(一)稱謂語
稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。
公文中間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。
(二)起首語
對下級機關或人民團體來文有所批覆時，起首常用“關於《……的報告》收悉”、“關於……的電文已悉”等。
《通知》常用“為了……”開頭。
(三)承啟語
在公文的緣由表述完畢後，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。
(四)結尾語
是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批覆”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。
三、公文用詞的特殊性
所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。
開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據”、“鑑於”、“依照”、“據查”、“關於”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閲悉”、“謹悉”等。
結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批覆”、“盼回覆”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此佈告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“為荷”等。
過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結合……”等。
稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。
表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。
表範圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉(縣、市、省)內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。
表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。
表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。
表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。
表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反覆”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。
四、公文寫作常用詞語
在長期的公文寫作實踐中，由於行文關係和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語，現簡要介紹如下：
a
[按期]按照規定的期限。
[按時]依照規定的時間。
[按語]發文單位批轉或轉發公文時所做的説明或提示。
[按照]依照；據此辦理。
[案卷]分類保存以備查考的文件。
b
[頒]發佈；頒發。多用於莊嚴、隆重的場合。
[頒佈]公佈。多用於公佈重要的法律、規定、條例、命令等。如“頒佈法令”、“頒佈獎懲條例”。
[頒發]發佈；授予。多用於領導機關發佈重要文件或向有關單位或人員授獎。如“本條例自頒發之日起執行”、“頒發獎章和獎金”。
[頒行]頒佈施行。
[報呈]用公文向上級報告。如“報呈上級備案”。
[報告]①用書面或口關的形式向上級做正式陳述。②用書面或口頭的形式向上級所做的正式陳述。
[報經]上報並已經得到。如“報經上級同意”。
[報批]呈報上級機關請求批准。如“履行報批手續”。
[報請]用書面報告向上級機關請示或請求。如“報請上級批准”。
[報送]向上級呈報。
[備案]向主管機關報告事由存案以備查考。如“此事已報上級備案”。
[備查]準備好文件、案卷、圖表等以供查考。如“存檔備查”。
[本]自己方面的。可用於機關、團體和個人的自稱，也可用於文件自身。
[本擬]本來打算。
[本應]本來應該。如“本應從嚴懲處，但念其……”
[比照]比較對照(已有的做法或同一範疇的規章制度處理)。
[瀕於]臨近；接近。多用於壞的情況。如“瀕於破產”、“瀕於絕望”。
[並經]並且經過。
[不啻]不止；如同。
[不法]不守法的；違法的。如“不法分子”、“不法行為”。
[不日]要不了幾日；幾天之內。
[不失為]還可以算得上；稱得上。“這樣處理，不失為一種好辦法”。
[不時]隨時。如“不時之需”。
[不宜]不適宜。如“不宜操之過急”。
[不予]不准許；不給。
[佈置]對工作、活動做出具體的安排。
[部署]安排、佈置(工作或活動)。