目錄
一、 祕書的涵義
二、 祕書人員的稱謂、類別、層次
三、 祕書的職業特徵
四、 祕書工作的性質
五、 祕書工作的要求
六、 祕書工作的內容
七、國外祕書工作的職業特點和發展趨勢
八、各國祕書工作的發展簡況
一、 祕書的涵義
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①協助領導人聯繫接待，辦理文書和交辦事項的工作人員。②指祕書職務。③使館中職位低於參贊高於隨員的外交官。有一等祕書、二等祕書、三等祕書之分，在大使館館長領導下進行工作。享有外交特權和豁免。
從祕書職位的角度來看 "祕書"概念的發展變化。
祕書職位經歷了從官職向社會職業轉變的過程。
【（一）祕書官職化時代】
1.中國祕書官職化時代
在我國，"祕書"一詞最早出現於漢代。最初的含義是指物而非指人。
即帶有神祕色彩的圖書。根據古籍記載，這些圖書主要有兩類：
宮禁裏的祕籍，因為是宮禁內收藏的各種經典文獻，因而一般不予公開，故稱為"祕書"。如《晉書?荀勖傳》："及得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰之，以為中經，列在'祕書'。"
指讖緯圖籙。這是一種在漢代流行的宗教迷信，是巫師或方士製作的一種預算吉凶的隱語。
至東漢後期："祕書"不僅指物，也指機構和人員。
古代的祕書工作者，被稱為"史官"、"御史大夫"、"尚書"、"長史"、"主簿"等。
唯有一次例外，那就是東漢末年
魏王曹操為削弱當時位高權重的皇帝身邊的祕書機構--尚書枱的勢力，曾設祕書令，以"典尚書事"，這樣，祕書令不僅具有原先掌管圖書典籍的職能，而且還具有收發奏章、草擬和上傳下達的職責。
至清末，我國的祕書工作真正名實相符。
辛亥革命後，祕書的含義發生了質的變化。
其一：祕書一詞已完全擺脱了"圖書"的含義，從原先指物轉變為特指從事祕書工作的人或職位。
其二，對祕書人員所有的舊式稱謂全部退出了歷史舞台，對各級政府部門中從事祕書工作的人員或相關職位均以"祕書"相稱。
2.國外祕書官職化時代
西方發達國家的定義。國際職業祕書組織（英文全稱：professional secretaries international）
"祕書"這個詞來源於祕書工作保密者。指那些被國王和王后僱傭來保守國家和私人祕密的人.
今天cretary第一個字母s大寫的時候，意為部長或大臣，這是政府部門的高級官員
secretary of state 在英國是指（主管政府一部門的）國務大臣，在美國則指國務卿。
the secretary of state for foreign and commonwealth affairs意為外相
the secretary of state for home affairs 則是內政大臣
chief cabinet secretary 日本的"內閣官房長官"
沙特的石油部長、印度的外交部常務副部長等。
資產階級革命後，祕書職位主要承擔的是輔助性管理這一內涵開始得到社會的認可和接受。另外，國外私人祕書的發展歷史也相當悠久。
貴族成員多喜歡僱傭私人祕書為他們處理信箋、賬目和邀請函等。商人也有祕書，他們通常被叫做"辦事員"。如英國著名的政治學家和哲學家約翰?洛克就曾長期擔任著名領袖人物的私人祕書。16世紀英國的著名詩人約翰?鄧恩也曾是掌璽大臣的私人祕書。
總之，在祕書職業社會化以前，祕書主要指在政府部門中擔任高級官員的人或為政府部門及高級官員提供輔助服務的公職人員，因此，我們將這一時期成為祕書官職化時代。
【（二）祕書社會化時期】
1.國外祕書工作的社會化、職業化發展
英文secretary出現了另一個重要含義 ,祕書作為一種社會職業，開始確立。
第一個字母s小寫的時候，就泛指受僱傭在辦公室中從事處理信函、保管檔案、安排業務等普通意義上的祕書工作人員
2.我國祕書的社會化職業化發展
我國的私人祕書始於清朝，稱幕客
幕客也稱"西席、館師、賓師"等，俗稱師爺
由地方長官私人聘請，不拿官方俸祿,
不佔政府機構編制，是地方長官的私人祕書
改革開放以前，我國的祕書主要是一種行政職位。
改革開放後，祕書開始由官職走向社會化、職業化。
【（三）祕書和祕書實務的涵義】
祕書：是指以全面處理信息和事物的方式直接輔助領導者（或僱主）實施管理的人員。該定義可從3個角度來理解:
祕書服務的根本對象是領導者
祕書活動的基本方式是處理信息和事務
祕書活動的根本性質是輔助性
祕書實務:祕書工作者通過具體操作，直接作用於實際事和物的過程。
二、 祕書人員的稱謂、類別、層次
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【（一）祕書人員的稱謂】
社會上對祕書人員的各種稱謂
打字員、文祕、內勤、文書、文員、辦公室主任
“祕書工作”主管（培訓主管、業務主管）
“祕書工作”助理（人事助理、執行助理）
初級祕書、高級祕書等等
對這些稱謂的分析
對祕書稱謂的不規範帶來的問題
1.祕書稱謂的不統一給界定祕書職務帶來了困難，不利於對祕書人員進行科學的管理
2.容易造成祕書角色認知的差異，一個單位中同時存在祕書、文書等稱謂，使得非祕書稱謂的人員不能以祕書的角色規範來要求自己
3.不利於祕書學科基本術語的準確表達。
【（二）祕書的類別】
按祕書的從屬和服務對象的角度，可分公務祕書和私人祕書兩類
以祕書在組織內部的工作分工來分，可以分為：行政祕書、機要祕書、生活祕書、會議祕 書、文字祕書、信訪祕書、公關祕書
以祕書從事工作的行業特徵來分，可分為法律祕書、醫藥祕書、教育祕書、體育祕書、軍事祕書等
【（三）祕書的層次】
在祕書職位的縱向層次上分為：初級祕書、中級祕書和高級祕書。
包含4層含義：
體現了不同級別的祕書從低到高的不同輔助層次
體現了不同層次祕書工作量及相應的祕書結構比例
體現了不同層次的祕書在知識、經驗和能力上的級差
體現了不同層次的祕書人員在級別和工資待遇上的差別
三、 祕書的職業特徵
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【（一）祕書的職業特徵】
服務的直接性和穩定性
知識化和專業化
年輕化和女性化
【（二）祕書日益成為現代社會急需的軟人才】
祕書是"軟人才"中的代表之一。
祕書的職業通道很長，中國加入wto，為祕書提供了更加無限廣闊的發展空間。
四、 祕書工作的性質
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【（一）祕書的根本性質——輔助性】
輔助性是祕書部門天生的屬性
輔助性是領導工作對祕書工作的必然要求
輔助性是由祕書部門在管理體系中的地位所決定的
【（二）祕書工作的特徵】
與其他具有輔助性職能的工作相比，祕書工作具有以下的特徵：
1.中介性
祕書部門的這種中介性特徵一方面決定了祕書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了祕書工作是非獨立性的輔助工作。
2.直接性
祕書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設置上，在工作程序上
3.全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
4.服務性
人們把祕書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把祕書工作説成"沒大沒小，沒完沒了"。
5.被動性
祕書工作的的被動性。要求祕書人員一定要不越權、不越職。
祕書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6.潛隱性
祕書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
7.機密性
關於這點，我們將在後面具體闡述。
五、 祕書工作的要求
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主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"
【（一）祕書工作的"四個轉變" 】
祕書工作"三服務"（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）
祕書工作應該發揮"四個作用"（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）
實現"四個轉變"
1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；
2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；
3.從被動服務轉變為主動服務：
4.從憑老經驗辦事轉變為科學化管理。這四個轉變其實是對祕書人員提出了更高的要求，即祕書工作應該向着綜合處理信息、主動服務與科學化管理的方向發展，而這也是發達國家祕書工作的特點。
【（二）祕書工作的六個強調】
強調調查研究工作
強調信息工作
強調信訪工作
強調協調工作
強調督察工作
強調黨務、政務服務工作
六、 祕書工作的內容
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職能和職責的區別
職責是祕書人員在輔助管理的活動中所承擔的具體的工作內容。它具有多樣性和具體性的特徵，解決的是祕書應當做什麼的問題
職能則是祕書人員在職責範圍內一切活動所產生的整體功能，它具有宏觀性和概括性的特徵，它不僅解決祕書工作做什麼的問題，還要解決祕書工作為什麼做和應當怎樣做的問題。
【（一）祕書的職能】
1.輔助決策
（1） 輔助決策的含義：在決策過程中，在知識（包括理論）、能力（包括技術）、經驗和精力等方面給予決策主體全面的補償，以提高決策的科學性和時效性。
（2） 輔助決策的特徵：體現在以下幾個方面：
輔助內容的綜合性
輔助時間的經常性
輔助環節的全過程性
（3） 輔助決策的原則
超前原則
定位原則
信息原則
諫諍原則
（4） 輔助決策的過程
協助領導確定目標
協助領導設計方案
協助領導評優選優
協助領導實施反饋
2.協調關係
（1） 協調關係的含義：祕書的協調是指祕書人員在自己的職權範圍內，自覺地調整各類組織、各項工作、各個人員之間的關係，促進各項活動趨向同步化和和諧化，以實現組織目標的行為過程。
（2） 協調關係的特徵
從屬性
廣泛性
間接性
（3） 協調關係的原則
政策指導
客觀公正
平等協商
注重整體
靈活適度
（4） 協調關係的過程
摸清情況
找出癥結
恰當協調
督促落實
檢查反饋
3.處理信息
（1） 處理信息的含義：信息是指客觀存在的一切事物通過物質載體發出信號、消息、情報、數據、圖形、指令中所包含的一切有價值的內容。信息不是事物本身，而是表徵事物消息和信號中的內容。
（2） 處理信息的原則
及時性原則
保真性原則
適用性原則
預測性原則
（3） 處理信息的內容
歷史信息
上級信息
內部信息
公眾信息
社會信息
（4） 處理信息的過程
信息的收集
信息的加工
信息的傳遞
信息的反饋
信息的儲存
4.辦理事務
（1） 辦理事務的含義：事務是指一切同領導工作有關的日常具體工作。
（2） 辦理事務的特徵
綜合性
服務性
繁瑣性
突擊性
（3） 辦理事務的原則
被動中求主動
原則中求靈活
繁雜中求規範
（4） 辦理事務的程序
自然程序
理論程序
指令程序
法定程序
技術程序
習慣程序
【（二）祕書的職責】
大致也有以下11個方面：
日常事務管理（辦公室管理、通信管理、值班事務、日程管理、印章管理）
接待事務（來訪接待、安排服務等）
會議事務（會議安排、會場佈置、會議服務、會議文件的處理等）
行政事務
信訪事務（羣眾的來信來訪或顧客的投訴處理等）
調查研究事務（蒐集信息，提供可行性的方案供領導選擇）
文書檔案事務（文書撰寫、製作、處理和檔案管理）
寫作事務（各種文體的寫作）
協調工作（政策、工作、地區、部門、人際關係等)
督察工作（督促、檢查領導交辦批辦工作的落實情況）
其他領導臨時交辦的任務
七、國外祕書工作的職業特點和發展趨勢
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【（一）國外祕書工作的職業特點】
1.社會化、行業化
2.專業化、知識化
3.自動化、高科技化（既然技術能解決一切問題，能保證祕書的高效率工作，是否意味着未來的祕書工作將不再具有重大意義，祕書也將為機器所取代呢？）
4.科學化、制度化
以馬里蘭州初級大學為例，公共課有：速記、打字、閲讀與寫作、健康生活原則、辦公工作程序、計算機應用、祕書學、體育、會計學。
行政祕書的專業課程有：商業數學、企業法、簿記、演講、社會科學、行政祕書聽寫和錄音、行政祕書準則等。
法律祕書的專業課程有：美國政府組織和企業法、法律祕書準則、法律專門術語、法律祕書聽寫和錄音、法院及法律事務程序、聯邦及馬里蘭州法院條例等。
醫藥祕書的專業課程有：生物學、生理學、人體解剖學，心理學、醫藥學、醫藥專門術語、
美國 "祕書專業證書"（cps）考試，行政管理協會（ams）還舉辦了cam考試，英國有"特許祕書和行政人員工會"（icsa）
法國有祕書的職業培訓和考試製度，還在國家行政學院通過嚴格擇優培養高級祕書人才。
德國專門開辦了"歐洲祕書培訓班"，並由"歐洲祕書協會"和"國際貿易協會"聯合主持考試，合格者成為駐外機構的祕書。
日本由全國祕書協會主持cbs的資格考試。
【（二）國外祕書工作的發展趨勢】
1．祕書工作日益向智能型轉化。
2．祕書人員的學歷日益提高，祕書工作也日趨終身化。
3.對祕書理論的研究日益加強。
八、各國祕書工作的發展簡況
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（一）美國的祕書工作
1.美國祕書工作概況
2.美國祕書的分類和分級
（二）英國的祕書工作
1.英國祕書工作概況
2.英國國家祕書的分類
（三）德國的祕書工作
1.德國祕書工作概況
2.德國祕書的主要分類和各類祕書的工作概要
（四）法國的祕書工作
1.法國祕書工作概況
2.法國的政府祕書機構及其主要工作
（五）日本的祕書工作
1.日本的祕書與祕書工作概況
2.日本祕書的類別及其工作的主要內容
九、"國際行政管理者協會會"和祕書節
international association of administrative professionals 縮寫iaap，即"國際行政管理者協會會"，是世界上30多個國家和地區的祕書成員交流祕書工作經驗的中心和彙集互通信息的陣地。其前身為"國際職業祕書協會"（professional secretaries international），是當今世界有名的跨國性的職業組織。該組織成立於1942年，原名美國全國祕書協會，其總部設於美國密蘇里州堪薩斯城。會員4萬多人，700家分支機構，除美國的在職祕書外，包括歐、亞、拉美各洲30多個國家和地區，如英國、德國、意大利、瑞士、挪威、比利時、冰島、澳大利亞、日本、菲律賓、馬來西亞、新加坡、印度尼西亞、香港、台灣、巴西、祕魯、哥倫比亞、玻利維亞、巴拿馬以及南非等等。
其宗旨是：作為祕書的代言機構，維護祕書的合法利益；通過連續教育，提高祕書人員的素質和水平；介紹最新技術，增強業務技能，提高祕書的職業地位。
"國際行政管理者協會"提供給會員的刊物有：
《祕書》雜誌: 為國際祕書領域主要刊物，交流介紹祕書工作方面的新思想、新觀念、新動態、新技術
《祕書工作範例》: 為國際職業祕書協會同各分支機構中企業經理代表人物合作創辦的一種多方面綜合論述刊物，適用於各種辦公室環境，反映祕書職責的共同特性
《職業祕書道德準則》: 建立和傳播職業行為標準，體現祕書的職業道德觀念。
"國際行政管理者協會"每年舉辦"特許職業祕書考試"，於世界設250個考場同時進行，報考條件很嚴，高中生要有6年祕書工齡，大學生要有共6年的大學學齡和祕書工齡才能報考。有學士學位的人須完成一年經過證明的工作經驗亦能報考。考試科目為：企業法、企業行為科學、企業管理、人際學、祕書會計學、祕書技能、辦公室祕書工作程序等。考試連續進行12小時。1980年曾有6000人報考，1000人合格。合格者獲"特許職業祕書"資格（簡稱cps）。在美國，所有祕書都期望獲此資格，以求個人有所發展。
自1952年起，"國際行政管理者協會"還將每年4月最後一個工作周定為"祕書周"，該周的星期三定為祕書節，並舉行相關的慶祝活動。舉行這樣的慶祝會被認為是為了認同辦公室裏工作的祕書的貢獻，和吸引更多的人從事祕書或行政工作。XX年，"國際行政管理者協會"宣佈將祕書周和祕書日改名為行政專員周和行政專員日，與當今不斷變化的工作名稱和職責增加保持一致。
加拿大總理克雷蒂安的賀詞：
我很高興對參加XX年行政專員周和50週年慶典的各位致以最熱烈的祝賀。紀念週為領導者提供了一個認可在加拿大及世界各地行政人員所做出的貢獻的很好機會。行政專員工作高效，知識豐富，技能嫻熟，掌握了最新的辦公技術和具有異常完美的組織協調能力。我希望和領導者及其需要合作工作的人一起，為你們的辛勤工作和傑出貢獻致以真誠祝賀。