採取有力措施提高公文質量
公文是聯繫和處理工作的一種書面工具，在機關公務活動中發揮着及其重量作用。機關公文與其他公文相比，有其自身的特性。然而，由於受傳統與習慣的影響，對公文質量的重量性普遍認識不高，機關文祕人員受知識結構、專業水平所限，缺乏必要訓練，使得機關公文在質量上普遍偏低，影響了機關公文功效的正常發揮。
筆者僅就機關公文質量的現狀等問題提出一些淺見，以便引起辦公部門的重視。
一、存在的問題
1、文件使用不當，擬寫公文常有文種使用不當的情況，常見“報告”與“請示”文種混為一談。如擬寫公文標題：《北安市人民法院購置檔案裝具的請示報告》，但文尾還寫有：特此請示，請予批覆，顯而易見，這是一份請示文種公文，請求上級部門對文中的內容給予批覆。諸如此類，標題用“報告”文種，內容是“請示”，形式與內容的不統一，這就是請示與報告不分，給收文機關的登記辦文者帶來誤導，公文擬寫文種使用不當時，常會出現延誤公文處理時限，推遲辦理的情況。
2、聯合行文不規範
時常會遇到在聯合行文過程中，有些主辦機關的辦文者感情用事，提出文尾蓋印章時，要尊重聯合行文單位，我們客氣一些，印章蓋在最後。這種提法是錯誤的，兩個以上的機關聯合行文，主辦機關應排列在前，應該説這裏不存在尊重、客氣的問題，誰主辦誰在前。
3、成文日期模糊不清
常見機關打字員將公文的成文日期打成擬文日期，聯合行文的公文成文日期誤打成本機關的簽發日期或擬文日期。成立日期，關係文件的生效或形成時間。因此，必須寫得明確完整，一般的文件，以最後簽發機關簽發日期為準。
4、發文字號編寫不規範
發文字號是由發文機關編排的文件代號，它的作用一是統計發文的數量便於管理；二是查找和利用文件時，可以作為文件的代號使用。
有的機關文祕人員調動頻繁，工作出現斷層現象，加之公文知識培訓不夠，擬寫公文發文字號常出錯誤。例如：有的公文發文字號編寫為×××字第1999（3）號，有的公文發文字號編寫為（1999）×××字第024號，以上兩例均不規範，機關代字後都多加“字”“第”兩字，造成機關代字不簡潔、明瞭、應刪掉，發文字號應按機關代字、年份、順序號依法排列，規範的發文字號如：北安市人民法院的發文字號是：北法發（1999）20號。
總之，提高公文質量是一項重要的基礎工作。它是立卷歸檔工作的基本條件，也是檔案部門開展工作的重要基礎，只要各級辦公部門加以重視，並有計劃地進行檢查，採取必要的措施，及時糾正存在的問題，提高與保證公文質量是可以做到的。
二、採取的措施
1、提高文祕人員的思想素質。文祕人員要具備奉獻精神，求真務實的精神，開拓進取的精神和精誠協作的精神，只要文祕人員具備了這四種精神，就一定會有強烈的事業心和責任感和一絲不苟的精神，就能盡心盡力地完成工作任務。
2、提高文祕人員的業務素質，在改革開放，市場經濟的新形勢下，文祕人員為了適應新形勢的需要，要博覽羣書，加強各方面的修養，認真學習好《文書學》、《檔案管理學》和《機關應用文》等專業知識，加強專業知識的學習，開展必要的文祕知識培訓，使文祕人員練好基本功，適應工作需要。
3、文祕人員要當好領導的參謀和助手，要發揮主動性和創造性，不斷深入實際調查研究，全面熟悉本單位的工作情況，幫助領導出主意，想辦法，當好參謀，發現問題及時反映，卓有成效地完成好各項工作任務。
4、領導重視，切實加強對文祕工作的領導。領導要以身作則，教育全體幹警認清文祕工作的重要性和文祕工作在機關工作中的地位和作用，克服只重視本單位的專業工作，輕視文祕工作的認識。選擇文祕人員時，要把具有較高文化知識和各方面表現突出的同志選配到文祕崗位上來，同時，幫助文祕人員解決工作、生活中的實際問題，在政治待遇和生活待遇上要與其他庭、科、室同等待遇。