祕書職業形象與禮儀

祕書崗位是與領導崗位相伴生的，有了領導才有祕書的存在。祕書與領導的關係是一種有別於同事關係的特殊關係。下面是本站小編為大家整理的祕書職業形象與禮儀，希望能夠幫到大家哦!

一、 祕書形象的定義

形象就是人們通過視覺、聽覺、觸覺、味覺等各種感覺器官在大腦中形成的關於某種事物的整體印象，簡言之是知覺，即各種感覺的再現。

個人形象,簡單的説,就是一個人的外表或容貌，也是一個人內在品質的外部反映，它是反映一個人內在修養的窗口。社會學者普遍認為一個人的形象在人格發展及社會關係中扮演着舉足輕重的角色。以心理學的角度來看，他人通過觀察、聆聽、氣味和接觸等各種感覺形成對某個人的整體印象，但有一點必須認識的是：個人形象並不等於個人本身，而是他人對個人的外在感知，不同的人對同一個人的感知不會是完全相同的，因為它的正確性被人的主觀意識所影響，因此在認知過程中在人的大腦中產生不同的形象。

祕書形象是指祕書在公眾面前樹立的印象，它是通過衣着打扮、言行舉止反映出你專業的態度、知識、技能等。它具體包括外在形象和內在形象兩個方面。

外在形象是指人的外觀感覺，主要包括儀容儀表、行為舉止、語言談吐。而內在形象實質指人的內在素養，主要包括道德情操、理想追求、心理狀態、文化知識、身心健康、審美情趣等。內在素養是外在形象的基礎，外在形象是內在素養的外化。因此，良好的個人形象是應是內外和諧美的統一。(請具體就祕書形象展開論述)

二、 祕書形象塑造有哪些誤區

(下面羅列的不是祕書形象的誤區，而是形成祕書負面形象的原因，故全部要改。建議在第二段寫社會上對祕書職業的負面形象及其原因)

1、政府的不完善的政策以及缺乏對於祕書這一職業的認識

據報道，有關政府曾多次在出台的文件中提出，不允許男領導配備女祕書，連政府部門都會出台這種排斥和歧視政策女性祕書，這種不公正不正確的做法，會在社會上引導大家加深對女祕書的偏見。

政府部門應該關注的是制定及頒佈有關祕書的職業標準及工作職責，但政府的諸如此類的不完善政策加深了祕書的負面形象。

2、中國五千年來多年來的，中國民眾根深蒂固的封建殘餘與偏見

中國官場歷來的祕書都是負責為長官出謀劃策、起草文稿。但現今的女祕書的職能並非如此，很多領導將祕書的職能等同於保姆、花瓶以及公關利器。這一現象的出現，應該歸咎於祕書職業在中國官場文化、商業文化土壤中的非職業化發展，正是這種非職業化的發展使祕書工作偏離了應有的軌道。

3、國內影視劇物化祕書形象是造成祕書“誤區”的深化的原因

在很多國內的影視劇中，甚至文藝作品充當“二奶”、“小蜜”的女祕書隨處可見。電影 《非誠勿擾》 中由範偉扮演的暴發户的女祕書，乳溝盡顯 、性感撩人;20xx 年春晚小品 《招聘》裏，應聘祕書的女孩就主動暗示可以“被潛”。而女祕書“被潛”、成“小蜜”更是電視

劇裏的常見劇情。女祕書“被潛”現象 ，通過文藝作品的敍述和表達，客觀上造成了社會對女祕書認知的偏差。

四、怎樣解決祕書形象塑造的誤區

(這一部分建議放到如何塑造祕書形象一章節裏面) 社會對女祕書認知偏差的產生不是短期形成，而是有一個過程的。而消除這種認知偏差,需要祕書從業人員與社會共同努力、內外結合，樹立起祕書良好職業形象。

1、個人思想

女祕書社會認知偏差的產生，是祕書行業不規範或者某些女祕書行為不檢點、經不住誘惑釀成的惡果。解鈴還須繫鈴人，女祕書要想徹底改變 自己在社會公眾心目中的形象，必須從自身出發，嚴格自律，潔身自好，努力提高個人的綜合素養，實現祕書工作技能職業化，提升祕書服務質量，實現個人形象自我淨化，從而改變整個祕書行業風貌，用事實來糾正公眾對女祕書的認知偏差。只有這樣，女祕書才能在祕書這個崗位站穩腳跟，祕書隊伍才能進一步發展壯大。

2、社會方面

要改變社會認知偏差，只靠女祕書自身的努力是不夠的。針對文藝作品對女祕書不良形象的渲染所造成的負面影響，相關行業組織應該掌握輿論主動權，構築並大力宣傳先進的祕書文化。先進祕書文化的構建，必須科學地繼承中國傳統祕書文化，吸收其精華，擯棄 “官本位”觀念，融入時代精神，弘揚先進的祕書文化，可以向社會展示真實的祕書世界，讓社會了解祕書的工作、生活，進而尊重祕書的人格，營造一種有志者、有才者爭做祕書的社會氛圍。

二、 如何塑造祕書良好形象

(一)塑造祕書外在形象

1.注重服裝服飾的搭配

服飾是人體形態的外延。有人説衣服是人的第二張臉。這説明衣服對人來説，其功能不單是禦寒和遮羞，而是具有裝飾、美化作用。衣服是一種無聲的語言，它展示着一個人的身份、涵養、個性愛好、審美情趣等多種信息。

服飾美並不是指穿戴要高檔、打扮要時尚，而是講服飾要得體、大方，並與所參加活動的時間、地點、場合相協調，與本人的年齡、性別、膚色、體型相適應，與職業身份、角色、地位相吻合，這是祕書在工作中塑造和維護自身形象的基礎。

作為祕書人員，其着裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。祕書工作起着信息彙總和傳播作用。建立良好的、相互瞭解和信任的關係，樹立組織及祕書本人在各界公眾中的良好形象和信譽，是祕書公關的主要內容。祕書人員要儘量把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與祕書公關活動的禮儀屬性結合起來，充分展示出祕書服飾的魅力，儘可能避免因着裝不當而使或組織的聲譽蒙受損失。

祕書的職業服裝要注意風格淡雅、揚長避短、力戒怪異。遵守成規，一般應該是簡單線條加上剪裁大方的組合性套裝，這樣優雅大方、風格明快的服裝既能表現祕書的身份和地位，也能增加客人對祕書的信任。祕書服飾從質地、款式、色彩乃至造型，都要表現一份優雅的氣質。

2.儀容儀表的要求

祕書的儀表反映了祕書的文化修養和格調，在日常工作中着裝應該是大方得體的職業裝。並且我認為祕書重視儀表，並不是為了獲得他人的讚美，而是為了更好樹立企業的形象，有助於位領導服務開展工作。所以祕書應時刻保持一個較為幹練、能幹的外觀形象，給公眾以正面觀感。

作為祕書首先要保持整潔的髮型、清爽的面孔、並且女祕書可以適度化粧，在工作崗位上宜施淡粧，白天的社交活動也應是淡粧。濃粧只適合晚上的娛樂性活動，如舞會等。

3.行為舉止的要求

祕書的一舉一動都反映着企業的形象，因此，注意行為舉止是十分必要的。祕書要做到行為舉止美，就要做到行為守規範，合乎法紀，合乎道德，合乎人情。要明白哪些可以為，哪些不可以為，以及應該怎樣為。

比如，談話中下意識地摸後腦勺，就是尷尬不自然的動作，是拘束和怯場的表現，會被認為不善言談、沒見過大世面、交際經驗貧乏;聽人講話時東張西望，會被認為心不在焉、不尊重他人;揹着雙手站立或行走，也會令人生厭，會被認為裝腔作勢、傲慢無禮;走路低頭弓背、神態無力，則是消極、怯懦的表現，會被人認為沒有生機、缺乏自信。

4.語言的要求

説話是一種藝術,語言是人類最重要的交際工具。祕書在祕書活動中，應注重自身的語言美。語言美不同於其他形態美，從內容到形式，再到結構，祕書語言的美都有着自己的特點。

首先，得體是口頭表達不可或缺的品質。“看菜吃飯，量體裁衣”，是講要根據不同的場合、對象確定相應的表現方式，使用最合適的言語以引起對方的共鳴，收到理想的效果。祕書説話一定要把握分寸、注重措詞，對重要問題的説明，特別是對人和事的定性，用語一定要慎重;要掌握“火候”，看準語境，當講時必須講，不當講時一定不講;注意增強語言的親和力，切忌武斷、生硬，以免影響人際關係。

其次，適當運用幽默風趣的語言。幽默不同於滑稽，滑稽只是插科打諢，貧嘴逗樂，讓人笑笑而已;而幽默是智慧和思考的產物，它在引人發笑的同時，還具有促人思考和受到啟迪的功效。幽默的語言材料，往往是即興發揮的，其技巧和方法也靈活多樣，它需要藉助語言的修辭方式，輔之以聲調、姿態等手段，一般經過懸念、渲染、轉換、亮底等幾個環節，以獲得出奇制勝的功效。

(二)怎樣塑造祕書的內在形象

1.加強知性美的修養

作為一名祕書應該豐富自己的文化知識，提高內在修養。良好的外在形象是建立在自身的文化修養基礎之上的，知識給人智慧，知識使人完善，知識造就美德，知識使人豁達，知識使人善辯。具備了一定的文化修養，才能使自身的形象更加豐滿、完善。

2.培養職業道德

職業道德是對從事一定職業的人的特殊的道德要求，是人們在職業活動中必須遵循的、與其特定的職業相適應的行為規範。

首先祕書要有一種敬業精神，要做好本職工作，要對組織衷心耿耿，要對工作認真負責。祕書要認定自己工作的輔助性，不要認為自己處於領導身邊就以所謂的“二首長”自居，從而瀆職、越位、越權，而是要甘當助手、配角，恪守本分，不狐假虎威，處理公務不摻雜私心雜念，輔助領導不阿諛奉承，多從工作着眼提方案、提建議。

其次祕書需要廉潔奉公，祕書經常接觸領導，與領導的關係密切。因此，祕書要秉公辦事，奉公守法，坦誠清白，吹吹拍拍不迎合，拉拉扯扯不下水，吃吃喝喝不沾邊，不以權謀私，不索受賄賂，尤其不能借領導的名義批文件、寫條子、打電話、拉關係、謀私利。

會面禮儀：問候的順序：位低者問候位高者

自我介紹：先遞名片、時間簡短、內容規範

介紹的順序：尊者居後

握手的順序：尊者居前

介紹禮儀：把地位低者介紹給地位高者

把年輕者介紹給長者

把主人介紹給客人

把男士介紹給女士

把遲到者介紹給早到者

介紹時動作：手心向上，介紹時一般應站立， 特殊情況下年長者和女士可

除外 ，在宴會或會談桌上可以不起立，微笑點頭示意即可。

握手禮儀：握手次序：女士先伸手，男士才可握手;領導或長輩先伸手，下級或晚輩才可握手。

握手動作：對方伸手後，我方應迅速迎上去，但避免很多人互相交叉握手，用大約2 公斤的力，避免上下過分地搖動。

握手禁忌：不能用左手，與異性握手不可用雙手，不能戴墨鏡、不能戴帽子、不能戴手套。不要在與人握手時遞給對方冷冰冰的指尖，不在握手時長篇大論，或點頭哈腰過分熱情。

名片禮儀：遞名片：雙手拿出自己的名片，將名片的方向調整到最適合對方觀看的位置，不必提職務、頭銜，只要把名字重複一下，順序要先職務高後職務低，由近而遠，圓桌上按順時針方向開始，在用敬語：“認識您真高興”“請多指教”等。

接名片：雙手接過對方的名片，要簡單地看一下內容，輕聲念出對方名字，不要直接把名片放起不看，也不要長時間拿在手裏不停擺弄，更不要在離開時把名片漏帶，應將名片放在專用的名片夾，或放在其他不易折的地方。