函，即信；公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯絡工作、詢問和答覆問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制，如不用正式檔案頭，也可不編檔案號，有時還可不擬標題，因此用起來極為簡便。
公函大體有以下幾種用法：
1、下級機關向上級機關詢問一般事宜，或上級機關答覆或催辦下級機關有關事宜。
2、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜，
3、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時，也常用公函。
4、向上級機關請示較小事宜也常用函。
函件採用書寫、影印、列印、傳真等傳遞方式均可。