採購控制程序管理制度 篇1
1、目的
對採購過程和供方進行控制,確保所採購的產品和供方提供的服務符合規定要求。
2、適用範圍
適用於對服務所需的物資採購和對供方的選擇、評價和控制。
3、職責
3.1各部門負責本部門所需採購計劃的編制及對供方提供的產品進行監督、反饋。
3.2管理部負責採購計劃的審核、落實,採購物資的'驗證、管理及供方的評價,建立供方檔案。
3.3工程部負責服務設施、設備採購計劃的審核工作。
3.4總經理負責採購計劃的審批工作。
4、程序
4.1評價範圍
4.1.1對價值高、用量多、對服務質量影響大的維修配件、物資的供方需進行評價。
4.1.2對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,如:水暖管件、衞生潔具、電料等的供方需進行評價。
4.1.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,如:掃帚、拖把等的供方可進行現場、簡單的驗證。
4.1.4對公司分包出去的綠化服務供方需進行評價。
4.2評價方式
4.2.1對產品資料的獲取
生產廠家不在本地的,由管理部採取信函的方式或到本地的批發商店、專賣店,調查物資的生產廠家、營業執照、規格型號、合格證、質量標準及認證情況等。
生產廠家在本地的,可直接到廠家所在地收集資料,內容同上。
對分包出去的綠化服務供方的質量按合同要求進行控制。
4.2.2對供方的評價方法
對服務質量有較大影響的零星維修配件、物資,由管理部調查供方的營業執照、
產品認證、供貨能力、產品規格型號等,對其供方進行評價,填寫《供方質量、環境保證能力調查記錄》。
對分包出去的“服務產品”的供方由管理部調查其營業執照、企業簡介、信譽等級及質量保證能力等進行評價。
4.2.3對服務質量影響極小的零星維修配件、物資,可由使用部門、採購人員在採購現場對質量、價格進行目測、比較等方法進行評價。
4.2.4對評價合格的產品和供方,報總經理審批同意後,可列入《採購物資一覽表》、《合格供方名錄》。
4.3對於屬4.1.1、4.1.2範圍,而又未列入《採購物資一覽表》的維修配料、物資由管理部根據使用情況進行評審。
4.3.1此類物資的採購應根據實際使用量進行最小採購,發生質量問題隨時退貨、退款。
4.3.2管理部根據此類物資的使用特性確定其試用期(1-3個月),試用期內各使用部門根據使用批次填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部。
4.3.3試用期結束後,管理部依據《物資質量使用情況反饋單》,對符合使用要求的物資按4.2中的有關規定進行評審。評審合格,由總經理簽署意見,列入《採購物資一覽表》。
4.4管理部負責合格供方的業績考核,其依據為雙方的供貨協議及國家有關技術標準。考核方法為:物資使用部門,對物資質量情況隨時填寫《物資質量使用情況反饋單》報管理部,管理部對其彙總評價。考核標準為:對同一類物資連續兩次發生質量問題的,由管理部報總經理審批取消供方資格。
4.5採購計劃的編制、審批與落實
4.5.1各部門於每月26日前編制下月採購計劃,通過辦公平台以公文形式上報給管理部。
4.5.2管理部依據《合格供方名錄》和《採購物資一覽表》及上月的《倉庫盤點表》在三天內分別完成對辦公用品、電料、水暖、工具及其他類的數量和價格審核,報總經理審批。
4.5.3審批完畢,管理部根據總經理批示,通過辦公平台以公文形式發至財務部。
4.5.4管理部負責在每月7日之前完成對採購計劃的落實工作,並通報採購情況。
4.6管理部應保存有關採購產品的規格、型號、等級及相應的國家標準、行業標準或企
業標準等資料。各部門在編制採購計劃時,應列出採購產品的規格、型號、技術參數。管理部負責有關資料的收集,對採購中發生的合同,在採購結束後,由管理部統一保存。
4.7採購產品的驗證
4.7.1零星維修配件的採購由採購人員按照管理部指定的品牌、廠家、型號等要求購買,在購買時目測質量情況。
4.7.2對需要在貨源處驗證的,則由採購人員在現場進行驗證;如不需要,則在產品使用過程中由使用部門進行驗證。
4.7.3分包出去的綠化、垃圾清運工作,品質部、物業服務中心按照委託合同的約定進行監督、考核。
5、相關文件
5.1《相關記錄控制程序》
5.2《綠化服務委託合同》
5.3《垃圾清運服務合同》
6、相關記錄
6.1《合格供方名錄》jw/jl-7.4-001
6.2《採購物資一覽表》jw/jl-7.4-002
6.3《採購計劃》jw/jl-7.4-003
6.4《供方質量、環境保證能力調查記錄》jw/jl-7.4-004
6.5《物資質量使用情況反饋單》jw/jl-7.4-005
6.6《倉庫盤點表》jw/jl-7.4-006
採購控制程序管理制度 篇2
1.0目的
對物資採購的申請、計劃的編制、審批等過程制定相應程序,確保採購物資符合規定要求。
2.0適用範圍
適用於管理處提供服務活動所需物資的採購。其他物資(如辦公用品)的採購可參照執行。
3.0職責
3.1提出採購的部門制定《採購計劃》和其他採購文件,由部門負責人或分管領導審核後報公司批准。
3.2提出採購的部門負責實施採購。
4.0工作程序
4.1物資的採購
4.1.1計劃性採購
倉管員根據物資庫存情況,作出下月補充物資採購計劃。
各部門主管每月下旬制定下個月的物資採購計劃,説明物資的名稱、型號、規格、數量等(如有特殊要求,須説明)。
各部門將月份物資採購計劃交本部門經理審核後,報公司總經理批准。
各部門將批准後的採購計劃交負責採購的人員由其在合格供應商處進行採購。
4.1.2零星採購
各部門需要零星物資和計劃外的物資時,先填寫《請購單》,説明物資的名稱、型號、規格、數量、用途等(如有特殊要求,須註明)。
《請購單》由各部門主管確認後按公司的有關規定執行審批和報批手續後交負責採購的人員。
採購人員一般在合格供應商處進行採購,如有急需等特殊情況,根據物品價值可由部門負責人或總經理批准後也可在其他供應商處對實物質量進行驗證合格購買。
4.2供應商的選擇
見《分供方的選擇和評審程序》。
4.3驗證
見《進貨檢驗程序》。
4.4採購人員在進行採購時,將採購物資的時間、供應商登記在計劃表或《請購單》相應欄目內。
4.5採購回來的物資交倉管員辦理入庫手續並作出記錄。
5.0相關文件
5.1《分供方的選擇和評審程序》
5.2《進貨檢驗程序》
5.3《採購計劃》
5.4《請購單》
採購控制程序管理制度 篇3
第一條採購工作基本要求
1、所有采購項目均需酒店總經理籤批授權、財務部批准同意。
2、所有采購物品均需比較至少三家的價格和品質，月結類物品每月每一類至少有三家供貨商提供報價單。
3、採購人員須對自己採購物品的價格、品質負責。
4、採購人員須每月通過電話、傳真、外出調查、接待廠商等方式獲取酒店使用的各類物品主要品種的價格信息並整理成價格信息庫，以書面形式彙報給酒店財務部及公司。
5、所有供應商名片、報價單、合同等資料及樣品採購部須登記歸檔並妥善保管，有人員變動時須全部列入移交。
6、採購時間要求：一般物品採購時間為3-5天，急用物品第二天必須採購回來，印刷品、客房一次性用品、布草等使用部門須提前一個月下單採購。
7、採購部禁止採購任何未下申購單的物品，否則財務部將不予以報銷。
8、禁止使用部門自行採購物品或私自與供應商洽談採購事宜。
9、採購部負責跟進各協作廠商的貨款及時籤批支付事宜，對到期的應付帳款，酒店應及時支付，以建立酒店良好形象，維護酒店財務信譽，同時也為日後的採購工作提供便利。
第二條採購崗位職責
1、瞭解各部門物品需求及各類物品市場的供應情況，掌握財務部對各種物品的採購成本及採購資金的控制要求，熟悉瞭解各種物品的採購計劃。降低物資食品採購成本，為酒店提供價格合理質量好的各類物資及食品。
2、瞭解部門和倉庫各類物品的消耗情況和庫存物資動態，會同有關部門根據實際經營情況，合理、科學地根據採購計劃，對各種物品進行價格調查。
3、蒐集市場上各類物質的價格信息，作好資料的存檔工作;積極配合搞好物資食品保管工作，做好物資平衡工作，及時處理呆滯物資，加速物資週轉。
4、大宗用品或長期需用的物資，根據核准的計劃可向有關的工廠、酒店、商店簽訂長期的供貨協議，以保證物品的質量、數量、規格、品種和供貨要求。
5、主動協調與酒店內其他各部門的關係，經常傾聽使用部門對物資採購工作的意見，及進改進採購工作。
6、協助客房倉庫作好物質的驗收工作，對質量不合格和價格不符的產品給予退換貨工作。對食品原料進庫前，要嚴格驗收，注意食品的生產期，不進保質期已過一半的食品，確保食品原料的新鮮度。
7、與有關供應商作好積極的溝通，保持良好的合作關係。
8、嚴格執行酒店財務制度，遵紀守法，不索賄、不受賄，在平等互利在原則下開展作業。
第三條臨時物品採購工作程序
1、臨時物品的採購申請：臨時採購物品必須是在營業部門運行過程中的某些突發需求(包括客人的某些需求和酒店本身產生的突發需求，例：工程維修配件等)部門申請人詳細填寫申購單，註明所需採購物品的名稱、規格、數量等
2、臨時物品的採購審批部門負責人簽字審核，檢查所需採購物品的名稱、數量、規格等必要時進行刪減和增補，並註明急需採購的原因。
3、臨時物品的採購實施：採購員根據部門所下的申購單直接採購，部門急用的物品採購必須當天完成;採購員將部門所採購物品購回後，需將申購單交給相關部門補籤手續。
2、臨時物品的採購驗證：採購購回物品後，倉庫及部門負責人驗貨給予優先及時驗收，驗收合格入庫後交與申請部門領用。
第四條採購物資驗貨流程
1、無論是供應商或是採購購回的物品必須先驗收再入庫，由庫房根據申購單驗收貨物，不允許直接將貨物交與使用部門。
2、對於不符合採購申購單的貨物，庫房人員有權拒收，供應商或採購人員辦理入庫驗收手續後，倉管應開入庫單，並將入庫單客户聯交採購員或供應商辦理結算手續。
3、倉管在驗貨過程中對項目質量、規格等難以確認的情況下應主動請使用部門一起驗收。
4、在驗收過程中，倉管或使用部門有權對不符合要求的物品提出退貨要求，經確認實屬不符的由採購人員或供應商辦理退貨手續，
5、購買、收貨和使用三個環節上的相關人員要相互監督、相互合作、共同做好工作，對於有爭議的問題應各自向上級報告協調解決。