迎來送往，是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節，是表達主人情 誼、體現禮貌素養的重要方面。尤其是迎接，是給客人良好第一印象的最重要工作。下面是小編為大家蒐集的關於會議接待的禮儀知識，供大家參考，歡迎大家借鑑。
1、確定接待規格
會議規模是由主持單位領導決定。一般來説，企業內部的一般工作性會議講究效率，可以不拘形式。對於上級單位主持的會議，因為邀請各企業的代表參加，所以接待工作要求比較規範。通常是由企業的一位主要領導直接抓會議準備工作，成立一個會務組，專門研究佈置會議接待接待的有關工作。
2、發放會議通知
會議通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，會議的時間、地點、會議主題以及會議參加者、會務費、應帶的材料、聯繫方式等內容。通知後面要注意附回執，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。
會議通知一般在會議前15至30天之內寄出，這樣可以使對方有充足的時間把會議回執寄回來。
3、會場的選擇
選擇會場，要根據參加會議的人數和會議的內容來綜合考慮。最好是達到一下標準：
第一：大小要適中。會場太大，人數太少，空下的座位太多，鬆鬆散散，給與會者一種不景氣的感覺;會場太小，人數過多，擠在一起，像鄉下人趕集，不僅顯得小氣，而且也根本無法把會開好。所以，英國的首相丘吉爾曾説：“絕對不用太大的房間，而只要一個大小正好的房間。”
第二：地點要合理。歷史召集的會議，一兩個小時就散的，可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議，應儘量把地點定的離與會者住所較近一些，免得與會者來回奔波。
第三：附屬設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衞生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查，不能夠因為“上次會議是從這裏開的，沒出什麼問題，”就草率地認為“這回也會同樣順利”。否則，可能會造成損失。
第四：要有停車場。現代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經不多了。轎車、摩托車都要有停放處，會才能開得成。
4.會場的佈置
會場的佈置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。
一般大型的會議，根據會議內容，在場內懸掛橫幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內擺放適當的輕鬆盆景、盆花;為使會場更加莊嚴，主席台上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料，應擦洗乾淨，擺放美觀、統一。
坐席的配置要是和會議的風格和氣氛，講究禮賓次序，主要有以下幾種配置方法：
①圓桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種佈置使與會者同領導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外，與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利於互相交換意見。這種形式適於10—20人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領導與企業領導及陪同面對面做，來賓的最高領導應坐在朝南或朝門的正中位置，企業最高領導與上級領導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。
②口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用於較多人數的會議。
③教室型。這是採用得最多的一種形式，它適用於以傳達情況、指示為目的的會議，這時與會者人數比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席台與聽眾席相對而坐。主席台的座次按人員的職務、社會的地位排列。主席的座位以第一排正中間的席位為上，其餘按左為下右為上的原則依次排列。
【座次排序基本規則】
以左為上(中國政府慣例)
以右為上(遵循國際慣例)
居中為上(中央高於兩側)
前排為上(適用所有場合)
以遠為上(遠離房門為上)
面門為上(良好視野為上)
5、會議資料的準備
現代化的會議離不開各種輔助器材，在召開會議之前，就應該把各種輔助器材準備妥當。這些資料包括桌椅、名牌、茶水、簽到簿、名冊、會議議程、黑板、白板、筆等。
6、接待人員提前入場
接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、並進入工作狀態。一般的接待工作分簽到、引座、接待三個崗位。
①簽到。設一張簽字台，配上1-2名工作人員，如果是要求接待檔次比較高，可以派禮儀小姐承擔。簽字台北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時，應脱下筆套，筆尖對自己，將筆雙手遞上。如果是毛筆，則應蘸好墨汁後再遞上。簽到本應精緻些，以便保存。如需要發放資料，應禮貌地雙手遞上。接待人員應經常向會議組織者彙報到會人數。
②引座。簽到後。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就座。對重要領導應先引入休息室，由企業領導親自作陪，會議開始前幾分鐘再到主席台就座。
③接待。與會者坐下後，接待人員應遞茶，或遞上毛巾、水果，熱情向與會者解答各種問題，滿足各種要求，提供儘可能周到的服務。