在商務往來中，對於如約而來的客人，特別是貴客或遠道而來的客人，表示熱情、友好的最佳方法，就是要指派專人出面，提前到達雙方約定的或者是適當的地點，恭候客人的到來。
對於來自本地的客人，接待人員一般應提前在本單位的大門口或辦公樓下迎候客人。待客人的車輛駛近時，應面帶微笑，揮起右臂輕輕地晃動幾下，以示“我們在此已經恭候多時了，歡迎您的光臨”之意。若來賓德高望重或是一位長者的話，則我方的接待人員應在對方的車子停穩之後，疾步上前，為之拉開車門，並同時伸出另一隻手擋住車門的上框，以協助對方下車。在來賓下車之後，我方的迎候人員應依照身份的高低，依次上前，與對方人員一一握手，並同時道一聲：“歡迎光臨!”或是“歡迎，歡迎!”若雙方此刻到場的人員較多，則我方應有專人出面，按照有關禮儀規範，為雙方人員引見、介紹。
接待來賓時介紹的順序是先介紹主人，後介紹客人。若賓主雙方需要介紹的人員較多，則應依照身份的高低順序，先將我方人員的姓名、職務一一介紹給來賓，再將來賓一一介紹給我方人員。彼此見面後，即由我方接待人員引導到預定的會客室。
對於來自外地或海外的重要客人，接待人員應專程提前趕往機場、碼頭或火車站，迎接客人的到來。當客人到達時，應主動上前對客人表示歡迎和問候，並就有關事宜進行簡單的介紹。接着，陪同來賓乘坐我方為之準備的車輛，駛往下榻地點。客人抵達住地後，儘可能妥善安排，使客人有賓至如歸之感，如向客人提供活動的日程安排表，本地地圖和旅遊指南，向客人介紹餐廳用膳時間及主要的接待安排，瞭解客人的健康狀況及服務要求等。將客人送到客房後，迎接人員不必久留，以便讓客人更衣、休息和處理個人事務，分手前應約好下次見面的時間及聯繫方法等。