一、文件的主要種類
1、決定：對重要事項或重大行動做出安排，用“決定”；
2、決議；經會議討論通過並要求貫徹執行的事項，用“決議”；
3、通知：組織全酒店有關合同法規等內容的培訓計劃或其它工作安排，並具體組織實施；
二、行文規則
1、各部門要嚴格按文件種類性質行文；
2、部門報行政辦領導的文件，冠以姓名和職務；
3、部門發部門的文件，一般情況下冠以部門的名稱；
4、行政辦下發文件，其種類用“決定、決議、通知、通報”等；
三、文件格式
文件一般由呈送（報）人（部門）、抄報人、抄送部門、承辦部門、日期、標題、文號、正文、附件等組成。具體格式如下：
致： ×××部門或（職務）×××女士、先生
抄報：（職務）×××女士、先生
抄送：×××部門
由： ×××部門
關於：×××××××
日期：××年×月×日
編號：××（部門英文簡稱）××（年號）××（文件編號）
以上部分格式為：宋體、小三號、加粗
（正文為宋體、四號）
（附件）
四、文件辦理
1、文件要符合行文規範，並做到觀點明確，條理清楚，文字簡練，避免錯別字，提高文件質量；
2、一般性文件，可通過信箱收發；重要文件，由部門祕書或專人送到行政辦祕書處進行收發，收發文要設專門記錄本登記、簽收；
五、文件的存檔、銷燬
1、平時辦理完的文件，行政辦公室和各部門要進行分類立卷，做到查找方便；當年文件於次年四月前歸檔完畢。