簽發是對文稿的又一次全面核查，更是對公文質量與正式效用的最終確認。簽發人在批註之前，應該對文稿作全面審核，進行必要的修改、糾正和補充，確認無誤後再明確簽註意見，並寫上姓名和時間（若圈閲，則視為同意）。文稿經簽發成為定稿後，其他人不經簽發人同意，均不得對其再作任何修改，否則將負行政或法律責任。
根據簽發人身份、地位及工作程序的不同，簽發分為正籤、代簽、核籤、會籤等數種。正鑑指簽發人在自身職權範圍內簽發公文，如機關負責人簽發以機關名義對外發出的公文。代簽指根據授權代他人簽發公文。核籤（又稱加簽）指上級領導人簽發下級機關的重要公文。會籤則指兩個或兩個以上機關聯合行文時，由各機關的領導人共同簽發公文。
做好籤發工作必須注意：
第一，不得越權簽發公文。各級領導者只能對自己職權範圍內的公文負責，只能簽發自身權限所及的公文，越權簽發公文違法違制，公文也不能產生實際效用。根據有關規定，以機關名義制發的公文，由機關領導人簽發．其中內容重要或涉及面廣的公文由正職領導人或主持日常工作的副職領導人簽發。有些公文也可由機關祕書長或辦公廳（室）主任根據機關領導人的授權代簽。會議決議、會議紀要等，可由會議主持人簽發。
第二，必須“先核後籤”。需審核的公文必須審核完畢後再簽發，而不得先簽發再審核，以提高工作效率，確保公文有效。
第三，聯合行文時，必須做好會籤工作，使各機關或部門領導人均履行簽發手續，以使公文真正有效。