之言”;二是適當變換議題的角度，用獨特的角度來看待問題、闡發觀點，使人耳目一新，(所謂H橫看成影側成峯，遠近高低各不同就是這個道理);三是選擇那些富有新意的材料來説明問題，不同程度地滿足人們審美活動和求異思維的需要，使聽眾開拓視野，回味無窮;四是會議組織者要有總體設計，撰稿人不僅要擁有會議背景材料，還應該和會議組織者研究講話的內容、側重點。避免重複的方式方法是多種多樣的，需要撰稿人預先着手，多角度展開同一主題下的不同論述，以使領導講話獨具色彩而富有成效。
2、獨樹風格。領導講話最忌千篇一律地發表意見，平淡無奇。講話要有自己的風格，才能抓住聽眾。撰稿人要在把握領導者思維、語言特點的基礎上，發揮創造性，使領導講話講出自己的風格來。每個人所具有的異於他人的品格，異於他人的創造特點，就是其風格的具體體現。領導講話要有風格，這也是客觀實踐所決定的。傳達貫徹上級指示，安排部署工作，每個領導都有各自的方式方法，不可能千人一面。如果整篇講話都是文件搬家、照抄報紙，那麼聽眾的感覺便始終處於麻木的、未觸動的狀態。這樣的講話是過去也是現在存在的一種通病，即在內容的安排上成為上級領導講話或有關文件的翻版。常有這樣的事，當有人問起文章上的幾句話的時候，起草人則説，這句話是誰的，那句話是誰的，這句是從那個文件上講的，那句話是那個報紙上説的，問他哪句話是你的，他説那句話都有出處，沒有我的，可見講話成了拼字遊戲;在篇章結構上，也常常是：帽子、總結肯定前段工作、根據上級指示提出要求。長此以往，形成了許多“套路”。這講話四平八穩，毫無新意，使聽眾越來越沒有耐心。其實，任何一篇成功的講話稿都有其獨具的風格，或真摯細膩，或警喻深刻，或文采飛揚。起草領導講話，要以傳達、貫通領導者的思想、觀點為主旨，不應拘於一章一法的限制和束縛。講話不應有固定的章法，應隨講話的內容和場合而隨時變化，不僅邏輯嚴明、思路清晰，而且生動活潑、文采盎然。撰寫領導講話稿，應當瀟灑一些，講究一些文采。文采對形成風格有着很大的關係，可使講話更富有生氣，富有感染力、號召力，是語言表述中的一個極其重要的方面。由於領導人的性格，職務特點，語言習慣不同，講話風格也必然各具特色。
3、適當調劑。由於會議不同，領導的講話有長有短，如果是遇到長一些的講話，一般來講任何都會感到疲勞，精力往往不會象開始那樣集中，特別是到會議最後，主要的東西已經講完，聽眾的情緒開始鬆弛下來，台下有人開小會，有的收拾東西準備走人，這樣講話就需要調劑情緒和氣氛，即需要即興調劑情緒了。對這一點，撰稿人也要預先考慮到，適當在較長的講話中增加一些“調劑品”，激發聽眾的情緒和注意力。運用即興調劑要因領導講話的內容而變化，因聽眾不同而變化，有時用在開頭，有時用在中間，有時用在結尾。講話即興調劑是領導者機智靈活的表現，能夠很好地借鑑使用調劑藝術將使領導講話自始至終保持活力，富有吸引力。