公文的處理
一、公文處理的概念
公文處理是包括公文擬製、辦理、管理、立卷、歸檔在內的一系列銜接有序的工作。
二、公文處理的作用
公文處理具有十分重要的作用。
（一）是各級黨政機關實現管理職能的前提和基本方式。
（二）是國家檔案事業的基礎。
（三）是機關聯繫的紐帶。
三、公文處理的任務
行政公文處理的主要任務有：擬製、傳遞、辦理、管理。
（一）行政公文的擬製
行政公文的擬製，是任何行政機關、社會團體和企事業單位處理公務的必須工作。
擬製行政公文，首先，擬製者要認真學習和深刻領會黨和國家的方針政策。其次，擬製者要熟悉本地區、本部門的客觀實際情況，將黨和國家的方針政策與本地區、本部門的實際結合起來。再次，擬製者要熟練地掌握公文寫作的基本知識。
（二）行政公文的傳遞
行政公文的傳遞，是行政公文處理中的一個重要環節。因為任何公文只有通過傳遞這一環節，才能送達受文機關，發揮公文的效用。
傳遞公文的要求，一要準確，二要快速，三要保密。
傳遞公文的方法，一般採用外郵、內傳和電傳三種。
（三）行政公文的辦理
公文辦理分為收文和發文。收文辦理一般包括傳遞、簽收、登記、分發、擬辦、承辦、催辦、查辦、立卷、歸檔、銷燬等程序；發文辦理一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷燬等程序。
（四）行政公文的管理
1.分發與閲讀。
分發的公文，要經過嚴格的登記手續，一般只發組織，不發個人。要注意時限與密級。時限性強的公文，要及時分送；密級高的公文，要控制發送機關，並編號備查。
公文的閲讀有一定的範圍。要按有關規定辦事。不得自行擴大閲讀和傳達範圍。對傳閲的公文要隨時瞭解公文去向，加強催閲、清退制度。
2.翻印與複製。
行政機關的文件，未經制發機關的批准或授權，不得自行翻印與複製。經批准翻印或複製時，要註明翻印或複製機關的名稱、翻印或複製的時間及份數，並向原發文機關備案。祕密文件的複製，須按規定履行批准手續，並建立嚴格的登記管理制度。複製的文件要有複製機關的標記，並按原本文件樣子和要求管理。
3.利用與保管。
加強公文的管理，其根本目的是為了利用，充分發揮公文的效用。而公文的利用，又對公文保管工作提出了更高的要求。文祕人員要對本機關現有公文、存檔公文、餘存和準備銷燬的公文，分門別類地妥加保管，不斷健全保管制度。機關撤、並，幹部和文祕人員調動時，有關公文都應按規定保管和移交。
4.清退和銷燬。
行政機關文祕部門，都應定期對收進和發出的公文列出清單進行清理和清退，並將清理和清退情況向上級機關報告。應清退的文件，要按規定和有關手續清退，不得自行處理。凡是不需要立卷和超過保管期限的文件，要定期銷燬，不得散失。銷燬祕密文件，必須履行登記手續，報經主管領導人批准，並由二人以上監銷。
四、公文處理的原則
（一）執行政策
（二）實事求是
（三）集中統一
（四）優質精簡
五、公文處理的管理機構
《辦法》第七條規定：“各級行政機關的辦公廳(室)是公文處理的管理機構，主管本機關公文處理工作並指導下級機關的公文處理工作。”
公文的發問辦理程序（略）
公文的收文辦理程序
收文辦理包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
一、簽收
簽收是公文發送方與接收方的交接手續。公文發送一般以信件形式套封送達。送出文件時，應在公文送達簿上填寫以下項目：發文單位、送達日期(月、日，急件需具體到時、分)、收件人(單位)、收文號、件數、密級等。收件人應在公文送達簿上簽收。
二、登記
收文登記是公文進入收文處置過程的重要環節。收到的公文經過拆封、清點、分類後，應立即登記在《收文登記簿》上(用微機處理的公文也不例外)。登記的內容包括：收文日期(月、日，急件需具體到時分)、來文字號、收文號(即順序號)、來文單位、來文標題、份數、密級、緊急程度、處置過程及結果等。還要在登記完畢文件首頁的固定位置(一般在右上方)蓋上本機關的收文章。收文章內容有：機關名稱、收文號和收文年、月、日三項。一份文件在《收文登記簿》上和收文章上的收文順序號、日期要一致，以方便日後查找。來文字號的登記，可以全登(包括機關代字、年份和序號)，也可以只登序號。收文號為本機關收文登記的順序號，不應有漏號或重號。收文號須同時登記在文件加蓋的收文章之內。
來文登記注意的事項：一是隨到隨登，應於收文當日進行登記。二是要準確無誤，特別要防止隨意簡化或省略，特別是使用計算機管理公文，這一點尤為重要。三是幾個部門聯合發的公文，可只登記主要部門和聯合發文的機關數。四是對沒有標題的來文，可根據公文內容自擬標題，不應只登記“通知”、“函”，這樣日後查找困難。對標題太長的，可做摘要式登記或使用主題詞。機密以上密級的公文，應註明密級，保密期可不注。
登記以上內容，應做到及時、準確，用語簡明扼要。
三、審核
審核的重點有以下幾點：一是先審核來文是否應由本機關辦理，對不應由本機關辦理的公文要選出，待下一步做退辦件處理。二是審核來文是否符合行文規則，如發現有越級請示、一文多事、報告中夾帶請示內容的，視為違背規則之處，要予指出。三是審核來文是否符合國家法律、法規及其他有關規定，這項工作是審核中的重點和難點，應十分謹慎。四是涉及其他部門和地區的事項是否經過了協商和會籤。五是文種使用、公文格式是否規範。審核重點一般是“請示”、“意見”文種方面；格式上注意“簽發人”、“附註”等是否標註齊全。
四、公文摘編
摘編是對重要公文在辦理前做的加工處理，目的是為節省辦理公文的時間提供便利條件。
文摘是公文內容的摘要，它對篇幅較長、內容較複雜的公文，做了簡單而精確的再表達。文摘應該準確地反映出原文的精神，不遺漏重要內容，不能做補充解釋或評論，力求簡要而明確，要使讀者不需看原文就能知道公文的重點內容與概貌。
提要是公文的內容提要，對公文內容有簡要介紹和評價，作用是向讀者概要提示公文內容。編寫提要時對內容做出的分析和評價，要言之有據，客觀而準確，篇幅簡短。
綜述是針對某一問題，對一段時間內收到的有關公文進行全面系統的歸納、整理、分析後編成的綜合材料。它一般不需要評論和提建議，只是客觀地綜合敍述各份公文中涉及的情況和問題即可。
數據資料彙集是根據一定的需要和題目，對分散在多份公文中的有關基礎數據資料加以彙編集合而成的系統材料。它的內容可以是針對某一地區、系統、機關單位的全面情況，也可以是集中反映一個方面或一個具體問題。其形式有文章式的、報表式的等多種。
文摘、提要可以附在公文上供有關人員閲處，還可刊登在《公文信》、《來文摘報》、《今日來文摘要》等刊物上。綜述、數據資料彙集一般是單獨成文，也可刊登在《信息快報》、《大事紀要》等刊物上。
五、擬辦
擬辦是公文的處理人員在對公文認真閲讀和分析之後，提出自己的見解和建設性意見，供領導人審核決策。
（一）摘寫“內容提要”。對篇幅長、內容較複雜的公文，要用準確、簡練的文字表達出來，為領導閲文提供便利。做好此點，首先要細讀全文，然後把核心內容提煉出來加以“壓縮”，做到“言簡意賅”。
（二）提出具體的處理意見，也稱辦文預案。這是祕書人員在辦文中根據文件內容和要求，預先為領導提出的辦理意見或設想的方案，並附上有關的背景材料，供領導人審批時選擇、參考，如果所提的方案有兩個或兩個以上時，應將傾向性意見放在最前面。如果對公文中的問題處理認為有把握時，可以草擬出覆文文稿一併供領導審核等。
（三）傳閲。傳閲是公文擬辦的一部分。在多種傳閲活動中若想取得好的效果，應做到以下幾點：一是科學合理地安排傳閲路線。二是適當分流。一份公文的閲讀者有既閲又辦的，也有隻閲不需要辦的。三是創新傳閲方式。如開闢閲文室；設置內部閲文欄窗；利用有關會議集中傳達文件；四是要有一套嚴格而又簡便的傳閲登記管理制度，既使閲文者便於閲讀，又能嚴格管理。
六、批辦
批辦就是將公文批交承辦部門辦理。
對上級來文需要遵照辦理和長期執行的，要明確主辦部門，轉請辦理。批辦意見要明確，不能只閲不批。請承辦部門如何辦理，是研究提出意見還是遵照執行，或是綜合協調；是正常辦還是限時急辦，都應該有明確的意見，不能模稜兩可。涉及兩個以上部門共同承辦的，要確定主辦部門，這是為了明確承辦中的責任。
應該注意的是，在公文送批時，文祕人員要嚴格按照程序辦理，那就是先將公文送分管領導閲批，然後才能送主要領導者閲批。如果把送批程序弄顛倒了，會帶來很多麻煩，甚至影響到工作。
七、承辦
公文批辦後到達承辦部門，即進入了承辦過程。承辦部門收到交辦的公文後應及時處理，不得延誤或推諉。緊急公文應按時限要求辦理，確有困難的，要及時説明情況。對不屬本單位或不宜本單位辦理的，要及時退回交辦部門並説明理由。
八、催辦
催辦的方式有以下幾種：一是電話催辦。也是最為常用的一種方式，用電話詢問公文辦理的情況方便快捷，可以反覆使用多次，有利於隨時掌握新情況、新進展。二是發催辦函(單、件)，此時需要對方按要求填寫催辦內容，這樣便於催辦方掌握日後有可查的資料。三是會議催辦，召開專門會議催促和了解承辦方的辦理進度及有關情況。對牽涉到諸多部門的事項，適宜採用會議催辦的方式。四是上門催辦，針對十分緊迫的重要事項，有關人員到承辦事項所在地現場催辦，這種方式較前幾種效果要好得多，但除非情況緊急時不宜過多使用上門催辦方式。
九、查辦
查辦是公文處理的管理機關或其他專門組織對一些重要公文實際執行情況所進行的核查協辦工作。查辦與催辦都帶有監督性質，但又有明顯區別：催辦是對承辦公文過程的監督控制，重點在於使公文“按時”完畢；查辦不僅監控公文的承辦過程，重點要管公文產生實效的全部過程，按時、按質、按量地將有關事務辦畢。催辦是以一份公文展開活動；查辦則是以一類事情展開活動。在若干份公文都反映同一類事情的情況下，查辦往往針對這類情況展開活動。
十、注辦
由公文的承辦人在承辦公文的過程中，將承辦活動中的情況記錄在《文件處理單》上，其主要內容有：是否辦復，覆文號和日期，召開會議的名稱和與會人員，決議和結果，電話聯繫時受話人姓名和通話內容，現場辦公的人員、解決問題的方法和結果，主要閲卷人、簽註日期等。
辦畢公文的處置
一、清退
清退即經過清理將有關辦畢的收文按期退歸原發文機關或由其指定的有關單位。需要清退的公文包括：絕密公文、有重大錯漏的公文，被明令撤消的公文，僅供徵求意見或審閲的公文，一些未經領導本人審閲的講話稿，其他發文機關指定需要清退的公文。清退公文的辦法，或按規定成批定期進行，或隨時清退。但不論以何種方式清退，都應該辦理一定的手續。對要清退的公文，任何人不允許私自摘錄或複製。
二、銷燬
銷燬即對沒有保存價值和可能性的辦畢公文所做的毀滅性處理。需要銷燬的公文主要包括：所有沒有留存價值的公文，沒有留存必要的重份公文，不立即銷燬有可能造成失密或樣子損壞的公文，一般性的沒有保存價值的草稿，印製公文中形成的校樣、印版等。銷燬的方式有：焚燬、變成紙漿、粉碎、清洗消磁等。但對要銷燬的文件必須按照規定履行有關手續，個人不得私自銷燬文件。
三、暫存
以不屬於上述範圍的公文暫時予以妥善保存。
四、立卷與歸檔