辦公室規章制度4篇

(一)規章概述

辦公室是公司的重要的綜合管理部門，有的稱為辦公廳，有的稱為綜合部，有的稱為行政管理部，有的叫做祕書處，等等。名稱雖然不同，但職能基本差不多，都是公司的行政事務的綜合協調部門。歸納起來，辦公室的職責主要是三個方面：一是協調公司內部各部門之間的行政關係，為各部門的生產經營活動提供相應的服務;二是對外代表公司處理相關行政事務，是宣傳公司、推廣公司的重要的部門;三是領導的助手和參謀，對行政指令起到上傳下達的作用。辦公室不僅是公司形象的體現，也是公司管理水平的體現。因此，加強對辦公室事務的管理，是公司管理的基礎工作。

辦公室工作千頭萬緒，涉及公司的方方面面，文書檔案通常是辦公室必管的內容;機關財務、後勤服務有的是辦公室的工作內容，有的可能有獨立的機構負責;為公司高級管理人員提供工作服務條件，比如車輛的安排、祕書、生活接待等也是辦公室的職責。因此，辦公室管理制度是綜合性的，機關的全部可能都是它的工作範圍。各公司要根據本公司的辦公室的職責、權限，制定相應的系列管理辦法，以便於做好辦公室的管理工作。

(二)主要內容

辦公室管理制度的主要內容，一般要通過若干獨立的規章制度反映出來。從通常的辦公室的職能考慮，主要管理辦法有以下幾個方面：

1.辦公室管理辦法;

2.辦公室主任崗位責任管理辦法;

3.值班室管理辦法;

4.值班管理辦法;

5.公司圖書管理辦法;

6.公司電算中心管理辦法;

7.計算機安全管理辦法;

8.公司衞生、安全管理辦法等。

(三)製作要求

制定辦公室管理制度要求根據不同崗位做出相應的規範性要求，力求使每個員工都能按照規範的要求履行各自的職責，保證公司的辦公活動正常、順利地開展。由於不同崗位的要求不同，所以通常不可能用一部統一的規章約束各個方面的工作，因此，實際操作中，可以由各個部門根據各自的職責範圍提出相應的管理辦法，然後彙編起來供員工遵守執行。

(四)範本

格式一________公司辦公室管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.為加強公司行政事務管理，理順公司內部關係，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，制定本辦法。

2.辦公室主任對辦公室管理負有直接的責任。

3.本辦法所指行政事務包括檔案管理、印鑑管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。

4.檔案管理

(説明：寫明檔案管理的基本要求、職責、責任等)

5.印鑑管理

(説明：寫明印鑑的刻制、使用、保管等內容)

6.公文打印管理

(説明：寫明公文打印管理的程序、印刷質量等內容)

7.用品管理

(説明：寫明用品管理的原則、人員、程序等)

8.庫房管理

(説明：寫明庫房保管人的權限、職責、安全防火防盜等)

9.報刊及郵發管理

(説明：寫明相關的要求)

10.辦公室接待事務管理

(説明：寫明接待的標準等內容)

11.辦公室對外聯絡

(説明：寫明對外聯絡的批准程序、費用的審批等)

12.辦公室其他事務的管理

13.辦公室衞生管理

13.1辦公室負責保持全公司公共場所的整潔、衞生，定期打掃;

13.2公司領導的辦公室的衞生由後勤辦負責;

13.3辦公室應定期組織開展全公司的衞生檢查，保持良好的辦公條件。

14.辦公室各部門可根據本辦法制定相應的工作細則和崗位責任。

15.本辦法自發布之日起施行。

格式二________公司辦公室主任工作責任管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.辦公室主任應當負責督促、檢查行政部門對國家的方針政策、上級指示和經理辦公會議決定的貫徹執行。

2.定期組織收集、分析、綜合公司生產、行政各方面的情況，主動做好典型經驗的調查總結，及時向董事長、總經理彙報、請示工作，並定期向上級書面彙報。

3.根據總經理提出的指示，負責組織總經理主持的工作會議，安排做好會務工作。

4.負責起草總經理授意的綜合性工作計劃、總結和工作報告，主動為總經理當好參謀。

5.組織起草總公司文件(對各職能科室以公司名義起草的文件負責審核)，做好公司文件的編號、打印、發放以及行政文件的立卷、歸檔、保管工作。

6.組織做好公司印鑑和介紹信的使用保管、函電收發和報刊收訂分發工作，及時編寫公司大事記。

7.會同其他部門負責協調安排涉及多部門領導參加的各種會議。

8.組織做好來客接待和車輛的管理工作。

9.指導做好電話話務與機線維修工作。

10.根據總經理提出的方針目標要求，及時編制本室方針目標，並組織檢查、診斷、落實。

11.負責公司辦公用房的分配調整及辦公用品、用具標準的制定和管理，並對辦公用品、用具標準化及各科室文明辦公進行檢查督促。

12.負責完成總經理臨時交辦的各項任務。

13.辦公室主任職權

13.1有權向公司各部門索取必要的資料和情況;

13.2對公司經理會議決議和經理指示的貫徹執行情況，有權檢查督促;

13.3有權催促各部門按時按要求完成上級機關下達的工作任務;

13.4有權督促各部門及時做好文件、資料的立卷、歸檔工作;

13.5有權按公司的指示協調各部門之間的工作關係;

13.6有權安排調度車輛的使用;

13.7對各科室以公司名義起草的文件有審核和校正權;

13.8對不符合上級規定或質量不高、效果不大的文件、資料有權拒絕打印發放;

13.9對要求多部門領導參加的會議有綜合平衡或精簡壓縮的權力;

13.10有權根據公司總經理的指示，對辦公用房進行分配和調整，對辦公用品、用具標準化進行檢查、督促。

14.辦公室主任職責

14.1對得知生產行政工作出現異常情況，未能及時向總經理反映，以致造成重大損失負責;

14.2對公司行文發生差錯、收集與整理的資料失實造成嚴重後果負責;

14.3對機密文件和文書檔案管理不嚴，發生失密、泄密或丟失、損壞負責;

14.4對公文、函件、報刊、電報傳遞不及時或發生丟失、誤傳現象，影響工作負責;

14.5對印鑑、介紹信管理不嚴，使用不當造成不良後果負責;

14.6對所屬服務工作質量差，造成不良影響負責;

14.7對本室所屬崗位發生設備、人身、交通、火災事故負責;

14.8對未及時根據公司方針目標要求編制好本室方針目標以及未及時檢查、診斷和落實負責。

15.本辦法自發布之日起施行。

格式三________公司值班室管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.堅守工作崗位，不得擅離職守，不做與值班無關的事項。

2.熟悉業務，認真鑽研，提高業務水平，文明值班，積極妥善地處理好職責範圍內的一切業務。

3.重大、緊急和超出職責範圍內的業務，應及時向上級業務指揮部門、公司領導彙報和請示，以便把工作做好。

4.加強安全責任，保守機密，不得向無關人員泄露有關公司內部的情況。

5.維護好室內秩序，做到整潔衞生，禁止在工作時間大聲喧譁，無關人員不得隨便進入該室。愛護公物，杜絕浪費。

6.堅持批評與自我批評，團結互助，互相尊重。

7.遇有特殊情況需換班或代班者必須經室主任或值班主管同意，否則責任自負。

8.按規定時間交接班，不得遲到早退，並在交班前寫好值班記錄，以便分清責任。

9.本辦法自公佈之日起施行。

格式四________公司值班管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.為完善值班管理制度，做好值班工作，制定本辦法。

2.公司於節假日及工作時間以外辦理一切事務，除由主管人員在各自職守內負責外，應另派員工值班處理下列事項：

2.1臨時發生事件及各項必要措施;

2.2指揮監督保安人員及值勤工人;

2.3預防災害、盜竊及其他危機事項;

2.4隨時注意安全措施與公務保密;

2.5公司交辦的各項事宜。

3.本公司員工值班，其時間規定如下：

3.1自星期一至星期六每日下午下班時起至次日上午上班時間止。

3.2例假日：日班上午8時起至下午5時止(可隨辦公時間的變更而變更);夜班下午5時半起至次日上午8時止。

4.員工值班安排表由各部門編排，於上月底公佈並通知值班人員按時值班。並應配置值日牌，寫明值班員工的姓名懸掛於明顯地方。

5.值班員工應按照規定時間在指定場所連續執行任務，不得中途停歇或隨意外出，並須在本公司或工廠內所指定的地方食宿。

6.值班員工遇有事情發生可先行處理，事後再行報告。如遇其職權不能處理的，應立即通報並請示主管領導辦理。

7.值班員工收到電文應分別依下列方式處理：

7.1屬於職權範圍內的可即時處理;

7.2非職權所及，視其性質應立即聯繫有關部門負責人處理;

7.3密件或限時信件應立即原封保管，於上班時呈送有關領導;

7.4值班員工應將值班時所處理的事項填寫報告表，於交班後送主管領導轉呈檢查，報告表另定。

8.值班員工如遇緊急事件處理得當，使公司減少損失者，公司視其情節給予嘉獎。

9.值班員工在值班時間內，擅離職守應給予記大過處分;因情節嚴重造成損失者，從重論處。

10.值班員工因病和其他原因不能值班的，應先行請假或請其他員工代理並呈准，出差時亦同，代理者應負一切責任。

11.本公司員工值班可領取值班津貼，其標準另定。

12.本辦法自發布之日起施行。

格式五________公司前台值班管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.本辦法適用於公司前台接待工作。

2.前台及各樓層值班人員，統稱值班員。

3.值班員上班須着工作裝、化淡粧。

4.值班員要按以下程序工作：8時15分到公司，穿工作服，檢查打卡機，8時30分收卡。由公司派車接送上班的員工，因堵車或其他非主觀原因不能準時上班的，不以遲到論，但要註明原因。

5.值班員對待員工或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪高層領導的客人，要問清事先有無預約，並主動通知被找領導;客人到領導辦公室後，應主動遞送茶水;客人離開後，應及時收拾茶杯。

6.各樓層的值班員，應視本樓層的具體情況，參照前台的工作程序做好工作。值班員要保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。

7.會議室開會時，應事先做好清潔工作，並主動給參加會議的人員倒茶水。會議結束後，立即清理會議室。

8.值班員應推遲30分鐘下班，各樓層值班員下班前應先關好空調整機並檢查各辦公室，發現裏面沒有人時，應鎖門關燈，做到人離燈滅。如有員工確因工作需要須加班時，要告知其離開時通知前台。當天值班的前台值班員，亦應在員工下班後巡邏樓層，確保安全後，方可離開。

9.值班員違反本辦法或其他與其本職工作相關的工作制度的，視情節給予其批評，或處________元以上________元以下罰款;屢教不改的，扣除當月獎金直至給予辭退處理。

10.本辦法自發布之日起施行。

格式六________公司電算中心管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.為了維護公司電算中心工作秩序，做好電腦保密工作，制定本辦法。

2.本辦法適用公司電算中心及其員工。各部門應當參照本辦法，制定本部門的電腦管理細則，報總公司電算中心備案。

3.電算中心員工應遵守公司的保密規定，禁止非電算中心人員進入電算中心。輸入電腦的信息屬公司機密，未經批准不準向任何人提供、泄露。違者視情節輕重給予處理。

4.電算中心員工必須按照要求和規定，科學地採集、輸入、輸出信息，為集團領導和有關部門決策提供信息資料。採集、輸入信息以及時、準確、全面為原則。

5.信息載體必須安全存放、保管、防止丟失或失效。任何人不得將信息載體帶出電算中心。

6.電算中心員工應愛護各種設備，降低消耗、費用。對各種設備應按規範要求操作、保養。發現故障，應及時報請維修，以免影響工作。

7.電算中心應每月統計核算費用上報辦公室，同時抄報財務部。

8.嚴禁將電腦用於私人學習或玩遊戲。違犯者視情節輕重給予罰款處理或行政處分;屢教不改者予以除名。

9.電算中心設備應由專業人員操作、使用。禁止非專業人員操作、使用，否則造成設備損壞的應照價賠償。

10.本辦法自發布之日起施行。

格式七________公司計算機安全管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.總則

為加強對公司計算機的安全管理，防止泄密，維護公司利益，制定本辦法。

2.適用範圍

本辦法涉及的計算機設備，包括電算中心計算機設備及由電算中心負責安裝在其他部門或單位的計算機設備。

3.病毒防護要求

3.1裝有軟驅的微機一律不得入網;

3.2對於聯網的計算機，任何人在未經批准的情況下，不得向計算機網絡拷入軟件或文檔;

3.3對於尚未聯網的計算機，其軟件的安裝由電算中心負責;

3.4任何計算機需安裝軟件時，由相關專業負責人提出書面報告，經經理同意後，由電算中心負責安裝;

3.5所有計算機不得安裝遊戲軟件;

3.6數據的備份由相關專業負責人管理，備份用的軟盤由專業負責人提供;

3.7軟盤在使用前，必須確保無病毒;

3.8使用人在離開前應退出系統並關機;

3.9任何人未經保管人同意，不得使用他人的計算機;

4.病毒防範措施

4.1由電算中心指定專人負責電算中心管轄範圍內所有計算機的病毒檢測和清理工作;

4.2由電算中心起草防病毒作業計劃(含檢測週期、時間、方式、工具及責任人)，報電算中心經理批准後實施;

4.3由各專業負責人和電算中心的專人，根據上述作業計劃按時(每週最少一次)進行檢測工作，並填寫檢測記錄;

4.4由電算中心經理負責對防病毒措施的落實情況進行監督。

5.硬件保護及保養要求

5.1除電算中心負責硬件維護的人員外，任何人不得隨意拆卸所使用的計算機或相關的設備;

5.2硬件維護人員在拆卸計算機時，必須採取必要的防靜電措施;

5.3硬件維護人員在作業完成後或準備離去時，必須將所拆卸的設備復原;

5.4要求各專業負責人認真落實所轄計算機及配套設備的使用和保養責任;

5.5要求各專業負責人採取必要措施，確保所用的計算機及外設始終處於整潔和良好的狀態;

5.6所有帶鎖的計算機，在使用完畢或離去前必須上鎖;

5.7對於關鍵的電腦設備應配備必要的斷電繼電保護電源。

6.硬件防範措施

6.1各單位所轄計算機的使用、清洗和保養工作，由相應專業負責人負責。

6.2各專業負責人必須經常檢查所轄計算機及外設的狀況，及時發現和解決問題。

7.獎懲辦法

由於計算機設備已逐步成為我們工作中必不可少的重要工具，因此，電算中心決定將計算機的管理納入對各專業負責人的考核範圍，並將嚴格實行。

7.1凡是有下列情況之一的，除責令糾正外，可以扣發當月獎金：

7.1.1計算機感染病毒;

7.1.2私自安裝和使用未經許可的軟件(含遊戲);

7.1.3計算機具有密碼功能卻未使用;

7.1.4離開計算機卻未退出系統或關機;

7.1.5擅自使用他人計算機或外設造成不良影響;

7.1.6沒有及時檢查或清潔計算機及相關外設。

7.2凡是具有下列情況之一，造成公司經濟損失的，應當扣發當月獎金，情節嚴重的，可扣3～6個月的獎金：

7.2.1違章作業;

7.2.2保管不當;

7.2.3擅自安裝、使用硬件和電氣裝置。

7.3造成硬件的損壞或丟失的，其損失由當事人如數賠償。

8.本辦法自公佈之日起施行。

格式八________公司圖書管理辦法

年　月　日(

)辦第　號

1.總則

1.1為加強對公司圖書的管理，提高圖書利用效率，鼓勵員工多讀書、讀好書，制定本辦法;

1.2本公司圖書的管理，除另有規定外，均依本辦法辦理。

2.本公司圖書由總務科圖書室負責管理，並於每年5月和12月下旬各清點一次。

3.新購圖書除按順序編號外，應將書名、出版社名稱、著作者、冊數、出版日期、購買日期、金額及其他有關資料詳細登記於“本公司圖書館登記總簿”並填製圖書卡插放於圖書之末頁。

4.本公司圖書由總務科圖書室編制目錄卡以供員工查閲。

5.借書人以本公司員工為限。

6.辭典、珍貴圖書或被指定為公共參考圖書，概不得外借，必須閲覽者限於當日歸還，其借還手續比照本辦法規定辦理。

7.一般書報雜誌可隨意閲覽，閲畢應歸回原處，不得擅自攜出公司或撕剪，但公司廣告、公告及其他與業務有關資料剪貼供公司參考不在此限。

8.員工所借圖書，如遇清點或公務上需參考時，應隨時通知收回，借書人不得拒絕。

9.員工的借書分個別借書與科別借書兩種。科別借書係指屬某科之專用圖書，由單位主管具名借用。

10.借書時間限辦公時間內上午10時30分至11時，下午1時至3時30分，其他時間概不受理。

11.借書期間一律為1個月，到期應即歸還，倘有特殊事由需續借者，務必辦理續借手續，但以續借一次為限。

12.借書冊數以10冊為限。

13.科別借書期間與冊數不受前兩條的限制，遇調(離)職應將借用圖書全部歸還。

14.員工欲借書應先查閲圖書目錄卡片，填寫借閲單，持單向管理員取書，管理員將圖書交借書人，應先抽出圖書卡，由借書人簽章後，一併與借閲單妥為保管。

15.員工還書時應將所借圖書交予管理員收訖，管理員除將借閲單歸還借書人作廢外，並應將圖書卡歸放書內。

16.員工借出圖書不得批改、圈點、畫線、折角、塗寫，如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購賠或照原價加倍賠償。

17.員工借書期限屆滿，經通知仍不還書者，或遇清點期而仍不還者，除未還書前應停止其借書權外，必要時，可予以通報。

18.本辦法自公佈之日起施行。

第一章 總則

一、 為了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情況，特制訂本制度。

二、 本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。

三、 切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。

四、 辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。

第二章 職責範圍

一、 辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。

二、 負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料信息收集編撰等文工作。

三、 負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衞生管理等工作，保證各項事務有序開展。

四、 協調各部門之間的行政關係，為各部門工作開展提供相應的服務。

五、 負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。

六、 收集各部門反饋信息和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。

七、 協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。

第三章 工作規範

一、 辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行為規範，相關規定按照員工守則細則執行。

二、 辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。

第四章 辦公室事務管理

一、 文書管理制度

文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據自己的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內外部發文文件;而文書特指內部一般性傳閲資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把文件、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。

(一) 文件管理制度

第一條 管理要點

1、 為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、 文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、 制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。

4、 根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文記錄，以備查閲。

第二條 制度規範

1、 文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、 公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、 公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、 機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、 各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。

7、 辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。

8、 按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、 根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管籤批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、 內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、 借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬

(二) 文書管理制度

第一條 管理要點

1、 為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、 文書管理範圍包括：一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、 除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。

4、 根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條 制度規範

1、 根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、 按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、 行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表;閲讀者需認真學習並簽名備註。

4、 按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、 根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬;須上級審批同意，方可銷燬。

6、 辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、 違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條 流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閲→清退→審批→銷燬

(三) 檔案管理制度

第一條 管理要點

1、 為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、 檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、 根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。

第二條 制度規範

1、 應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、 所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、 各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管籤，審核通過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。

5、 檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、 檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條 流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退

二、 辦公用品管理制度

第一條 管理要點

1、 為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、 辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、 辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、 辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條 制度規範

1、 公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、 辦公用品購置應遵循以下程序：每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部籤後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經部門主管批准。

3、 根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、 各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄;因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、 任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、 辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、 辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、 管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

第三條 管理流程設計

編制《需求計劃表》 審批 採購 入庫登記 發放

編制需求計劃 統計申購情況 月末清算彙總 出庫登記

三、 圖書管理制度

第一條 管理要點

1、 為了讓大家有一個良好的借閲環境、快捷的辦理手續，規範圖書管理工作。

2、 圖書管理人員嚴格按照制度中規定準時到崗，服務到位，保證借還流程有序進行。

3、 根據圖書類別，對圖書進行編號，並製作目錄卡以備員工查閲。

第二條 制度規範

1、 各部門可根據實際工作需要，申請申購圖書。

2、 按照各部門的實際需求申購圖書，辦公室每季度負責採購圖書1-2次。

3、 對所有圖書進行分類整理，貼上類別標籤並編號登記，註明購進日期、作者、出版社及其他有必要的項目。

4、 按照規定時間借閲圖書、歸還圖書;借閲期滿，未按時辦理續借手續經通知仍未還書者，按照規定進行懲處。

5、 借書人員妥善保管好圖書，不得在書中圈點、畫線、塗寫，如嚴重損害或丟失圖書，需做出相應的賠償，丟失圖書者全額賠償。

6、 圖書管理員定期對圖書進行清點，如遇圖書丟失，查明原因，報部門主管，按指示行事。

第三條 管理流程設計

1、 申購流程：填寫申購單→審批→採購→圖書入庫登記

2、 借還流程：查閲圖書目錄卡→填寫借閲單→圖書卡籤→圖書借閲→續借圖書，再次填寫圖書借閲單

四、 會議管理制度

第一條 管理要點

1、 為了提高會議質量，促進有效溝通，提高行動能力，進而規範會議管理。

2、 根據公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。

3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。

4、 會議負責人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限;提高會議主持人控制會議進程的能力與水平，保證會議實效。

5、 按照制度規定，嚴格會議管理，參會人員準時參加會議，並遵守會議紀律。

6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準備工作。

第二條 制度規範

1、 收集會議議題，根據選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。

2、 會議主持人負責會議的召開並負責現場秩序的維護，行政專員負責做好相應的會議記錄。

3、 行政專員根據參會人員的發言狀況及相關事項，及時整理好會議記要或者會議決議，打印並張貼。

4、 按照時間排列，將所有會議記錄文資料和電子資料同步整理並歸檔。

5、 會議記錄為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閲應嚴格按照文書管理制度規定執行。

第三條 管理流程設計

會前：確定議題、會上所需資料準備、通知→會中：積極參與，做好會議記錄→會後：整理會議記錄→張貼→歸檔整理

五、 清潔衞生管理制度

第一條 管理要點

1、 為了營造一個良好的工作環境，樹立公司形象，保證清潔衞生管理工作順利進行。

2、 按照規定，清潔人員完成所有規定項目，並達到相應潔淨標準。

3、 辦公室管理人員為第一責任人，管理所有清潔項目並不定時對衞生進行保持與維護。

第二條 制度規範

1、 清潔區域包括：辦公區域、衞生間、會議室、地板及其他納入在內的區域。

2、 按照排班安排，輪流打掃清潔，行政人事部人員負責衞生檢查工作。

3、 清潔衞生實行衞生責任制，辦公室管理人員負責管理辦公室所有區域的清潔衞生，當日值日生按時做好所有的清潔，監督者及時做好相應的督察。

4、 由辦公室管理員不定時對清潔衞生進行維護，保證地面整潔，茶水供應，洗手間的整潔和衞生紙供應等工作。

5、 值日生在規定時間內做好所有清潔項目，填寫《清潔衞生值日表》，監督員認真核實，並填寫《清潔衞生監督表》。

6、 未按要求清潔者，按照規定予以處罰。

第三條 流程設計

安排清潔排班→完成清潔項目→填值日表→監督檢查→填寫監督表→辦公室人員執行維護→發現問題→執行處理

六、 日常事務管理

(一) 接待管理

第一條 來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格自己要求，做到言行、禮儀規範。

第三條 接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，並奉上茶水，做好一系列的後續工作。

第四條 流程設計：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理客人走後清潔

(二) 報刊收發整理

第一條 辦公室管理人員按照公司實際需要，訂閲報刊，做出計劃預算，負責辦理訂閲的有關手續。

第二條 辦公室管理人員負責每日收取報紙並整理放置在公共閲覽資料架上，報紙、內部刊物可隨意閲覽，但不得帶出公司或隨意撕剪，閲畢放回原位。

第三條 任何人不得隨意將公司內部刊物挪為他用。

第四條 報紙每週更換一次，所有報紙每季度處理一次。

第五條 流程設計：收發報刊→整理→放置資料架→定期清理

(三) 後勤管理

第一條 為了認真貫徹公司的各種制度，充分發揮和調動員工的積極性和主動性，根據實際嚴格制度。

第二條 後勤管理分為日常清潔衞生管理和考勤登記彙總管理工作。

第三條 辦公室人員負責每日的清潔衞生監督和維護，及時提醒值日生和監督者做好相應工作。

第四條 根據外出工作人員情況，及時督促其按時填寫外出工作時間登記，如實填寫時間及外出事由。

第五條 辦公室人員每週進行一次外出工作時間統計，每兩週進行一次考勤彙總統計，月末根據外出工作時間登記進行總的考勤彙總。

第六條 流程設計：監督→如實審核→彙總登記→報表

(四) 文化宣傳管理

第一條 負責公司內部文化活動的宣傳和落實工作，同時負責公司外部的宣傳維護工作。

第二條 根據需要，及時收集信息、加工信息，做好信息傳遞工作。

第三條 關注國家政策法規，及時記錄政策動向，製作簡報以供學習。

第四條 收集與工作有關的學習資料，豐富大家的知識面，附上籤閲單進行進度跟蹤。

第五條 流程設計：獲取信息來源→編輯整理→張貼→學習→存檔

(五) 其他事務

第一條 名片製作、收發傳真等其他事務。

第二條 負責公司文書的打印複印工作。

第三條 負責樹木花卉的養護工作。

第四條 協助其他部門工作，完成上級交代的其他任務。

附則

第一條 本制度由行政辦公室制定，解釋權歸辦公室。

第二條 本辦法由總經理核准後實施，修改時亦同。

辦公室規章制度

為了進一步加強辦公室的管理，確保各項工作的順利展開，營造一個良好的辦公室環境，特制定本制度：

基本制度

1、進入辦公室必須着裝整潔。

2、在辦公室自覺講普通話，禁止喧譁、説笑、打鬧，説粗話、髒話。

3、愛護辦公室的各項設施，隨時保持辦公室乾淨、整潔、營造一個良好的工作環境。

4、不得利用辦公室會客、聚會、不得在辦公室吃飯，更不允許吸煙。

5、各部門務必及時、認真遞交下個月的工作計劃和上一月的工作總結。

6、辦公室工作由辦公室人員全面負責，其他部門予以配合。

7、不準私自動用辦公室物品，如需應向辦公室登記並做好領取記錄。

會議制度

1、參會時，不遲到、不早退;有病、有事的確不能出席會議者應先請假，同意後方有效。

2、開會時，務必做好會議記錄，以便及時安排和佈置工作。

3、每次例會後，各部須交書面報告和工作計劃。

4、各項會議制度應充分堅持民主、認真、廣泛聽取每位成員的意見。

值班制度

1、值班人員必須按時到辦公室。

2、工作中必須熱情、禮貌、認真的原則。

3、在值班記錄本上詳細的記錄當日的值班情況。

4、做好辦公室清潔衞生。

一、嚴格遵守伙食管理委員會及辦公室的各項規章制度

二、辦公室例會每週一次，辦公室主任可依具體情況取消或臨時召開會議

三、所有參加會議人員必須遵守會議時間，有事者須提前向主任請假。遲到三次、請假三次均按曠會一次處理，曠會達三次者，取消其辦公室職務。

四、定期檢查各部工作落實情況，針對各部辦公室值班、清掃工作、參加會議情況及各部的定期工作總結進行考核。

五、辦公室負責夥管會物品管理和維護，對物品的使用進行登記。

六、夥管會制度、通知、通報、比賽結果、獲獎情況等文件和信息由辦公室蒐集整理和保管，非辦公室人員不得擅自動用辦公室文件。

七、堅決做好對夥管會辦公室各類文件、信息的編號和立卷歸檔以及保密工作。

八、對各部評比、推薦的先進個人、優秀幹部及違紀人員名單進行彙總公佈。

學生伙食管理委員會辦公室