在公務活動中，常有遠客從外地來，需接待單位到機場車站和碼頭迎接。祕書須注意以下事項：
1、以熱情有禮、周到妥貼的態度做好迎客工作、使客人有"賓至如歸"之感。
2、準確掌握客人到達時間。必須在客人下機、下車、下船之前到達機場、車站和碼頭等候客人，不能讓客人等候甚至空等。
3、事先準備妥當交通工具及住宿處。客房規格應根據客人所定規格和預算進行安排，如住宿費用由客人自己承擔，則事先須瞭解客人的要求，徵得同意後安排。
4、接應牌。機場、車站和碼頭客流量大，為方便尋找客人，應事先製作接應牌，上面寫明客人的姓名、所在單位、省市、出席活動、會議的名稱，接待單位名稱、字跡端正，字體要大，容易看清。
5、接到客人，如事先互不認識，應再核對一下，以免搞錯，與客人見面，應表示歡迎、問候，並握手致意。接着向客人作自我介紹，還需將其他接待人員一一向客人作簡單介紹。如果對方應邀的是重要客人，應由本單位同等級別的領導迎接。當領導因故未能前往，由副級領導或祕書作代表，並向客人説明理由，致以歉意。
6、客人所帶箱包、行李，須主動代為提拎，但不要代背女客隨身小提包。客人有託運的物體，應主動代為辦理領取手續。
7、招呼客人上車，要讓客人先上、然後自己再上。在車上可與客人寒喧，解除客人的拘謹、緊張，並向客人介紹有關活動、會議和事務的情況，如背景資料、籌備過程，日程安排等，告之其住宿地點。也可以與客人作輕鬆、愉快的談話，如介紹本地風光，最近建設情況等。
8、到達住宿地，祕書先下車，在車門旁等候客人下車。入內辦理住宿手續，領取鑰匙，帶領客人進入客房，向客人介紹該住處的設施、服務等方面情況，詢問客人有什麼要求，察看房內設施還有何處不妥需予解決並與賓館聯繫。
9、客人安置後，祕書不要久留，儘快讓客人休息。
10、約妥下次見面的時間、方法等。