舉辦一場成功的年會會涉及到多方面的人員和工作安排，事先劃分好各項工作，對於年會的成功舉辦具有事半功倍的效果，具體準備工作包括如下幾個部分。
一、人員分工
由年會小組的負責人依據大家本身的特長來分配工作。
有組織能力的人會去發動公司的員工，並將大家組織在一起排練在年會上演出的才藝，請專業的老師進行授課，為表演的人安排練習場所，聯絡現場的服裝化妝等一切相關的工作。
有人負責採購一切活動所需要的物品，有人負責與場地進行聯絡及協調工作，有人負責公司內部的協調工作等等。
年會小組中每個人都將獨立負責自己的環節部分的準備工作，並及時統一向負責人報告，確保活動的順利進行。同時，負責人也應準備一套應急預案以確認突發情況的發生。
二、嘉賓邀請
由專門負責此項工作人員進行嘉賓邀請。有的公司年會會邀請一些公司的重要的客戶或嘉賓來參加，不僅能讓客戶和嘉賓感到收到重視，更能讓客戶瞭解公司的實力以及員工的素質。另外，如果資金允許，還會特別的去邀請一名到兩名社會上的知名人士來到現場參與表演或是互動。
三、節目預演
公司的年會上都會有公司的員工參與或編排的表演。可以請來專業的老師進行指導並協助編排節目。(曾經有一個公司的年會因當年最為流行的是“超級女生”，幾個唱歌比較好的女孩子組合在一起，彼此做了一個定位後形成了“超級女生copy版”。他們並且請來了專業的聲樂老師進行輔導，不僅讓自己的業餘生活豐富，同時又展現了自己的實力，在現場的活動中，這個節目受到了公司上下的好評，還得到了當年的最佳表演獎)
因為大家都不是專業演員，必須要多做整合預演。可以集中所有演出人員及主持人，在佈置好的現場按照時間順序彩排各個環節。彩排能夠使演出人員熟悉舞臺位置，上下臺方向，現場音樂效果並瞭解如何和其他人員如何配合。
四、製作、購買物品
通常在年會開始的前一天佈置，(也要考慮到工作量是否合適)。現場搭建，包括舞臺區，嘉賓區(餐區)，vip室，候場區，化妝區。有些公司為了體現出對員工的細緻，還會特別準備餐前交淡區及吸菸區。
五、細節安排
一場公司年會的細節安排也是非常重要的。比如現場的食品酒水的安排，菜上早了，精彩的節目大家來不及看了，菜上晚了，讓大家餓肚子也是不好的。每個環節與環節中的串場安排也可以看出組織的精心安排。是通過主持人的串詞，還是通過視訊音樂，不同的設定也會帶來意思不到的效果。
以前，公司的年會還只是會讓自己的公司的員工來負責整體的流程設定，現在越來越多的公司會啟用更專業的活動策劃公司為自己公司打造不同以往的年會，讓年會舉辦的更專業更精彩。輝煌正元曾經參與了不少公司的年會活動，也策劃執行了很多公司的年會，總體感覺每個公司的年會都是在最大程度的展現自己公司的文化特色，讓所有的員工對公司充滿信心，安心的進行工作。