函，適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答覆問題；向有關主管部門請求批准等。對於相互商洽工作、詢問問題的函，可開門見山，直接入題，一般以“特此函商（函詢），盼予答覆”作結。對於請求批准的函，寫法與請示相似，雖不需選擇尊敬用語，但行文語氣謙和，對對方要尊重，講禮貌，一般以“特此函報，望能批准”作結。對於詢問答覆的函，先要交待來函（點明標題和文號）收悉，以“現函覆如下”作為過渡，然後回答所詢問的問題。
請示，適用於向上級機關請求指示、批准。一般由請示緣由、請示事項、結尾三部分組成。請示緣由要寫明請求原因（背景）；請示事項要具體明確，講清講透，理由充足，使上級機關一下子就明白意圖；結尾一般為“特此請示，請示覆”。