怎樣做好文祕工作

做好文祕工作是一個稱職文祕的基礎，那麼怎樣做好呢?下面是本站小編為大家整理的怎樣做好文祕工作，僅供參考。

(一)、基本素質

1、身體素質：健康的身體應該是做好任何工作的一個重要前提。要有一個健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任祕書工作的。

2、心理素質：要時刻保持良好的心態，心理狀態要正常，不要被情緒所左右。每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個有着心理障礙的人，一個對社會充滿仇恨的人，一個喜怒無常的人是不可能做好祕書工作的。

3、思想素質：這是更高的一項要求，作為現代社會的高級管理人員，在一個國際知名的機構裏工作，應當具有愛崗敬業精神、實事求是精神和開拓創新精神，此外，還應具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。

在現代社會裏，人們的工作生活的節奏加快，社會的變化日新月異，外邊的世界很精彩，幾乎每天都有令你感慨的事情發生，且不説每天的國內外形勢，就在我們身邊，就會經常有一些新奇事、突發事，今天你的一個親戚玩股票掙了大錢;明天你的一個朋友倒房地產虧大發了;昨天，你的哥們當了大官，前天，你的一個熟人因腐敗問題露餡，進去了。這些都會令你感慨，但不要受各種情況的影響，不能看人家發財了，就想到，做人就得膽大;而一看到出問題的，馬上又一轉念，做人還是謹慎為好!

做人要心胸寬闊，不要心胸狹窄，小肚雞腸。我們在現實社會裏生存，每一天

(二)、業務素質

1、理論知識：必須認識到理論學習的重要性，一方面要掌握紮實的基礎知識，包括法律、外語、經貿以及對業務工作有幫助的其它知識。另一方面也注意收集新的信息，關注的法學領域的新的發展動態。

2、實踐經驗：要注意總結工作中好的經驗，儘量避免走彎路，要經常進行經驗交流，要多向有經驗的人學習。

3、辦事能力：祕書工作繁雜、瑣碎，這就要求我們必須具備較高的辦事能力，無論是辦案，辦會，還是處理日常事務，都要注意鍛鍊自己的辦事能力，提高辦事效率並應掌握一定的辦事方法與技巧。(詳見“四”)

(三)、文化素質

1、社會科學學好專業知識應是起碼的要求，而懂得一點文史哲，具備一定的文化素養，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可對工作有所裨益。相傳，在清朝某年間，皇帝派朝廷官員到南方招考官吏，但先後派了幾人均未能完成此任。何故?只為南方的秀才們嫌這些官員文化素養低，寫詩做對皆不行。后皇帝派了一個叫王爾烈的人又去江南辦理此事。那些江南才子們以出對聯來試王的文化，上聯曰：江南千山千水千秀才，王爾烈即刻以此下聯對之：塞北一天一地一聖人。語出驚人，頓受青睞。江南秀才們進而問到，先生的學問究竟有多大?王隨口吟到：天下文章屬三江三江文章屬吾鄉吾鄉文章屬吾弟吾為吾弟改文章。由此，一句對聯，一首詩完成了招考工作。

2、自然科學：仲裁、調解案件五花八門，常常要涉及自然科學的有關知識，如機械設備，建築工程，醫藥化學等。一方面，我們平時要注意積累;另一方面，在辦理這方面的案子過程中，也要從中學一學這方面的知識。

3、外語：我們辦理的案件中，涉外案件佔有很大的比例，經常涉及外國當事人，對外交往中，無論是書面的，還是口頭的，都要經常運用外語。我們要使自己成為既懂業務又懂外語的，“兩條腿走路”的人才。

(四)此外，學會一些有益的技能，如電腦、開車，琴棋書畫等，也是很有好處的。

俗話説，“藝不壓身”如果你具備了一定的素養，掌握了某種技能，總會有你顯山露水那一天，同樣，假如你在那一方面尚存缺陷，則一定會有你無地自容的那一刻。

但有一點要明確，我們必須始終圍繞本職工作這個“重心”，在做好本職工作的前提下，才能再去充實自己的其它知識與技能，而絕不能沖淡“主題”，更不能“不務正業”。

四、祕書人員要掌握一定的工作原則、方法和藝術

工作原則：在工作中應遵循的規律並使之作為我們行為的準則。

工作方法：為了達到工作目標而採取的手段和途徑。比如過河：

你可以選擇游泳，划船，架橋等，關鍵是要選擇切實可行的方法。

工作藝術：通過運用高超的、巧妙的、具有創造性的工作方法，順利地完成工作任務，同時給人以美的感覺和享受。

作為現代社會的祕書人員或管理人員，我們應該學會：堅持工作原則，運用工作方法，講究工作藝術。為此，我們要做到以下幾點：

1、要協調好各種關係：包括與本部門的領導之間，同事之間;與仲裁員/調解員之間的關係;與當事人的關係，與律師的關係;與有關部門的關係等。

在協調與本部門領導的關係時，要作到尊重領導，維護領導的威信，適應領導的工作習慣、工作方法、工作風格以及工作特點。比如，有的領導邏輯性較強，凡是愛有個前因後果，對這樣的領導就要在談工作時要講事實，擺觀點，有分析有推理;而有的領導喜歡單刀直入、開門見山，對此就要言簡意賅，直中問題的要害;而有的領導幽默風趣，你也不妨與他(她)開開玩笑。瞭解領導的工作風格和特點，目的是為了更好地做好工作。當然，在尊重領導的前提下，要敢於提出自己的觀點，要有維護真理的精神。那種對領導一味迎合，無原則地服從，則是不足取的。那樣，會使別人懷疑你的人格、人品，領導也不一定會欣賞這種人。

對待當事人要熱情周到，莊重大方，言行得體，不卑不亢，樹立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風，也不要沾染市儈奸猾的習氣。

對仲裁員/調解員要尊重，當好他們的助手和參謀，但不要越俎代庖。要各司其責，互相配合，共同把工作做好。

此外，要注意與有關部門建立和保持良好的工作關係，如外貿部門，商檢機構，會計師事務所等。這對於我們搞好工作也是大有好處的。

2、要掌握理事藝術

(1)工作要有計劃

長遠計劃：五年、三年、一年

短期計劃：一個月、一個星期、每一天

(2)養成良好的工作習慣：今日事今日畢，能馬上辦的決不要等一會兒再辦;一件事情要一抓到底，不要半途而廢。目標明確，有始有終。

(3)始終把握工作的中心：工作安排要主次分明，不能“眉毛鬍子一把抓”。重要的事先辦，急事先辦，及時處理;對大事要高度重視，一抓到底，而相對來説不太重要的事則可以放後緩辦。

3、要有較高的説、寫能力，即語言表達能力和文字寫作功夫，這也是做好祕書工作必須具備的。

我們在實際工作中，都體會到，祕書工作涉及到的關係方方面面，既有人，又有事，千頭萬緒，林林總總。然俗語到：“千條線，一根針”，我們就是這根“針”，運用得好，你會有條不紊，遊刃有餘;運用不好，你會手忙腳亂，焦頭爛額。

四、祕書人員的紀律要求

任何一種組織，都有自己的組織紀律，作為一個從事法律工作的機構，更應該如此。

現在，貿仲、海仲和調解中心都有自己的“祕書人員工作守則”，它對祕書人員提出了具體的要求，這就是我們的紀律，每一條都應自覺遵守。各個“守則”雖然在內容上各有特點，但從要點上看，大體上可分為三個方面：

1、忠於職守，愛崗敬業

2、秉公辦事，廉潔自律

3、保密制度，嚴格遵守

其具體內容是不言自明的，無須再作解釋，只是對我們每一個做祕書的來説，要時刻提醒自己，嚴格遵守這些紀律。

在當今社會，在知識經濟的今天，人的現代化素質，是一個人，一個單位，乃至一個國家生存與發展的決定性因素。一個單位是否具有競爭力，取決於這個單位工作人員整體素質的提高。在我們這種單位，祕書人員的工作十分重要，祕書人員既是業務人員，也是管理人員，祕書人員的素質及其工作效率，直接影響到整個單位的形象及其在市場經濟環境中的競爭力。因此，一方面，祕書人員要注意不斷提高自身的素質和辦事效率;另一方面，領導人員要注意對智力資源的不斷開發，對知識含量的不斷充實以及對人才資源的合理配置。

文祕工作是各級行政機關的一項重要的、經常性的基礎工作，是機關辦公室的一個重要組成部分。工作中，領導要做到決策科學化，離不開文祕人員的協助。因為文祕人員一方面處理着大量的日常事務工作，使得領導能集中精力考慮決策問題。另外，還能發揮他們瞭解全面情況，掌握多方面信息的優勢，輔助領導決策，提供合理合適的建議。黨政機關文祕人員更是領導的參謀和助手，擔負着聯絡上下、協調左右、參與政務、辦理事務的重要角色。文祕人員的素質如何直接影響着部門和單位的形象，影響着黨和人民羣眾的聯繫。所以説，文祕工作雖然頭緒多，任務重，但是它的重要性決定着必須把工作搞好。

主動做好領導之間、部門之間的協調工作，幫助領導有計劃、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。並從過去偏重辦文辦事，轉變到即辦文辦事，又出謀劃策。

組織起草本單位工作計劃、報告、總結、規劃、決議和規章制度，對需上報、下發的文稿進行政策、文字上的把關。對單位進行的會議、學習、座談及調研情況等做詳細的記錄，並歸類保存。

開展調查研究，聚焦工作中出現的新情況、新問題和熱點、焦點問題，從政治、政策、從服務領導的角度出發，客觀分析問題，並及時向領導反映，提出合理性建議。

對上級機關的來文和下屬職員的報告，要及時轉交給領導，根據領導的批示，具體落實承辦，如期上報辦理結果。並且要學會領會領導的意思，做到想領導所想，急領導所急，辦領導想辦，使自己的工作具備超前性和預見性，真正成為領導的參謀助手。

文祕人員除了具備以上工作人員的基本條件外，還應自覺、全面地加強自身素質，努力把自己造就成為德才兼備，既合格又稱職的工作人員。

要有良好的思想素質。思想，思維活動的結果。一切根據和符合於客觀事實的思想是正確的思想，它對客觀事物的發展起促進作用。反之，則是對客觀事物的發展起到阻礙作用。因此文祕人員在工作中必須主動學習“三個代表”重要思想，科學發展觀等理論知識，武裝頭腦;博覽羣書，樹立積極向上的人生態度，有合乎實際的價值目標;要做到幹一行，愛一行，敬業愛崗，認真工作，奉獻自己的力量。

要有誠信的人品素質。文祕人員是領導身邊的工作人員，是同事的夥伴。因此在工作中要服從領導的安排，尊重領導的意見，維護領導的權威，樹立領導的形象;與同事之間應團結一致，互幫互助，和睦友善，凝造良好的工作環境;對待自身要嚴格要求，提倡“三老”原則，做老實人，説老實話，幹老實事，樹立良好的信譽，説話、辦事講信用，答應領導的工作或別人的事情要按時、按要求完成。

要有健康的心理素質。首先要有自信，相信自己有能力、有把握完成領導派達的各項工作、任務。不自卑、不自負、不過高估計自己，有能力就幹，沒能力就學。其次是冷靜，在工作中，不要被工作多、任務重迷糊了眼睛，衝亂了思想，要學會穩定情緒、冷靜思考、合理安排、逐項辦理，出色完成任務。三是平衡，文祕人員不僅工作多、加班多，而且受批評多、落埋怨多。要學會調整自己的心理平衡，對上忍，對下容，經得起敲打，聽得起批評，受得起委屈，耐得住刺激。

要有豐富的文化素質。博學多才，是對每個人素質的共同要求，也是共同渴求，但對於文祕人員來講，要把豐富的知識儲備作為基礎。基礎知識是文祕人員必須具備的最起碼的知識面，基礎知識越紮實、豐富，其工作潛能發揮就越大。對於專業知識的學習，不但要學會寫作的基本理論知識，還要掌握高水平的寫作技巧。另外也要了解熟悉本單位的行業專業知識，強化政策研究知識的學習。

要有紮實的業務素質。書面表達能力，就是要把思想按照規範的格式和要求轉化為文字的一種形式，是文祕人員最為經常性的工作，要完成好這項工作，就必須具備熟練的書面表達技巧，使文件內容行文流暢、語體得當、內容明曉、格式規範。口語表達能力，是文祕人員開展工作的基礎。作為領導的助手，上傳下達、組織協調、溝通交流等日常工作都離不開語言表達，因此要做到口齒清楚、語調平穩、條理分明、中心明確。獨立辦事能力，主要體現於較強的理解與溝通能力。即能快速理解領導決策意圖、能善於分類思索、能及時抓住事物的關鍵和實質，提出有效的解決方案並圓滿完成。

社會在進步，時代在發展，人們的觀念也在變化，文祕的職能也隨着辦公室職能人員的基本素質提出了更多更高要求，既要有完成各種任務的有形的素質能力，又要有無形的素質能力。所以説，作為一名文祕人員，只有在實踐中不斷學習，在學習中不斷鍛鍊，在鍛鍊中不斷領會自身的潛力，那樣才會成為德才兼備，合格稱職的工作人員;才能充分體現文祕人員的價值崗位。

我所理解的祕書工作就是“要有較強的文字組成能力、熟悉本單位的工作性質和各部門的工作任務，做好上傳下達，協助領導處理日常事務，協調完成各部門的工作計劃、計劃完成、工作總結等文字方面工作”的一項綜合性服務工作。要想做好祕書工作我個人認為應該從以下幾個方面努力。

一、 要有正確的工作態度

我們不管做什麼事情都應有一個積極的態度，特別對待工作，更應如此。良好的工作態度是出色完成工作的前提和保障。記得一位偉人曾説過：“你的心態就是你真正的主人”。你的態度如何，在一定程度上已決定你是失敗還是成功。要改變現狀、克服困難，首先要做的就是要端正態度，沒有正確的態度，這一切就無從談起。那麼，我們應該樹立什麼樣的工作態度，才能享受到工作的樂趣，取得事業的成功呢?作為祕書我認為勤奮、踏實、細緻、嚴謹是我們應有的工作態度!

二、要具備祕書應有的基本素質

祕書工作是一份複雜而且特別能考驗人能力的工作。

首先：應該具有較高的文字水平。祕書工作人員的一個重要任務，就是從事大量的文字處理工作。所以，祕書人員必須具備紮實的文字功底，不僅要精通語法、修辭和邏輯知識，還要掌握一定的寫作規律。寫作是一種綜合能力的表現，要做到內容與形式的統一，既要有好的表現形式，又要有充實的內容，並不是一件輕而易舉的事。這就要求祕書人員要加強寫作實踐，熟練掌握各類公文特點、寫作要求和語言表達技巧，要深入基層熟悉、掌握工作人員的工作情況和任務完成情況，隨時注意收集素材、積累資料，不斷提高寫作水平。在這一點上，我雖然從事過兩年的辦公室工作，但離領導的要求還有很大差距。今後我定會更加努力提高此方面的能力;

其次：較強的組織能力。根據職責的要求，祕書人員經常要按照領導的意圖擬訂計劃佈置各類會議和活動，如果缺乏一些現代的、科學的組織管理能力，就無法把工作做好。所以，祕書人員一方面要通曉辦事的渠道，提高辦事效能，平時多接觸一些具體事物，處處留意他人和領導是如何處理問題的，不斷增加自己的閲歷和經驗。另一方面要用系統的觀點，統籌安排工作。提高組織能力，向領導和身邊的同志學習適應新形勢，新變化也是祕書工作的快捷途徑。

然後：廣泛的社交能力，也是祕書工作不可或缺的一部分。當前社會交往已成為社會各階層的一項 “熱門”活動。社交不僅可以開闊視野，增長知識。還可以博採眾長，學習各方面的知識以豐富自己。與此同時社交也是祕書辦事的重要輔助工具，往往好的人際交往通常能使事情幹起來事半功倍。

三、要不斷提高自身綜合素質

祕書工作的專業性和複雜性要求我們必須不斷地學習、不斷地練習，在學習中實踐，在實踐中學習，完善自己、錘鍊自己，才能做實做好.不斷的學習，才能使我們跟上時代的步伐，適應不斷髮展的社會。對此，我們要本着活到老，學到老宗旨不斷提升自我，紮實基本功，拓展眼界，只有這樣才能更好地適應工作的需要，完成上級下達和單位領導安排的各項工作。

四、要有基本的職業道德.

祕書工作直接關聯着機構或部門的命運，所以祕書工作必須做到以下三個保證：保證忠於職守、愛崗敬業，保證秉公辦事、廉潔自律，保證嚴守機密、遵紀守法。不該做的不做，不該聽的不聽，不該傳的不傳，一切以服務領導工作和做好事實為出發點。 “精心做好每件事，忠誠服務每一天，微笑面對生活”，我想、這就是做好祕書工作的決竅。

總之要做好祕書工作就應該“腿要勤、眼要尖、手要快、心要細、嘴要嚴”，在今後的工作當中我一定會遵守這些職業的基本素養，不斷加強學習提高自身素質，為本單位的健康發展，也為領導更省時、更準確的做出決策，做好份內工作。