文件記錄管理制度 篇1
為規範我廠體系文件的管理,特制定此考核制度,具體如下:
1、文件發放要編號標識,建立發放記錄,並歸檔保存,文件發放記錄要求部門、數量、簽收人、日期(有分發號的需註明分發號),每缺一項處罰10元。
2、記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,應使用黑色或藍色中性筆或鋼筆填寫,同一頁上只能使用一種顏色的筆,不得隨意塗改,每發現一次不按時記錄處罰10元。
3、記錄表上的日期“年月日”應用阿拉伯數字寫清楚、完整(如20xx年4月1日),不準塗改,每發現一次不按規範寫的處罰10元。
4、記錄表上的“星期”應用中文一、二、三、四、五、六、日填寫清楚(如星期一),不準塗改,每發現一次不按規範寫的處罰10元。
5、記錄表上的體系文件編號,編號與現行體系文件編號不符的應及時改正(如lt—55應改為yl—80),改正編號時應將舊編號單槓劃去,沒有編號的要按現行體系文件編號要求編號,檢查中每發現一次未按規定編號的或改正編號的處罰5-10元。
6、各種相關記錄中的相關欄目都應該填寫,記錄表不適用時應及時更改,檢查中每發現一項空缺處罰車間10元(如記錄表中的交班人、接班人、負責人每班都要填寫清楚),記錄表中不填寫的欄目,應將欄目單槓劃去,每發現一處或一次不填寫而沒有劃掉的欄目處罰10元。
7、記錄表各欄目內所填寫的數據必須與所標示的單位一致,如因表格印製等原因導致標示單位與數據記錄的不一致時,應修改相應欄內的標示單位或換算成表格內標示單位,每發現一處或一次單位不統一的情況處罰10元。
8、各種記錄表如崗位員工因人為原因寫錯時應及時更改,更改可在原處劃改或貼改,劃改用黑色或藍色中性筆或鋼筆,雙線把原記錄劃掉,使原記錄可辨,並保證塗改率小於1%,檢查中每發現一次不按規範更改的處罰10元。
9、對於公司、厂部識別的不符合(不合格),相關車間應及時制定糾正措施和預防措施並將不符合(不合格)報告報厂部技術科,對於沒有按時彙報的每推遲一天處罰20元。
10、對超出操作規程及作業指導書中所規定的數據範圍的情況要分析原因並追究有關人員的違章操作責任,未採取相關整改措施的每發現一次處罰10—30元。
11、各車間應在每個月2號以前將所有涉及體系的各種記錄按日期整理好並自查,不符合體系文件記錄要求的要及時整改,厂部每月將對各車間進行不定期檢查,檢查中發現的問題按相關規定進行考核。
12、對現場檢查中的提問,崗位操作人員應能準確回答操作要領以及設備保養等的“應知應會”內容,對於未能正確回答有關“應知應會”內容的每發現一次處罰車間10元。
13、各生產崗位都應該有內容齊全的操作規程,並粘貼上牆,檢查中每發現一處無操作規程處罰相關車間30元,未粘貼上牆處罰責任人10元。
14、車間日檢、周檢記錄以及各種原始記錄、台帳、統計報表必須完善,檢查中每發現一處不完善處罰相關車間10—30元。
文件記錄管理制度 篇2
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內部各部門來往文書,從行文、收發、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發、歸檔由綜合管理部統一辦理,綜合管理部指定人員負責往來文書的打印、複製、收發、登記、分類、校對、監印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責公司內部文件的收發、登記、歸檔,建立文件的`收發登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批覆、報告、通知、通告、決定、函、會議紀要等,要求按公文規定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關呈報的請示、報告及公司關於人、財務方面的重要決定,發文字號為:×公司發[××年號]第×號。
第六條 公司內部行文及對外發文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發人均須簽字方可行文。
第七條 發文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記後,方可蓋章行文。
第八條 打印、複印資料憑部門負責人簽字的打印、複印申請單,任何人不得打印、複印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發文件涉及到多部門時,由主辦部門與有關部門協商會籤。
第十條 綜合管理部對傳閲的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統一管理,有關部門分類管理相關檔案,以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設專門檔案工作,負責管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進行收集、整理、立卷、鑑定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關單位的來往信件,各種協議、合同;
2、公司會議記錄、紀要、決定;
3、公司制訂的計劃、統計、預算、決算、工作總結;
4、會議形成的領導講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協議、報告等;
6、公司各部門的發文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發給各部門的抄送信件;
9、公司營業執照、税務登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術資料、方案。
第十五條 檔案的借閲
1、借閲檔案要履行借閲手續。借閲檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閲的,需經部門負責人及綜合管理部負責人批准。
2、借檔人不得私自轉借、拆卸、調換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點、畫線、塗改、不經允許不得複印檔案。
3、文件複製需經綜合管理部負責人批准。
文件記錄管理制度 篇3
一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件，具體由辦公室負責。
二、對上級部門發來的文件，要進行文件、文號、機要編號的核定、登記。
三、本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。
四、凡正式文件在經登記後由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閲籤後，分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急件應立刻呈送領導（或分管領導）閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完。
五、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。