(一)規章概述
辦公室是公司的重要的綜合管理部門，有的稱為辦公廳，有的稱為綜合部，有的稱為行政管理部，有的叫做祕書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務的綜合協調部門。歸納起來，辦公室的職責主要是三個方面：一是協調公司內部各部門之間的行政關係，為各部門的生產經營活動提供相應的服務;二是對外代表公司處理相關行政事務，是宣傳公司、推廣公司的重要的部門;三是領導的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達的作用。辦公室不僅是公司形象的體現，也是公司管理水平的體現。因此，加強對辦公室事務的管理，是公司管理的基礎工作。
辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面，文書檔案通常是辦公室必管的內容;機關財務、後勤服務有的是辦公室的工作內容，有的可能有獨立的機構負責;為公司高級管理人員提供工作服務條件，比如車輛的安排、祕書、生活接待等也是辦公室的職責。因此，辦公室管理制度是綜合性的，機關的全部可能都是它的工作範圍。各公司要根據本公司的辦公室的職責、權限，制定相應的系列管理辦法，以便於做好辦公室的管理工作。
(二)主要內容
辦公室管理制度的主要內容，一般要通過若干獨立的規章制度反映出來。從通常的辦公室的職能考慮，主要管理辦法有以下幾個方面：
1.辦公室管理辦法;
2.辦公室主任崗位責任管理辦法;
3.值班室管理辦法;
4.值班管理辦法;
5.公司圖書管理辦法;
6.公司電算中心管理辦法;
7.計算機安全管理辦法;
8.公司衞生、安全管理辦法等。
(三)製作要求
制定辦公室管理制度要求根據不同崗位做出相應的規範性要求，力求使每個員工都能按照規範的要求履行各自的職責，保證公司的辦公活動正常、順利地開展。由於不同崗位的要求不同，所以通常不可能用一部統一的規章約束各個方面的工作，因此，實際操作中，可以由各個部門根據各自的職責範圍提出相應的管理辦法，然後彙編起來供員工遵守執行。
(四)範本
格式一________公司辦公室管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，制定本辦法。
2.辦公室主任對辦公室管理負有直接的責任。
3.本辦法所指行政事務包括檔案管理、印鑑管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。
4.檔案管理
(説明：寫明檔案管理的基本要求、職責、責任等)
5.印鑑管理
(説明：寫明印鑑的刻制、使用、保管等內容)
6.公文打印管理
(説明：寫明公文打印管理的程序、印刷質量等內容)
7.用品管理
(説明：寫明用品管理的原則、人員、程序等)
8.庫房管理
(説明：寫明庫房保管人的權限、職責、安全防火防盜等)
9.報刊及郵發管理
(説明：寫明相關的要求)
10.辦公室接待事務管理
(説明：寫明接待的標準等內容)
11.辦公室對外聯絡
(説明：寫明對外聯絡的批准程序、費用的審批等)
12.辦公室其他事務的管理
13.辦公室衞生管理
13.1辦公室負責保持全公司公共場所的整潔、衞生，定期打掃;
13.2公司領導的辦公室的衞生由後勤辦負責;
13.3辦公室應定期組織開展全公司的衞生檢查，保持良好的辦公條件。
14.辦公室各部門可根據本辦法制定相應的工作細則和崗位責任。
15.本辦法自發布之日起施行。
格式二________公司辦公室主任工作責任管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.辦公室主任應當負責督促、檢查行政部門對國家的方針政策、上級指示和經理辦公會議決定的貫徹執行。
2.定期組織收集、分析、綜合公司生產、行政各方面的情況，主動做好典型經驗的調查總結，及時向董事長、總經理彙報、請示工作，並定期向上級書面彙報。
3.根據總經理提出的指示，負責組織總經理主持的工作會議，安排做好會務工作。
4.負責起草總經理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告，主動為總經理當好參謀。
5.組織起草總公司文件(對各職能科室以公司名義起草的文件負責審核)，做好公司文件的編號、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。
6.組織做好公司印鑑和介紹信的使用保管、函電收發和報刊收訂分發工作，及時編寫公司大事記。
7.會同其他部門負責協調安排涉及多部門領導參加的各種會議。
8.組織做好來客接待和車輛的管理工作。
9.指導做好電話話務與機線維修工作。
10.根據總經理提出的方針目標要求，及時編制本室方針目標，並組織檢查、診斷、落實。
11.負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的制定和管理，並對辦公用品、用具標準化及各科室文明辦公進行檢查督促。
12.負責完成總經理臨時交辦的各項任務。
13.辦公室主任職權
13.1有權向公司各部門索取必要的資料和情況;
13.2對公司經理會議決議和經理指示的貫徹執行情況，有權檢查督促;
13.3有權催促各部門按時按要求完成上級機關下達的工作任務;
13.4有權督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作;
13.5有權按公司的指示協調各部門之間的工作關係;
13.6有權安排調度車輛的使用;
13.7對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權;
13.8對不符合上級規定或質量不高、效果不大的文件、資料有權拒絕打印發放;
13.9對要求多部門領導參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力;
13.10有權根據公司總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。
14.辦公室主任職責
14.1對得知生產行政工作出現異常情況，未能及時向總經理反映，以致造成重大損失負責;
14.2對公司行文發生差錯、收集與整理的資料失實造成嚴重後果負責;
14.3對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損壞負責;
14.4對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發生丟失、誤傳現象，影響工作負責;
14.5對印鑑、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良後果負責;
14.6對所屬服務工作質量差，造成不良影響負責;
14.7對本室所屬崗位發生設備、人身、交通、火災事故負責;
14.8對未及時根據公司方針目標要求編制好本室方針目標以及未及時檢查、診斷和落實負責。
15.本辦法自發布之日起施行。
格式三________公司值班室管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關的事項。
2.熟悉業務，認真鑽研，提高業務水平，文明值班，積極妥善地處理好職責範圍內的一切業務。
3.重大、緊急和超出職責範圍內的業務，應及時向上級業務指揮部門、公司領導彙報和請示，以便把工作做好。
4.加強安全責任，保守機密，不得向無關人員泄露有關公司內部的情況。
5.維護好室內秩序，做到整潔衞生，禁止在工作時間大聲喧譁，無關人員不得隨便進入該室。愛護公物，杜絕浪費。
6.堅持批評與自我批評，團結互助，互相尊重。
7.遇有特殊情況需換班或代班者必須經室主任或值班主管同意，否則責任自負。
8.按規定時間交接班，不得遲到早退，並在交班前寫好值班記錄，以便分清責任。
9.本辦法自公佈之日起施行。
格式四________公司值班管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.為完善值班管理制度，做好值班工作，制定本辦法。
2.公司於節假日及工作時間以外辦理一切事務，除由主管人員在各自職守內負責外，應另派員工值班處理下列事項：
2.1臨時發生事件及各項必要措施;
2.2指揮監督保安人員及值勤工人;
2.3預防災害、盜竊及其他危機事項;
2.4隨時注意安全措施與公務保密;
2.5公司交辦的各項事宜。
3.本公司員工值班，其時間規定如下：
3.1自星期一至星期六每日下午下班時起至次日上午上班時間止。
3.2例假日：日班上午8時起至下午5時止(可隨辦公時間的變更而變更);夜班下午5時半起至次日上午8時止。
4.員工值班安排表由各部門編排，於上月底公佈並通知值班人員按時值班。並應配置值日牌，寫明值班員工的姓名懸掛於明顯地方。
5.值班員工應按照規定時間在指定場所連續執行任務，不得中途停歇或隨意外出，並須在本公司或工廠內所指定的地方食宿。
6.值班員工遇有事情發生可先行處理，事後再行報告。如遇其職權不能處理的，應立即通報並請示主管領導辦理。
7.值班員工收到電文應分別依下列方式處理：
7.1屬於職權範圍內的可即時處理;
7.2非職權所及，視其性質應立即聯繫有關部門負責人處理;
7.3密件或限時信件應立即原封保管，於上班時呈送有關領導;
7.4值班員工應將值班時所處理的事項填寫報告表，於交班後送主管領導轉呈檢查，報告表另定。
8.值班員工如遇緊急事件處理得當，使公司減少損失者，公司視其情節給予嘉獎。
9.值班員工在值班時間內，擅離職守應給予記大過處分;因情節嚴重造成損失者，從重論處。
10.值班員工因病和其他原因不能值班的，應先行請假或請其他員工代理並呈准，出差時亦同，代理者應負一切責任。
11.本公司員工值班可領取值班津貼，其標準另定。
12.本辦法自發布之日起施行。
格式五________公司前台值班管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.本辦法適用於公司前台接待工作。
2.前台及各樓層值班人員，統稱值班員。
3.值班員上班須着工作裝、化淡粧。
4.值班員要按以下程序工作：8時15分到公司，穿工作服，檢查打卡機，8時30分收卡。由公司派車接送上班的員工，因堵車或其他非主觀原因不能準時上班的，不以遲到論，但要註明原因。
5.值班員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪高層領導的客人，要問清事先有無預約，並主動通知被找領導;客人到領導辦公室後，應主動遞送茶水;客人離開後，應及時收拾茶杯。
6.各樓層的值班員，應視本樓層的具體情況，參照前台的工作程序做好工作。值班員要保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。
7.會議室開會時，應事先做好清潔工作，並主動給參加會議的人員倒茶水。會議結束後，立即清理會議室。
8.值班員應推遲30分鐘下班，各樓層值班員下班前應先關好空調整機並檢查各辦公室，發現裏面沒有人時，應鎖門關燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離開時通知前台。當天值班的前台值班員，亦應在員工下班後巡邏樓層，確保安全後，方可離開。
9.值班員違反本辦法或其他與其本職工作相關的工作制度的，視情節給予其批評，或處________元以上________元以下罰款;屢教不改的，扣除當月獎金直至給予辭退處理。
10.本辦法自發布之日起施行。
格式六________公司電算中心管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.為了維護公司電算中心工作秩序，做好電腦保密工作，制定本辦法。
2.本辦法適用公司電算中心及其員工。各部門應當參照本辦法，制定本部門的電腦管理細則，報總公司電算中心備案。
3.電算中心員工應遵守公司的保密規定，禁止非電算中心人員進入電算中心。輸入電腦的信息屬公司機密，未經批准不準向任何人提供、泄露。違者視情節輕重給予處理。
4.電算中心員工必須按照要求和規定，科學地採集、輸入、輸出信息，為集團領導和有關部門決策提供信息資料。採集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。
5.信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電算中心。
6.電算中心員工應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。
7.電算中心應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報財務部。
8.嚴禁將電腦用於私人學習或玩遊戲。違犯者視情節輕重給予罰款處理或行政處分;屢教不改者予以除名。
9.電算中心設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，否則造成設備損壞的應照價賠償。
10.本辦法自發布之日起施行。
格式七________公司計算機安全管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.總則
為加強對公司計算機的安全管理，防止泄密，維護公司利益，制定本辦法。
2.適用範圍
本辦法涉及的計算機設備，包括電算中心計算機設備及由電算中心負責安裝在其他部門或單位的計算機設備。
3.病毒防護要求
3.1裝有軟驅的微機一律不得入網;
3.2對於聯網的計算機，任何人在未經批准的情況下，不得向計算機網絡拷入軟件或文檔;
3.3對於尚未聯網的計算機，其軟件的安裝由電算中心負責;
3.4任何計算機需安裝軟件時，由相關專業負責人提出書面報告，經經理同意後，由電算中心負責安裝;
3.5所有計算機不得安裝遊戲軟件;
3.6數據的備份由相關專業負責人管理，備份用的軟盤由專業負責人提供;
3.7軟盤在使用前，必須確保無病毒;
3.8使用人在離開前應退出系統並關機;
3.9任何人未經保管人同意，不得使用他人的計算機;
4.病毒防範措施
4.1由電算中心指定專人負責電算中心管轄範圍內所有計算機的病毒檢測和清理工作;
4.2由電算中心起草防病毒作業計劃(含檢測週期、時間、方式、工具及責任人)，報電算中心經理批准後實施;
4.3由各專業負責人和電算中心的專人，根據上述作業計劃按時(每週最少一次)進行檢測工作，並填寫檢測記錄;
4.4由電算中心經理負責對防病毒措施的落實情況進行監督。
5.硬件保護及保養要求
5.1除電算中心負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機或相關的設備;
5.2硬件維護人員在拆卸計算機時，必須採取必要的防靜電措施;
5.3硬件維護人員在作業完成後或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原;
5.4要求各專業負責人認真落實所轄計算機及配套設備的使用和保養責任;
5.5要求各專業負責人採取必要措施，確保所用的計算機及外設始終處於整潔和良好的狀態;
5.6所有帶鎖的計算機，在使用完畢或離去前必須上鎖;
5.7對於關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電保護電源。
6.硬件防範措施
6.1各單位所轄計算機的使用、清洗和保養工作，由相應專業負責人負責。
6.2各專業負責人必須經常檢查所轄計算機及外設的狀況，及時發現和解決問題。
7.獎懲辦法
由於計算機設備已逐步成為我們工作中必不可少的重要工具，因此，電算中心決定將計算機的管理納入對各專業負責人的考核範圍，並將嚴格實行。
7.1凡是有下列情況之一的，除責令糾正外，可以扣發當月獎金：
7.1.1計算機感染病毒;
7.1.2私自安裝和使用未經許可的軟件(含遊戲);
7.1.3計算機具有密碼功能卻未使用;
7.1.4離開計算機卻未退出系統或關機;
7.1.5擅自使用他人計算機或外設造成不良影響;
7.1.6沒有及時檢查或清潔計算機及相關外設。
7.2凡是具有下列情況之一，造成公司經濟損失的，應當扣發當月獎金，情節嚴重的，可扣3～6個月的獎金：
7.2.1違章作業;
7.2.2保管不當;
7.2.3擅自安裝、使用硬件和電氣裝置。
7.3造成硬件的損壞或丟失的，其損失由當事人如數賠償。
8.本辦法自公佈之日起施行。
格式八________公司圖書管理辦法
年 月 日(
)辦字第 號
1.總則
1.1為加強對公司圖書的管理，提高圖書利用效率，鼓勵員工多讀書、讀好書，制定本辦法;
1.2本公司圖書的管理，除另有規定外，均依本辦法辦理。
2.本公司圖書由總務科圖書室負責管理，並於每年5月和12月下旬各清點一次。
3.新購圖書除按順序編號外，應將書名、出版社名稱、著作者、冊數、出版日期、購買日期、金額及其他有關資料詳細登記於“本公司圖書館登記總簿”並填製圖書卡插放於圖書之末頁。
4.本公司圖書由總務科圖書室編制目錄卡以供員工查閲。
5.借書人以本公司員工為限。
6.辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書，概不得外借，必須閲覽者限於當日歸還，其借還手續比照本辦法規定辦理。
7.一般書報雜誌可隨意閲覽，閲畢應歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業務有關資料剪貼供公司參考不在此限。
8.員工所借圖書，如遇清點或公務上需參考時，應隨時通知收回，借書人不得拒絕。
9.員工的借書分個別借書與科別借書兩種。科別借書係指屬某科之專用圖書，由單位主管具名借用。
10.借書時間限辦公時間內上午10時30分至11時，下午1時至3時30分，其他時間概不受理。
11.借書期間一律為1個月，到期應即歸還，倘有特殊事由需續借者，務必辦理續借手續，但以續借一次為限。
12.借書冊數以10冊為限。
13.科別借書期間與冊數不受前兩條的限制，遇調(離)職應將借用圖書全部歸還。
14.員工欲借書應先查閲圖書目錄卡片，填寫借閲單，持單向管理員取書，管理員將圖書交借書人，應先抽出圖書卡，由借書人簽章後，一併與借閲單妥為保管。
15.員工還書時應將所借圖書交予管理員收訖，管理員除將借閲單歸還借書人作廢外，並應將圖書卡歸放書內。
16.員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、塗寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。
17.員工借書期限屆滿，經通知仍不還書者，或遇清點期而仍不還者，除未還書前應停止其借書權外，必要時，可予以通報。
18.本辦法自公佈之日起施行。