1.公文的概念
公文是用於公務活動的一種應用文書，是統治階級管理國家，處理政務時用來頒佈法律、法規、規章、傳達政策法令、請示和答覆問題、彙報情況、聯繫工作、制定計劃以及記載政務活動的重要工具。公文出自法定的機關單位，具有處理公務的合法效用。
2．公文的作用
公文是作為傳達和貫徹黨和國家的各項方針政策，代表法定作者處理、聯繫工作的工具。它有以下十個作用：
（1）發佈政令。通過公文傳達貫徹黨和國家方針政策，頒發政令、法規，動員羣眾實施，規定人們的行為規範，如國家機關依法發佈的命令、令、決定、通告、公告等。各種政令都是以文件的形式制定和發佈的，所以這種作用又可稱為公文的“法規作用”。
（2）領導與指導工作。上級機關通過發佈指示、決定、通知、計劃、會議紀要等公文，可以指導下級機關的工作。
（3）報告情況。下級機關通過報告、工作簡報、專題報告、調查報告、總結報告等向上級機關報告工作，以便上級瞭解情況，指導工作。
（4）請示事項。工作中遇到問題本機關又無權解決，可通過公文請求上級機關指示，作出決定或批准下級提出的意見。
（5）答覆問題。上級機關通過公文批覆下級機關請示的事項。
（6）商洽公務。在同級機關或不相隸屬的單位之間為了加強聯繫，通過介紹函件或通知、邀請，以互通情況，商討問題，互相配合，處理各種公務。
（7）交流經驗。通過簡報、通報、調查報告等公文向有關單位通報情況，交流經驗。
（8）告之信息。用通知、通報、公報等公文向有關單位或羣眾通報情況，告之信息。
（9）記載活動。如會議記錄、會議紀要、大事記等，記錄重大事項和問題。
（10）宣傳黨的方針政策，進行思想教育。領導機關發佈的許多文件如條例、規定、辦法等。
3．公文的分類
（1）公文的分類方法各種機關有各自不同的職責範圍，並依法形成了各自使用的公文種類。高級領導部門與基層單位，行政機關與業務機關，地方政府機關與軍事、外交、經濟、科技部門，它們所使用的公文除了共同種類之外，還各有不同的側重種類，各式各樣，差異很大，這就帶來公文分類學的複雜性，即從不同角度，有不同的分類法。
1）從文體的來源和使用範圍分，公文可分為對外文件、收來文件、內部文件三種。
2）從行文關係上分，可分為上行文、平行文、下行文三種。
3）從文件的機密性分，可分為機密文件、內部文件、公佈文件三種。
4）從文件的性質、作用分，可分為法規文件、行政文件、黨內文件三種。
5）從文件的使用範圍分，可分為通用文件、專用文件等。
（2）黨和國家機關通用公文的種類國務院辦公廳曾發佈的《國家行政機關公文處理辦法》，經過多年的實踐，修訂後的《辦法》從1994年1月1日起施行。把公文種類調整為十二類十三種，刪去“指令”、“決議”、“佈告”三個文種，將“議案”作為一個新文種列入主要公文種類。即：命令（令），議案，決定，指示，公告，通告，通知，通報，報告，請示，批覆，函，會議紀要。此外，中共中央辦公廳於1989年4月25日發佈的《中國共產黨各級領導機關文件處理條例（試行）》中，正式文件的種類裏還列有公報、條例、規定三個文種。這樣，現在常用的公文種類總共有十六種。
1）命令（令）；
2）議案；
3）決定；
4）指示；
5）公告；
6）通告；
7）通知；
8）通報；
9）報告；
10）請示；
11）批覆；
12）函；
13）會議紀要；
14）公報；
15）條例；
16）規定。
還有一些文種雖不在國務院辦公廳正式規定之內，實際上應用也很廣泛，同樣可能具有公文的性質，或在一定條件下具有公文的性質。如某些章程、辦法、計劃、協議書、電報、記錄、簡報、調查研究、首長講話稿等。
4．公文的結構
公文體式的結構包括：發文機關、發文號、祕密等級、緊急程度、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附註、主題詞、抄報、抄送機關、印發機關等項。
（1）文頭部分
1）發文機關。發文機關名稱或規範化簡稱加文件種類構成文件頭，用套紅大字居中印在公文首頁上部，以示莊重。
2）發文號。包括機關代字、年份、序號。如“國發［199×］×號”用黑體字標註於版頭下方居中或左下方，下邊用一紅線與正文區分，有的線中帶有五星。
3）祕密等級。公文內容涉及國家機密的，應根據機密程度，在公文頭的左角或右角，也可在正標題的左上方標明“絕密”、“機密”、“祕密”字樣。
4）緊急程度。公文內容緊急，在時間上要求緊急遞送的，應根據緊急程度在正文標題左上角註明“急”、“緊急”、“特急”、“限時送達”字樣。
5）簽發人。上報公文應當在發文號右側標註“簽發人”，“簽發人”後面標明簽發人姓名。
（2）行文部分
1）標題。根據字數可佔幾行，要排列正中，位於發文字號下方，字體比文件頭的字體小些，比正文的字體大些。通常由發文機關名稱、公文的事由和文種組成。
2）主送機關。是公文的致發對象，應標註在標題之下，正文之上靠左，並頂格書寫，其後用冒號。標註主送機關，要寫明其全稱、規範性簡稱或同類型機關的統稱，其名稱之前不能標出“主送”字樣。
3）正文。是公文的主體和核心內容。字體不能太小，字距行距要清晰。要求一文一事，文字準確、簡煉、邏輯清楚，標點正確。
4）附件。是附屬於公文正文之後的文字材料，是公文的重要組成部分。如有附件，應在正文之後、成文時間之前註明附件順序和名稱。
（3）文尾部分
1）印章。是公文制發機關對公文生效負責的憑證，除會議紀要和有特定版頭的普發性公文外，都應當加蓋發文機關印章。
2）成文時間。是公文生效的日期。成文日期應標註在公文“落款”即發文機關署名的下面，如無落款，可直接寫在正文右下方，必須以漢字標註。
3）附註。是用以對文內某些內容事項進行解釋説明的格式項目。標註在公文生效標識域以下，主題詞檢索標識域以上。
4）主題詞。是用以確切表達公文主旨的規範化名詞或名詞性詞組。主題詞必須準確、有慣次性，不能與標題混為一談。它的位置在文件尾部橫線之上，即抄送機關之上，由左向右排列，詞與詞之間要空一格，不能用標點符號。
5）抄報抄送機關。抄報抄送機關是受文的機關單位。標註在文件尾部的橫線之下，分列兩段，抄報機關在上，名稱要使用全稱或規範性簡稱。
6）印發機關。指發文機關的辦理部門。應在抄報抄送欄之下設印發機關欄，要標明公文印發機關或部門的全稱及印發時間。這裏的印發時間與成文時間不一樣，應晚於成文時間。