如何做好祕書的工作 篇1
文祕人員，是一個機關、企事業單位不可或缺的組成部分，在單位裏起到一個舉足輕重的作用。文祕工作本來就是個苦差事，水平太高的可能不願意幹，而素質不高的也無法法勝任。因此説一個文祕人員素質的高低，直接體現着文祕工作的強弱，直接體現着該文祕人員是否對本職工作盡職盡責。那麼，如何做到一個高素質、合格的文祕人員呢?本人認為，應做到以下幾點。
一、具有過硬的文字功底，眼光敏鋭、高瞻遠矚。
一個合格的文祕人員，首先必須具有過硬的文字功底。也就是説，要具有一定的寫作基礎，博覽羣書，“吸眾家之長，補一己之短”。要敢於探索，勇於創新，勤于思考，勤於實踐，勤於動筆。“積流成河”，只有積累的素材多了，才可以有話可説，才可能有事可寫，日積月累，一個過硬的“文字城牆”才會逐漸築起、增厚。其次，要具有敏鋭的思維力。一個文祕人員要象新聞記者一樣，具有捕捉“新聞”的敏感性，做到腦活、嘴勤、眼快、腿勤。通過對一個單位一定時期的調查研究，要具有對該單位視察情況的洞察力，只有深挖細掘，寫出來的材料才具有鮮活性，才具有説服力。再次，眼光高瞻遠矚。文祕人員作為領導的得力助手，每天做好本職工作的同時，要學會領悟領導的意圖本領。協助領導起草一個綱領文件，要從站在領導或者説要高於領導的角度出發，深悟領導意圖，依據原則，高瞻遠識，勇於拓新。
二、做好各項事務的協調，當好領導的助手。
一個優秀的文祕人員，要想做好領導的參謀，當好領導的得力助手，並非僅坐在辦公室內起草文件，而是要走出去，做好各項事務的料理與協調，與領導分擔，解領導之憂。首先，要做好各種會議的協調工作。會議未開，文祕先行。領導講話材料的編排，參加人員的接待，會議記錄，會議各項事務的統籌安排等一切事宜，應先由文祕人員策化完畢，呈報領導審批後，再一錘定音。這樣，不僅能讓領導有時間去思考重要問題，而且也為會議的順利召開打下堅定的基礎，同時，也充分顯示出了一個優秀文祕人員較強的組織協調能力。其次，做好文件的上傳下達工作，文祕人員在做好單位文件編排工作的同時，要努力做好文件的上傳下達工作。可以説，文祕人員是領導的傳話筒。文件的上傳下達工作，看起來是一件非常容易之事，但真正做起來卻並非如此。對於一些文件，尤其是一些重要文件的上傳下達工作，要嚴謹了再嚴謹。誤悟領導意圖，錯傳錯發文件，就有可能使單位工作停滯不前或工作開展緩慢。因此説，文件上傳達工作的出色與否，直接體現着一個文祕人員“悟性”的高低，直接關係着文祕人員是否能真正地成為領導的得力助手。
三、有針對性地搞好本單位宣傳工作。
宣傳工作並非僅是一個單位宣傳部門分內之事，同時，也是一個合格文祕人員必須做到的工作。一個優秀的文祕人員把單位工作中好的的做法，通過通報、簡報、信息等方式，形成定性文件，對內傳閲的同時，更要通過手中之筆，把好的做法、思想通過報紙、廣播、電視等媒體向外宣傳出去，真正達到妙筆生輝的效果。這樣，既提高了文祕人員文件編排的能力，同時，又促進了文祕工作的開展。
文祕工作是一個機關、企事業單位的“智慧庫”，作為從事文祕工作的人員來説，要想真正當好單位領導的參謀，在“筆桿子”過硬的條件下，還必須在思想上與時俱進，勇於創新。
在靜態中看變化，在動態中求發展，在平淡中求創意，在發展中創效率，真正發揮文祕的作用，進一步把文祕工作做好、做細、做精。
如何做好祕書的工作 篇2
科長職務之小不言而喻，但其職責之重、地位之要也是顯而易見的。因此，當好小科長必須有大胸襟，不能因小失大。我結合自己當祕書科長的工作實踐，談幾點體會。
一、低調為人、謹慎處事是前提
要做事先做人，做好人才能做好事。作為祕書科的領導者，要把“文、事、會”等事情辦好，首先必須具備良好的品德修養，在做人做事上砥礪公道正派的道德品質、求真務實的工作作風和甘於奉獻的思想境界。具體説來，要做到以下幾個方面。
一是要找準定位，辦事到位不越位。祕書科長要擺正自己的位置，清楚自己的角色。多一步是越位，少一步是缺位，偏一步是錯位。要把握好工作分寸，不過、不錯、不缺。首先，要處理好參謀與決策的關係。要自覺站在領導的角度和高度，圍繞部門的中心工作，深入調查研究，全面收集信息，積極查找問題，出主意、想辦法、當高參。不做“應聲蟲”，不放“馬後炮”，有新觀點、新思路、新措施，能參在點子上，謀在關鍵處，提在需要時，力求達到“好雨知時節，當春乃發生;隨風潛入夜，潤物細無聲”的“春雨”境界。其次，要處理好做事和處事的關係。祕書科長是黨組決策的具體執行者，對一些具體問題要積極做好工作，果斷處理，不要將大小責任都往上推，但對領導已研究決定的事情或是重要和敏感問題，則不能隨意改變。如在執行過程中發現領導的決定確有問題需要更改，也要及時反饋由領導本人決定，若非授權，不可替代。再次，要處理好協調和協商的關係。祕書科長和業務科長是同級關係，但因工作原因，有些問題往往需要祕書科長牽頭協調處理。這時候就需要祕書科長充分發揮樞紐和橋樑作用，外求支持配合，內求團結協作，溝通情況，交流看法，傳達政令，解決問題，同時注意做好協商工作，重視對方的意見，以達成共識，協同推進工作的開展。
二是要務求實效，做事求成不求名。作為祕書科長，在單位裏有一定的威信。要建立起祕書科長的威信，除了具備一定的學識、才幹外，還要有個人的人格魅力。首先，個人品行要端正。凡事以大局為重，不玩弄權術，不搞小動作;工作中要注意突出領導班子和部門的作用，多做幕後的事情、台下的工作，不搶鏡頭，不出風頭。其次，工作作風要紮實。辦事講實效，工作講效率，不好大喜功，不誇誇其談，要有為機關服務的思想，放下架子，淡化等級觀念，強化服務意識。具體工作事務要認真安排，甚至要親力親為做好每一項工作。再次，面對榮譽要謙讓。祕書科長內外協調，迎來送往，必須熱情大方，性格開朗，具有較好的交際能力，但在成績榮譽面前卻要保持低調，因為祕書科的工作大多是協助性工作，雖然幹了很多事，但説起成績來，卻很難説是祕書科的。因此，祕書科長一定要有甘當無名英雄的思想和胸懷，這樣才能心平氣和，兢兢業業地做好本職工作。
三是要默默奉獻，幹事吃苦不叫苦。服務就意味着奉獻，沒有奉獻精神就搞不好服務。祕書科工作最大的規律就是“無規律”、“不由自主”，一年到頭都忙忙碌碌，加班加點連軸轉，既辛苦又清苦，不顯山、不露水。身為祕書科長應正確認識自己的工作和價值，正確處理苦與樂、得與失、局部與全局、家庭與事業、個人與集體的關係，甘當不為名利的“小草”、樂於奉獻的“蜜蜂”、恪盡職守的“螺絲釘”。任何時候都招之即來，來之能戰。對可預知的工作，早作準備;對臨時交辦的工作，快速反應，抓緊佈置辦理;對有時限要求的任務，千方百計按時完成;對沒有明確時限的任務，也要儘快落實。
二、悉心籌謀、盡心辦事是基礎
機關工作無小事。在繁雜的工作任務面前，祕書科長必須保持良好的心態，以正確的處事觀落實好各項工作，認真履行服務職責。
一是不以事小而不為。事務本身有大小之分、主次之別。祕書科長面對大量繁雜的事務，立足於抓大事、學會抓大事、善於抓大事是明智的，但小事不抓，日積月累，就會釀成大事，貽誤工作。特別是對那些看似小事但抓不好就可能影響工作、影響團結、影響領導情緒的，更不能聽之任之。這也是祕書科工作無小事的內涵之所在。對祕書科長來説，不管大事小事，不存在該不該抓的問題，只有抓的角度、力度的區別。
二是不以事雜而亂為。祕書科工作頭緒很多，任務瑣碎繁雜。祕書科長要清楚哪個該為，哪個不該為，做到一清二楚，不能亂為。不亂為，就要知重知輕，避免重要工作沒抓住，次要工作用過了勁，使過了頭。不亂為，就要知上知下。吃透了上情，辦事才有方向、有主心骨，摸透了下情，辦事才有的放矢。不亂為，就要知書知禮。知書，就是要多學習，提高理論水平，通曉方方面面的知識，辦事得心應手。知禮，是指工作方法多、講藝術。不僅辦了事，還能使大家心悦誠服，各方面都滿意。不亂為，就要知規知矩。沒有規矩不成方圓。祕書科是規矩之科。祕書科長更應成為講規矩的楷模，不管事情再多再雜，採用什麼方法解決，都不能忘了辦事的規矩。
三是不以事急而盲為。祕書科固定式、程序化的工作多，但意料外、突發性的事情也會隨時出現。祕書科長往往是急事和突發性事件的第一知情者，負責事件處置的第一道工序。在這種情況下，祕書科長必須政治敏感、頭腦冷靜。要泰然處之，切忌慌了手腳。不管事情多麼突然、多麼緊急，首先要冷靜地分析，根據上級要求和平時掌握的情況，及時召集有關部門商討對策，並依法依規提出解決方案，呈送領導。要沉着應付，切忌慌了神、亂了手腳。其次要邊請示邊按領導要求協調相關力量、組織相關力量進行處置。再次要有主見，切忌唯唯諾諾。面對急事或突發性事件，不能退縮，要大膽地往前站，做到胸有主見，既不亂表態、亂許願，又不唯唯諾諾、態度曖昧，避免在解決一種問題時埋下另一種隱患。
四是不以事難而怕為。在處置事務的過程中，不乏一些超出預見、超出職責、難以料理的事情。對這些事，是上推下卸繞着走，還是主動出擊、迎難而上，不僅反映祕書科長的工作水平，更主要的是檢驗祕書科長的職責感和工作態度。一個稱職的祕書科長，必須堅持不怕攬矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻煩。
三、科學管理、團結共事是關鍵
祕書科的工作很多是被動性、臨時性的，很多工作僅靠個人的長袖善舞是難以完成的，只有科裏全體同仁心往一處想、勁往一處使，才能幹好事、幹成事，才能實現“1+l>2”的整體效應。因此，培養團隊觀念和協助精神，對於祕書科長能否充分地履職盡責至關重要。
一要健全相關規章制度，突出規範管理。在制度的制定中，堅持運用“熱爐法則”的四個懲處原則：首先是熱爐火紅，不用手去摸也知道是熱的，是會灼傷人的——替告性原則;其次是每當人碰到熱爐時，肯定會被火灼傷——現實性原則;再次是當你碰到熱爐時，立即就被灼傷——及時性原則;最後是不管誰碰到火爐，都會被灼傷——公平性原則。要建立一種獎罰分明的機制，既不能讓“會哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“乾的不如不幹的，不幹的不如搗蛋的”怪圈。 二要科學制定工作標準，實行分類管理。對於科室的管理，不僅需要健全的規章制度，還應制定相應的工作標準和規範的運作機制，實施分類管理。日常工作要突出一個“嚴”字，對外接待要突出一個“細”字，綜合文字材料寫作要突出一個“精”字，文祕機要工作要突出一個“準”字，後勤服務要突出一個“高”字，從而帶動整個機關工作上新水平、新台階，不斷提升服務工作的質量和水平。
三要營造和諧融洽環境，強化人文管理。除了科學規範的規章制度和運行機制外，科室管理中也不能少了人情味。要堅持以人為本，盡力解決大家日常生活中的實際困難，使同志們真正感覺到組織和領導的關懷，從而激發工作的積極性。要把創造良好的工作環境視為重要的工作內容來抓，用良好的環境去影響人、改造人、約束人，營造一種勤奮學習、積極向上、努力開拓、團結協作、樂於奉獻的良好環境。要注重培養每位科室工作人員的團隊意識，正確處理分工與協作的關係，做到同心不分心，建功不爭功，補台不拆台，盡力不惜力，理解不誤解，倍加珍視同事的友誼，倍加珍愛集體的團結，倍加珍惜共事的機緣。
如何做好祕書的工作 篇3
文祕工作是各級行政機關的一項重要的、經常性的基礎工作，是機關辦公室的一個重要組成部分。工作中，領導要做到決策科學化，離不開文祕人員的協助。因為文祕人員一方面處理着大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮決策問題。另外，還能發揮他們瞭解全面情況，掌握多方面信息的優勢，輔助領導決策，提供合理合適的建議。黨政機關文祕人員更是領導的參謀和助手，擔負着聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務的重要角色。文祕人員的素質如何直接影響着部門和單位的形象，影響着黨和人民羣眾的聯繫。所以説，文祕工作雖然頭緒多，任務重，但是它的重要性決定着必須把工作搞好。
主動做好領導之間、部門之間的協調工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。並從過去偏重辦文辦事，轉變到即辦文辦事，又出謀劃策。
組織起草本單位工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度，對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。對單位進行的會議、學習、座談及調研情況等做詳細的記錄，並歸類保存。
開展調查研究，聚焦工作中出現的新情況、新問題和熱點、焦點問題，從政治、政策、從服務領導的角度出發，客觀分析問題，並及時向領導反映，提出合理性建議。
對上級機關的來文和下屬職員的報告，要及時轉交給領導，根據領導的批示，具體落實承辦，如期上報辦理結果。並且要學會領會領導的意思，做到想領導所想，急領導所急，辦領導想辦，使自己的工作具備超前性和預見性，真正成為領導的參謀助手。
文祕人員除了具備以上工作人員的基本條件外，還應自覺、全面地加強自身素質，努力把自己造就成為德才兼備，既合格又稱職的工作人員。
要有良好的思想素質。思想，思維活動的結果。一切根據和符合於客觀事實的思想是正確的思想，它對客觀事物的發展起促進作用。反之，則是對客觀事物的發展起到阻礙作用。因此文祕人員在工作中必須主動學習“三個代表”重要思想，科學發展觀等理論知識，武裝頭腦;博覽羣書，樹立積極向上的人生態度，有合乎實際的價值目標;要做到幹一行，愛一行，敬業愛崗，認真工作，奉獻自己的力量。
要有誠信的人品素質。文祕人員是領導身邊的工作人員，是同事的夥伴。因此在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意見，維護領導的權威，樹立領導的形象;與同事之間應團結一致，互幫互助，和睦友善，凝造良好的工作環境;對待自身要嚴格要求，提倡“三老”原則，做老實人，説老實話，幹老實事，樹立良好的信譽，説話、辦事講信用，答應領導的工作或別人的事情要按時、按要求完成。
要有健康的心理素質。首先要有自信，相信自己有能力、有把握完成領導派達的各項工作、任務。不自卑、不自負、不過高估計自己，有能力就幹，沒能力就學。其次是冷靜，在工作中，不要被工作多、任務重迷糊了眼睛，衝亂了思想，要學會穩定情緒、冷靜思考、合理安排、逐項辦理，出色完成任務。三是平衡，文祕人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多。要學會調整自己的心理平衡，對上忍，對下容，經得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得住刺激。
要有豐富的文化素質。博學多才，是對每個人素質的共同要求，也是共同渴求，但對於文祕人員來講，要把豐富的知識儲備作為基礎。基礎知識是文祕人員必須具備的最起碼的知識面，基礎知識越紮實、豐富，其工作潛能發揮就越大。對於專業知識的學習，不但要學會寫作的基本理論知識，還要掌握高水平的寫作技巧。另外也要了解熟悉本單位的行業專業知識，強化政策研究知識的學習。
要有紮實的業務素質。書面表達能力，就是要把思想按照規範的格式和要求轉化為文字的一種形式，是文祕人員最為經常性的工作，要完成好這項工作，就必須具備熟練的書面表達技巧，使文件內容行文流暢、語體得當、內容明曉、格式規範。口語表達能力，是文祕人員開展工作的基礎。作為領導的助手，上傳下達、組織協調、溝通交流等日常工作都離不開語言表達，因此要做到口齒清楚、語調平穩、條理分明、中心明確。獨立辦事能力，主要體現於較強的理解與溝通能力。即能快速理解領導決策意圖、能善於分類思索、能及時抓住事物的關鍵和實質，提出有效的解決方案並圓滿完成。
社會在進步，時代在發展，人們的觀念也在變化，文祕的職能也隨着辦公室職能人員的基本素質提出了更多更高要求，既要有完成各種任務的有形的素質能力，又要有無形的素質能力。所以説，作為一名文祕人員，只有在實踐中不斷學習，在學習中不斷鍛鍊，在鍛鍊中不斷領會自身的潛力，那樣才會成為德才兼備，合格稱職的工作人員;才能充分體現文祕人員的價值崗位。