辦公室如何在企業發展中更好地發揮職能作用
在當前企業改革進一步深化，市場競爭進一步激烈和業務發展更加繁重的情況下，辦公室如何在企業發展中更好的發揮職能作用，為中心工作服務，這是一個必需認真研究和認真思考的問題。就此，本人談幾點粗淺的看法。
一、辦公室工作要定位在適應市場要求、促進企業發展上
辦公室作為企業的辦事部門，其工作的出發點和落腳點，必須要定位在適應市場要求、促進企業發展上，看在企業發展中盡力如何，作用如何，成效如何，當前企業正處於激烈的市場競爭和生存壓力之中，處於為適應市場而深入進行的改革和調理之中，處於各種矛盾的紛繁交織之中，處於向現代企業的邁進之中，面臨大量的新情況、新問題，辦公室從其職能出發，應是在企業適應市場、加快發展中更為敏感的部門，研究問題更深入、更深刻的部門，更具有前瞻性的部門，推進各項工作更好的參謀設計部門。企業發展中的種種現實矛盾和需要，迫切要求辦公室把自己的工作定位於更好的為企業發展服務上來，站在市場經濟的潮頭和企業發展的前沿，認識和適應市場，瞭解和掌握企業發展的各處難點，把握企業發展的各種趨勢，深入企業發展之中，在促進、推動和導向企業發展中起重要的輔助作用。
辦公室在緊緊盯着全局目標實現中的重點、難點、熱點、敏感點問題思考、設計和開展工作，為領導決策提供智力服務，為推進各項工作搞好相應的組織協調。辦公室工作的好壞，不僅僅看其自身的微觀目標，更重要的是看其在保證實施全局宏觀目標中所起的作用。
在職能發揮上，要由單純的服務向主動超前地研究問題，更好地參與中心工作的推進和決策的貫徹落實上轉變。辦公室工作的出發點和主要檢驗標就是看其為企業發展的服水平，其主要工作成果體現於為領導決策服務和參與中心工作的推進上，因此，辦公室必抓住全局中的一些重害問題，超思考，深入研究，向領導提出真知灼見的意見和建議，要廣泛及時瞭解企業各個方面的動態，及時地掌握信息，為領導把握全局，制定決策，指導工作提出參考和依據，要把握工作進展，瞭解發展趨勢，善於發現問題，借鑑各方面經驗，為領導指導推進具體工作提出切實可行的操作意見。
要站在企業發展的前沿，深入調查、研究和思考問題，為領導當好參謀助手。要做到“五個字”即：前：站在企業發展的前沿，始終掌握、瞭解全局發展中的一些要害性的問題，如改革、競爭、發展的情況、動態、問題、發展趨勢等。掌握領導的思路，有自己深入的思考。高：要站的高一些，把握大局。要明大局，明政策，明趨勢，明下情，明經驗、明思路。這樣起草的材料才能有全局指導意義。才能切中改革、經營、等工作中的要害。寬：眼界要寬，知識面要寬，研推動企業發展的“招法”要寬。遠：要看得遠，力爭遠見卓識，有超前性。要面向來，即能見微知著，又能把握下步企業發展的大趨勢，這樣才能幫助領導超前思考問題，推動企業不斷髮展。深：即研究問題，起草材料要深一些，有深刻的思想，深入的分析，以給人以啟迪。
要注意及時提供準確而豐富的信息，為領導決策服務，要根據中心工作的需要和領導所關注的事項，把握重點，抓住熱點，突出特點，及時提供各方面信息。信息工作之所想，應是領導之所思，信息工作之所憂，應是領導之慮，信息工作之所謀，應是領導之所急。
要注意總結好得經驗，及時掌握傾向性問題，好得經驗有全局指導意義，即能為領導所關注，提供解決某個問題的思路，又能為各單位借鑑。辦公室要善於發現和總結好的經驗為推動全局工作服務。傾向性問題是全局發展和推動某項工作的制約性因素，應及時掌握反饋，以引起領導和有關方面的注意。
要強化服務意識，辦公室工作千頭萬緒，説到底就是一個服務問題，要認真貫徹上級部門確定的方針、政策，領會領導的工作意圖，全面履行各項職責職能，積極發揮主觀能動性，積極發揮參謀助手作用，主動為領導制定決策，實施決策提供服務。為機關為基層服務。
要注重工作效率和質量，薪酬制度改革後，辦公室工作台的外延大大擴展，內涵也更加豐富，。在新的形勢下，辦公室要從服務、服從於通信發展這個大局出發，注重工作台效率和工作台質量為促進通信更快發展做出貢獻。
要加強對外公關和內部協調，處理好各種矛盾和問題。當前，企業改革和發展的任務十分繁重，千頭萬緒，辦公室要從大局出發，與地方政府、部門和社會各方面，特別是新聞部門建立良好的工作聯繫，加大公關力度，積極正確引導輿論，如實的宣傳通信發展的方針政策和麪臨的困難，虛心聽取他們的意見和建議，積極爭取他們對通信的支持和理解。
加強宣傳工作，要積極利用通信企業的網絡優勢，在網絡媒體上開展各類宣傳。在內部注意協調好各種關係，加大督促力度，。
要把握好完成任務和主動服務的關係，辦公室每天都要辦很多領導工作中帶有執行性或比較具體的事務性工作，使領導能夠從繁雜的事務中解脱出來，以較多的時間和精力處理重大問題，辦公室要把握好完成任務和主動服務的關係，根據領導決策需要，調查收集各種信息材料，積極主動的為領導決策做好準備，並協助領導實施各項管理工作，督促檢查決策的招待情況，隨時向領導反饋意見，以便領導者不斷改進和調整工作部署。
一、加強信息調研，加大督查督辦工作力度，狠抓各項工作落實。
2003年辦公室將把信息調研和督查督辦工作作為辦公室的首要工作，經常深入基層進行調查研究，全面瞭解情況，準確掌握信息，緊緊圍繞市分公司的中心工作，把握關鍵，突出重點，及時準確提供“領導需要知道”和“需要領導知道”的信息，做到“謀”在關鍵處、“參”在點子上，充分發揮辦公室的參謀助手作用，加大督查力度，注重督辦實效，狠抓市分公司各種會議和公司領導安排的各項工作的檢查、落實和督辦工作。加強同各部門的工作聯繫，建立正常的協調督辦工作制度，使督查工作經常化、規範化，確保各項督查工作落到實處。
四、加強綜合協調作用，積極營造企業經營發展良好環境
2003年辦公室將注重發揮溝通上下、協調內外、聯繫左右的橋樑紐帶作用，圍繞企業發展的中心工作和領導的工作思路積極協調各方關係：一是主動與省公司和各縣（區）分公司保持密切聯繫，確保市分公司信息暢通、政令暢通；二是積極加強與地方黨委政府及相關業務職能部門的聯繫，為企業營造良好和諧的工作環境；三是加強同公司內部各職能部室的工作溝通和聯繫，為企業經營發展搞好協調和綜合服務工作。
2003年市分公司辦公室工作的總體思路是：高舉鄧小平理論偉大旗幟，全面貫徹落實黨的“十六大”精神，以“三個代表”重要思想為指導，以振興信陽通信事業為己任，以服務企業經營發展為中心，以加強信息調研，加大督查督辦為手段，以轉變工作作風，提高工作效率為重點，在市分公司領導的正確領導下，繼續解放思想，更新觀念，與時俱進，突出重點，協調各方，加強辦公室內部管理制度建設和黨風廉政建設，明確崗位職責，強化崗位責任制，加大常規工作的績效考核力度，努力塑造辦公室“廉潔、高效、團結、務實”的良好形象，充分發揮辦公室參與政務、管理事務、綜合服務的職能作用。
一、強化辦公室自身建設，努力提高辦公室整體素質
為積極適應企業發展面臨的新形勢、新機遇、新挑戰，辦公室全體同志應不斷加強黨的政策理論知識，通信業務知識、法律知識和市場經濟理論知識的學習，提高辦公室工作人員的政治覺悟和理論水平，培養強烈的事業心、責任心和甘於吃苦，樂於奉獻的敬業精神，提高工作效率和服務質量。繼續修訂完善《公文處理管理辦法》《會議管理辦法》《接待工作管理辦法》《辦公自動化管理辦法》等各項工作制度和管理辦法，進一步加強辦公自動化的延伸和推廣使用工作，提高公司公文的運轉速度，加快工作節奏。不斷加強辦公室自身建設，充分發揮溝通協調、信息諮詢、參謀助手的作用，保證辦公室各項工作快速、準確、有序運轉，開創辦公室工作的新局面。
二、認真履行辦公室職責，提高綜合服務水平
2、加強法制宣傳教育，做好法律事務工作
由於我國加入世貿組織和市場競爭的日趨激烈，2003年辦公室將以江澤民同志關於加強民主法制建設的重要論述為指導，圍繞國家“四五”普法在公司內部進行廣泛的法制宣傳教育活動和《電信條例》的宣傳學習，增強員工的法律意識，加強法律事務管理工作，建立健全合同的預案審查和備案管理制度。修訂完善《印章使用管理辦法》、《合同審查管理辦法》，加強對企業營業執照、印章的使用管理，切實有效預防和降低企業運營風險，最大限度的保護企業和廣大員工的的權益，確保企業和員工全年無重大違法事件發生。同時，做好並指導各縣（區）分公司做好企業的工商註冊年檢事宜，確保企業合法經營。
3、繼續做好企業的檔案、保密、信訪工作
當前是企業機構改革和市場競爭多元化的關鍵時期，加強企業員工對《保密法》知識的學習，加大保密宣傳教育力度，強化保密意識，加強對企業的文件和資料的管理，確保全年無重大失、泄密事件發生。檔案工作將繼續貫徹實施《檔案法》和《河南省檔案管理條例》，緊緊圍繞着企業的管理、發展和建設等中心工作，以提供服務和檔案開發利用為宗旨，狠抓檔案管理“三納入”和“四參加”制度的落實，加強檔案的設施、設備和檔案微機管理軟件操作系統的建設，為市分公司檔案管理晉升“國家二級”做好準備，同時完成光山、商城兩局的檔案部（省）級的複查認定工作，在地方組織的檔案、保密工作的檢查評比中爭創先進單位。信訪工作將繼續落實信訪目標管理責任制，為確保企業改革發展的穩定局面，市分公司與各單位簽訂《信陽市通信分公司穩定工作目標管理責任書》，按照“穩步紮實抓發展，全力以赴保穩定”的原則，根據“屬地管理”和“誰管理、誰負責”的要求，把職責範圍內的信訪問題解決在當地，決不能推諉扯皮，把矛盾推給上級，確保全年無集體上訪和越級上訪事件發生。
三、加強新聞宣傳工作，提升企業形象
2003年新聞宣傳工作繼續實行目標管理，納入績效考核的常規工作考核之中，具體按《2003年新聞宣傳目標任務及具體考核辦法》執行（文件附後），各單位的新聞宣傳工作將緊緊圍繞公司的整體工作部署，充分利用各種契機和各種傳播手段，“唱響主旋律，打好主動仗”，繼續做好公司更名後的形象宣傳，大力弘揚企業精神和企業文化，充分發揮新聞宣傳“外樹形象、內鼓士氣”的作用，為信陽通信改革、發展、穩定的大局營造良好的內外部環境。為此，希望各部門高度重視此項工作，建立健全新聞宣傳網絡，抓好隊伍建設，進一步提高信息員的業務素質和寫作水平，市分公司擬定於2003年召開1—2次信息、新聞宣傳工作總結交流會議，對優秀的信息員和新聞宣傳員進行表彰獎勵。各單位要為宣傳人員提供良好的工作條件，安排適當的工作時間和配備必要的宣傳工具，充分調動宣傳人員的積極性，圍繞公司的中心工作和公司領導關注的重大問題，積極正面報道，有效抑制負面新聞報道，正確引導社會輿論，藉助新聞媒體溝通用户，化解矛盾，疏導熱點，提高新聞宣傳工作的時效性和實用性。