一、稱謂語
稱與對方有關的事物常用“你”，如“你省”、“你部”。如是平行文則宜用敬辭“貴”，如“貴部”、“貴局”、“貴市”、“貴會”、“貴社”、“貴公司”、“貴單位”等。
稱與自己有關的事物常用“我”、“本”，如“我省”、“我部”、“我局”、“本公司”、“本會”等。
公文中間接稱呼有關的人或單位常用“該”，如“該同志”、“該人”、“該地區”、“該單位”等。
二、起首語
對下級機關或人民團體來文有所批覆時，起首常用“關於《……的報告》收悉”、“關於……的電文已悉”等。
《通知》常用“為了……”開頭。
三、承啟語
在公文的緣由表述完畢後，常用“為此，特作如下通知”、“特此命令你們”等領起下文。
四、結尾語
是各類公文正式結尾時表收束、強調、祈請等的用語，可用“以上各項，望各地遵照執行”、“請結合本地區、本部門實際情況，認真貫徹執行”、“是否有當，請予批覆”、“當否，請批示”、“請予審批”、“以上報告如無不妥，請批轉各地、各有關部門執行”。
五、公文用詞的特殊性
所謂公文用詞的特殊性，是指公文有一套較常用的專用詞語，這些詞語用起來能體現公文的嚴肅性和準確性。
開頭用語有：“按照”、“為了”、“根據”、“鑑於”、“依照”、“據查”、“關於”、“報告悉”、“電悉”、“奉”、“查”、“前奉”、“據”、“……報稱”、“……電稱”、“制定”、“特派”、“任命”、“茲聘”、“派”、“驚悉”、“閲悉”、“謹悉”等。
結尾用語有：“望”、“請”、“特此函告”、“為盼”、“是否可行”、“當否”、“請批示”、“祈請批覆”、“盼回覆”、“望遵照執行”、“特此通知”、“請批轉……執行”、“特此佈告”、“此復”、”此致”、謹呈”、“謹報告”、“特此電陳”、“此令”、“此批”、“此布”、“為荷”等。
過渡用語有：“為此”、“為此……特……”、“對比……”、“為……”、“結合……”等。
稱謂用語有：“貴省”、“貴局”、“該地區”、“我市”、“我縣”、“本鎮”等。
表時間的模糊詞語有：“最近”、“近期”、“適當時候”、“現在”、“將來”、“曾經”、“同時”、“有時”、“一直”等。
表範圍的模糊詞語有：“有關”、“各部門”、“鄉(縣、市、省)內外”、“國內外”、“左右”、“上下”等。
表條件的模糊詞語有：“在可能的情況下”、“在……情況下”、“在……基礎上”、“符合一定條件”、“在特殊情況下”等。
表數量的模糊詞語有：“許多”、“多數”、“廣大”、“某些”、“有此”，“一些”、“個別”、“部分”等。
表程度的模糊詞語有：“很”、“一般”、“更加”、“進一步”、“基本上”、“顯著”、“一定……”、“較”等。
表頻率的模糊詞語有：“經常”、“不斷”、“有時”、“反覆”、“再三”、“多次”、“偶爾”等。
六、公文寫作常用詞語
在長期的公文寫作實踐中，由於行文關係和處理程序的需要，公文逐漸形成了一套常用的專用詞語，現簡要介紹如下：
a
[按期]按照規定的期限。
[按時]依照規定的時間。
[按語]發文單位批轉或轉發公文時所做的説明或提示。
[按照]依照；據此辦理。
[案卷]分類保存以備查考的文件。
b
[頒]發佈；頒發。多用於莊嚴、隆重的場合。
[頒佈]公佈。多用於公佈重要的法律、規定、條例、命令等。如“頒佈法令”、“頒佈獎懲條例”。
[頒發]發佈；授予。多用於領導機關發佈重要文件或向有關單位或人員授獎。如“本條例自頒發之日起執行”、“頒發獎章和獎金”。
[頒行]頒佈施行。
[報呈]用公文向上級報告。如“報呈上級備案”。
[報告]①用書面或口關的形式向上級做正式陳述。②用書面或口頭的形式向上級所做的正式陳述。
[報經]上報並已經得到。如“報經上級同意”。
[報批]呈報上級機關請求批准。如“履行報批手續”。
[報請]用書面報告向上級機關請示或請求。如“報請上級批准”。
[報送]向上級呈報。
[備案]向主管機關報告事由存案以備查考。如“此事已報上級備案”。
[備查]準備好文件、案卷、圖表等以供查考。如“存檔備查”。
[本]自己方面的。可用於機關、團體和個人的自稱，也可用於文件自身。
[本擬]本來打算。
[本應]本來應該。如“本應從嚴懲處，但念其……”
[比照]比較對照(已有的做法或同一範疇的規章制度處理)。
[瀕於]臨近；接近。多用於壞的情況。如“瀕於破產”、“瀕於絕望”。
[並經]並且經過。
[不啻]不止；如同。
[不法]不守法的；違法的。如“不法分子”、“不法行為”。
[不日]要不了幾日；幾天之內。
[不失為]還可以算得上；稱得上。“這樣處理，不失為一種好辦法”。
[不時]隨時。如“不時之需”。
[不宜]不適宜。如“不宜操之過急”。
[不予]不准許；不給。
[佈置]對工作、活動做出具體的安排。
[部署]安排、佈置(工作或活動)。
c
[參見]同“參看”。
[參看]讀一篇文件時參考另一篇。
[參與]參加進去共同進行。
[參閲]同“參看”。
[參照]參考並仿照。如“參照執行”。
[參酌]參考實際情況，加以斟酌。如“參酌處理”。
[草擬]起草和撰擬。如“草擬文件”。
[查]清點；瞭解；調查；清查。
[查辦]查明犯罪事實或錯誤情節加以處理。如“嚴加查辦”、“撤職查辦”。
[查對]清查核對。如“業經查對，正確無誤”。
[查復]核查後做出答覆。
[查禁]檢查並禁止。
[查究]調查並追究；檢查追究。如“對此須認真查究”。
[查收]檢查後收下。
[查詢]調查詢問。
[抄報]把有副本或抄件的公文除主送機關及首長外，報送需要了解情況的上級機關和首長。
[抄發]把有副本或抄件的公文除主送機關及首長外，下發給需要了解文件內容的下級機關或人員。
[抄送]把有副本或抄件的公文送交平行機關、單位或個人。
[成例]現成的例子和辦法。如“援引成例”。
[成文]用文字固定下來的；成為書面的。
[呈報]用公文報告上級。如“呈報省政府批准”。
[呈請]用公文向上級請求或請示。如“呈請核示”。
[承蒙]受到(客套話)。如“承蒙指教”、“承蒙恩准”、“承蒙熱情招待，不勝感激”。
[純系]純粹是。如“純系無中生有”、“純系無理取鬧”。
[此]這個。如“在此基礎上”、“此議不妥”。
[此布]在這裏宣佈。多用於佈告的結尾。
[此復]就這樣答覆。用於批覆或函覆的結尾處。
[此令]就這樣命令。用於命令的結尾處。
[此批]中央或地方機關，對人民團體呈送的報告有所批覆時，用此語為終結。
[此狀]頒發任命狀或獎狀時用“此狀”作為終結語。
[存案]在有關機關登記備案。
[存查]保存起來以備查考。如“交財務處存查”。
[存檔]把已經處理的公文、資料歸人檔案，供以後查考。
[存疑]把疑難問題暫時擱置起來不做處理。如“此事存疑，留待後決”。
d
[大]超過一般的；十分；很。
[大力]很大的力量；用很大的力量。如“大力支持”。
[大有]很有。如“大有餘地”、“大有……之勢”。
[待]等待。
[當即]當時；立即；馬上就。
[當否]是不是恰當合適。
[電悉]通過電報(電話)瞭解到。
[定]規定的；不可移動和變更的。
[定案]案件、方案等做最後的決定。
[定奪]對事情做可否與取捨的決斷。如“此事待討論後再行定奪”。
[定於]決定在。
[定予]一定給以的。
[動]行動；動作；行為。也做“往往”解釋。
[動議]會議中臨時的建議。如“緊急動議”。
[動輒]動不動就。
[度](量詞)次。
[敦]誠懇。
[敦促]誠懇地催促。
[敦聘]誠懇地聘請。
[敦請]誠懇地邀請。如“敦請屆時光臨指導”。
e
[訛誤](文字、記載)錯誤。
[而]有三種用法，—是連接語意相承的成分；二是連接肯定和否定互相補充的成分；三是插在主謂語之間，起“如果”的作用。
f
[發佈]宣佈(命令、指示等)。
[凡]凡是。
[反之]與此相反。
[非經]除非經過。
[廢]廢止的；不再使用或不再生效的。
[廢弛]政令、法紀等因不執行或不被重視而失去約束作用。
[廢除]取消、廢止(法令、制度、條約等)。
[廢止]取消、不再行使(法令、制度等)。
[廢置]認為沒有用而擱置一邊。
[奉]接受。用於下級接受上級的指示、命令。
[否]不；不行。
[複核]複查核對。
[附件]指隨同主要文件一同制定的文件，是隨同主要文件一同發出的有關文件或物品。
g
[該]指示詞，指上文説過的人或事
[概]大略、大概；一律。
[概用]一律用。
[稿]指外發公文的未定稿、草稿。
[稿本]公文形成前所產生的各種文稿，如草稿、討論稿、修改稿、送審稿等。
[根據]依據。用於公文的開端。
[公佈]公開宣佈，讓大家都知道。用於政府的法律、命令、文告及團體、單位的通知事項。
[共識]指雙方或多方在某一問題上的共同認識。
[關於]具有指示性的介詞，多與名詞組成偏正詞組用作公文題目。
[光臨]敬辭，稱賓客來到。用於請柬、邀請信的末尾處。如“敬請光臨”、“歡迎光臨指導”。
[規程]對某種政策、制度、正確做法和程序所做的分章分條的規定。
[規定]對某一事物的方式、方法、數量、質量所做的決定。
[規範]約定俗成或明文規定的標準。
[規格]指質量的標準，如大小、輕重、精密度、性能等。
[規約]經相互協議規定下來共同遵守的條款。
[規則]規定出來給大家遵守的制度和章程。
[貴]敬辭，稱與對方有關的事物。多用於單位、團體或國家。
[果系]果然是。如“經調查核實，果系張某所為”、“經查此事果系誤傳”。
h
[還須]還必須。
[函]信件。如“公函”、“來函”。
[函覆]用信函答覆。如“所擬可否，盼速函覆”。
[函告]用信函報告或告訴。如“特此函告”。
[核]仔細地對照和考查。
[核撥]審核後撥發。
[核定]審核決定。
[核對]審核查對。
[核減]審核後決定減少。如嚴核減行政經費10%”。
[核實]審核查實。
[核銷]審核後報銷。
[核准]審核後批准。如“該計劃業經市政府核准”。
[後經]後來經過。
[互動]為解決某一問題，雙方或多方採取實際行動。
[會籤]指與文件內容有關的主管部門負責人共同在發文稿上籤注意見和姓名。
[會同]同有關方面會合在一起。
[彙總]彙集到一起。多指資料、數據、表格、文件等。
j
[基於]根據。如“基於以上理由”。
[即可]就可以。
[即日]當天。如“本條例自即日起施行”。
[即席]在集會或宴會上(當場)。如“即席講話”、“即席賦詩一首”。
[亟]急迫。
[鑑]審察；仔細看。
[鑑別]辨別。
[鑑戒]可以使人警惕的事情。如“引為鑑戒”。
[鑑定]對人或事的優劣做評價。
[鑑於]覺察到；考慮到。
[見]放在動詞前用來表示“對我怎麼樣”。
[見覆]答覆(我)。
[見諒]原諒(我)。如“敬希見諒”。
[校訂]對照可靠的材料複核公文中的疑誤之處。
[接]接到。
[接辦]接過來繼續辦下去。
[接管]接收並管理。
[接洽]聯繫洽商。
[屆時]到時候。表示預定時間準時做某事。如“請屆時參加”。
[謹]敬辭，表示敬重、鄭重的意思。
[謹電]恭敬地電告。如“欣聞……，謹電致賀”。
[謹啟]恭敬地陳述。如““祕書工作”公司謹啟”。
[謹悉]恭敬而慎重地瞭解到。如“來函謹悉”。
[驚悉]知道了(這個消息)十分震驚。如“驚悉“祕書工作”同志病逝”。
[經]經過。
[徑]直接。
[徑報]直接報送。如“有關材料請徑報市政府辦”。
[徑向]直接向。如“此事宜徑向縣勞動人事局反映”。
[徑與]直接同。如“請徑與市人才中心聯繫”。
[徑自]自己直接(行動)。如“該公司未經批准，徑自開展人才招聘活動”。
[就]靠近；從事。
[就地]在原地。如“就地解決”、“就地安置”。
[就緒]已經安排好。如“大會籌備工作已全部就緒”。
[就學]從事學習。
[就業]從事某項職業。
[具名]在文件上簽名。
[據]根據；依據。
[據此]按照這個。
決定]對如何行動做出主張。
[決算]根據預算執行的結果而編制的會計報告。
[決議]經過一定會議討論通過的決定。
[均]全；都。
[均經]全部經過。
[均須]都必須。
[均應]全都應該。
k
[考察]實地觀察；調查瞭解。
[考查]用一定的標準來檢查衡量。
[可否]可不可以。
[懇請]誠懇地邀請或請求。如“懇請撥宂出席”、“懇請原諒”。
l
[濫用]超過規定範圍地使用。如“濫用職權”、“行文不得濫用方言”。
[累計]層層相加，累聚計算。
[立案]在主管機關注冊登記、備案。
[立即]立刻。
[列舉]一個一個地舉出來。
[列席]參加會議有發言權而沒有表決權。
[聆聽廠聽”的文言詞。多用於下級對上級、晚輩對長輩。如“聆聽教誨”。
[另行]另外進行(某種活動)。如“另行通知”、“另行規定”。
[令行禁止]有令行，有禁止。多用於下行公文的要求之中。
[履行]實踐自己答應做或應該做的事情。如“履行諾言”、“履行手續”。
[論處]判定處分。如“依法論處”、“按違反政紀行為論處”。
m
[免]去掉；除掉。如“免去”、“免職”。
[面洽]當面接洽。如“面洽公事”、“詳情請與來人面洽”。
n
[能否]是否能夠。
[擬訂]草擬。如“擬訂計劃”、“擬訂方案”。
[擬稿]起草文稿。
[擬經]打算經過；準備經過。
[擬於]打算在。
[挪用]將專項款移作他用。如“挪用公款”。
p
[批駁]書面否決下級的意見和要求。
[批覆]對下級來文的批示答覆。
[批件]帶有上級批示的文件。
[批示]上級對下級來文批註意見。
[批閲](領導人)閲讀文件並加註批語。
[批轉]把下級來文批示轉發給其他單位執行和參閲。
[批准]上級對下級的意見表示同意。
[破案]查清涉及法律的事件。
q
[期]①等待；盼望。②日期；預定的時日。如“定期”、“按期”。
[期於]希望達到；目的在於。
[啟動]原指機器、設備開始運轉。在社會生活中則指某項工作或活動開始進行。
[啟用]開始使用(印章)。
[訖]完結；截止。
[迄今]到現在。
[洽商]接洽商談。如“洽商有關事宜”。
[簽訂]訂立協議、合同、條約並簽字。
[簽發]主管負責人對公文文稿簽署發稿意見。
[簽收]收到公文信件後，在送件人的發文簿上簽字，表示文已收到。
[簽署]在公文上正式簽字。
[簽章]在文件上簽名蓋章。
[簽註]在文件上批註意見。
[切]切實；務必。
[切記]牢牢地記住。
[切切]①千萬；務必。如“切切不可忘記”。②用於佈告、條令等末尾，表示叮嚀。如“切切此布”。③懇切；迫切。如“切切請求”。
[切實]切合實際，實實在在。如“制定切實可行的措施”。
[切勿]千萬不要。如“切勿等閒視之”。
[清冊]詳細登記有關項目的冊子。
[清查]徹底檢查。
[清點]清理查點。
[清稿]①把文稿謄清。②謄清了的稿子。
[清樣]最後一次校改後的校樣。
[請柬]邀請書，俗稱“請帖”。
[請示]向上級請求指示。
[請予]請給予。屬請求性用語。如“請予審批”、“請予批示”。
[頃]不久以前。
[頃奉]剛才接到。多用於下級對上級。如“頃奉上級指示”。
[頃接]剛才接到，多用於平行機關或個人之間。如“頃接來函”。
[頃聞]剛才聽到。如“頃聞“祕書工作”同志不幸病逝”。
[確係]確實是。如“經查證，此案確係錯判”。
r
[任]擔負；使用。
[任免]任命和免職。如“任免名單”。
[任命]下命令任用。如“任命“祕書工作”x為公安局副局長”。
[任用]委派人員擔任職務。如“量才任用”。
[任期]擔任職務的規定期限。如“任期五年，連任不得超過兩屆”。
[日程]按日排定的行事程序，如“議事日程”、‘‘工作日程”等。
[日內]最近的幾天裏。如“大會將於日內舉行”。
[日前]幾天前。
[宂]①多餘的。如“裁減宂員”。②繁忙的事。如“希撥宂出席”。
[如期]按照預定的日期。如“該項任務業已如期完成”。
[如上]如同上面所敍述或列舉的。如“特報告如上”。
[如下]如同下面所敍述或列舉的。如“特提出如下意見”。
s
[三令五申]再三地命令和告誡。多用於批評某種錯誤傾向的通知、通報等公文中，屬強調語氣。
[刪]去掉文中的某些字句。
[刪除]刪去。
[刪改]刪削並改動。如“原稿個別地方做了刪改”。
[刪節]刪去文中可有可無或比較次要的部分。
[繕寫]抄寫。
[尚望]還希望。如“尚望貴局大力支持”。
[商]與……商量。如““祕書工作”問題請商人事局解決”。
[商定]協商確定。
[商討]商量討論。
[上報]向上級報告。
[申報]用書面向上級或有關部門報告。
[審定]審查決定。
[審訂]審查修訂。
[審發]審查發出。
[審改]審查修改。如“審改文稿”。
[審核]審查核定。
[審批]審查批示。如“報請上級審批”。
[審修]對文稿審閲修改。
[審閲]審查閲讀。如“審閲報告”。
[施行]實施執行。多用於公佈法令規章的生效時間。如“本條例自公佈之日起施行”。
[實施]實行。用法同施行。
[事]事情；事項。
[事宜]事情的安排和處理。
[事由]本件公文的主要內容。
[試行]試驗推行。
t
[特]特地。常用於公文開頭與主體之間的過渡。如“特做如下決議”、“特決定如下”。
[特此]特別為此事；專為此事。一般多用於通知、通報、報告等文件的結尾處。如“特此報告”、“特此通知如下”、“特此決定”
[特予]特地給以。
[提案]向會議提出的議案；如“截至今天，本次大會收到提案”祕書工作”件”。
[提請]提出要求或議題，請會議或上級研究討論，做出決定。如“提請上級批准”、“提請大會討論通過”。
[提要]從全文中提出要點。
[體會]體驗領會。
[體式]文件的格式。
[條款](條目)規章、制度、契約的條目。
[條例]由國家制定或批准的規定某些事項或某一機關的組織、職權等法律文件，也包括團體制度的章程等。
[聽取]聽，多用於聽意見、聽反映、聽報告、聽彙報等。如“大會先後聽取了一府兩院的報告”、“認真聽取羣眾的意見和反映”。
[通報]①動詞，指上級機關把工作情況或經驗教訓用書面形式通告下級單位。如“現將情況通報如下”、“特予通報表揚”。②名詞，文件的名稱之一，即上級機關通告下級機關的文件。如“此事性質惡劣，後果嚴重，宜發通報予以嚴肅批評”。
[通病]指一般都有的缺點。
[通告]①動詞，普遍地通知。②名詞，普遍通知的文告，文件的名稱之一。
[妥否]是不是恰當。
w
[完稿]脱稿。
[玩忽職守]工作極不負責或嚴重失職。
[望]希望；盼望。
[望即]希望立即。多用於下行文，屬期望性用語。如“望即着人調查，並報結果”。
[為]為了。
[為此]為了這個。
[為荷]感謝受到你們幫助。如“請予大力協助為荷”。
[為盼]希望受文者按來文要求去辦。多用於函、通知、介紹信末尾處。如“請速予批覆為盼”。
[為使]為了使得。
[為要]是重要的。多用於下行文，提醒下級單位務按文件規定辦理。如“望認真研究，妥善解決為要”。
[為宜]是妥當或適當的。
[為止]截止；終止。
[文稿]文章或公文的草稿。
[未經]沒有經過。
[務]務必。文件中常用的有“務請”、“務希”、“務祈”、“務求”、“務期”、“務使”等。
[務必]必須；一定。主要用於下行文，屬指令性用語。
[務須]一定；必須。
[勿]表示禁止或勸阻。
x
[希即]希望立即。
[希予]希望給予。
[悉]①全；都。②知道。
[系]是。如“純系”、“顯系”、“果系”、“確係”。
[細則]有關規章制度、措施辦法的詳細規則。
[下達]向下級傳達或發佈(命令、指示、意見)。
[下不為例]下次不能援例，表示只通融這一次。有提醒警告作用。如“必須嚴加查處，決不搞下不為例”。
[現]現在；此刻。
[限於]限定在；侷限在某一範圍之內。
[詳悉]詳細地知道。
[行]①做或實行。②將要。
[行文]發公文給(某個或某些單位)。如“行文各地”。
[須]須要；必須。
[須即]必須立刻。
y
[嚴]嚴格。
[嚴辦]嚴厲查辦。
[嚴防]嚴格防範。
[嚴加]嚴格加以。
[嚴謹]嚴密謹慎。
[嚴禁]嚴格禁止。
[嚴守]嚴格遵守。
[嚴重]程度深，影響大，情勢危急。如“問題嚴重”、“後果嚴重”、“表示嚴重關切”。
[業經]已經。如“業經呈報在案”。
[業已]已經。如“業已調查屬實”。
[業於]已經在。
[一併]合在一起。多在兩件以上的事情、問題或文件需要合併處理時用。
[一經]只要經過。
[宜]①合適。②應當。多與“不”字結合，用在否定式上。
[已悉]已經知道。
[以]用；拿。
[以便]用在下半句話的開頭，表示有了上半句所説的條件，下半句的目的就容易實現。
[以此]用這個。如“以此推算”。
[以儆效尤]儆，使人覺悟。效尤，學壞樣子。用對一個壞人或一件壞事的嚴肅處理來警告那些學做壞事的人。
[以利]以便有利於。如“發揚成績，糾正錯誤，以利再戰”。
[以免]用在下半句話的開頭，表示前半句話的目的是使下文所説的結果不至於發生。
[以期]用在下半句話的開頭，表示以此希望。如“再接再厲，以期全勝”。
[以致]用於下半句話的開頭，表示下面的結果是由上述的原因所帶來的。
[以至]表示在時間、數量、範圍上的延伸或擴大。
[以資]用來作為。如“特發此狀，以資鼓勵”。
[亦須]也必須。如“對……亦須關注”。
[議案]提交會議討論的建議。
[議程]會議進行的程序。
[議題]會議討論的題目。
[引為]引來當作。如“引為驕傲”、“引為教訓”。
[引以為戒]將過去的事情作為教訓和警戒。
[印鑑]留供核對的印章底樣。
[印信]公章。
[應]應該。
[應即]應該立即。
[應屆]本屆。如“應屆畢業生”。其對應詞是“往屆”。
[應將]應該把。
[應邀]接受邀請。
[應以]應該用。
[應於]應該在。如“此項工作應於六月底前完成”。
[應予]應該給以。如“應予鼓勵”。
[用]使用。
[於]在。
[與會]參加會議。如“與會代表”。
[予]給予。
[逾期]超過規定期限。如“逾期未復者，視為同意”。
[援引]引用。
[援用]引用。
[閲悉]看過並知道。如“來函閲悉”。
[越級]越過直屬的上級直接到更高的上級。
[運作]進行工作或開展活動。如“運作方式”
z
[在案]已經記錄在檔案中，可以隨時查考。如“記錄在案”。
[暫行]暫時實行。如“暫行規定”、“暫行條例”。
[責成]指定專人或機構負責(辦理)。如“責成市公安局迅速破案”。
[責令]命令專人或機構負責(辦理)。如“責令有關部門查清案情”。
[摘由]摘錄公文的主要內容以便查閲(因為公文的主要內容叫事由)。
[展期]把預定的日期往後推遲。如“報考工作展期至3月底結束”。
[章程]書面寫定的組織規程或辦事條例o
[照辦]依照辦理。如“礙難照辦”。
[照此]按這樣(去辦)。如“同意所擬，望照此辦理”。
[正本]文件的正式文本。
[值]遇到；碰上。
[指令]上級對下級所做的指示和命令。
[指示]上級對下級説明處理某項問題的原則和方法；也指上級指示下級的具體文件。
[指正]指出錯誤，使之改正。
[致]給與。
[制定]定出。如“制定憲法”、“制定工作計劃”、“制定學會章程”。
[制訂]創制擬定。如“制訂方案”。
[制度]要求遵守的辦事規程或行為準則。如“工作制度”、“學習制度”。
[衷心]出自內心。如“表示衷心的感謝”、“衷心擁護”。
[專此]專門在這裏。用於報告的結尾處。如“專此報告”。
[追查]追問調查。如“追查責任”、“追查到底”。
[准予]准許。如“准予畢業”。
[茲]現在。如“茲定於6月8日召開國家公務員招考工作新聞發佈會”。
[茲將]現在將。如“茲將(二oo六年工作計劃)送上，請審示”。
[茲介紹]現在介紹。如“茲介紹“祕書工作”x等二同志前往貴局……”。
[茲就]現在對。如“茲就……問題，提出如下建議”。
[茲派]現在委派。
[茲因]現在因為。
[茲有]現在有。如“茲有我局副局長“祕書工作”x等二同志前往貴處聯繫……事宜，請接洽”。
[自行]自己進行。如“自行辦理”、“自行解決”。
[總結]把一段的工作、學習或思想中的各種經驗教訓或情況，分析研究之後做出的指導性的結論。如“年終總結”、“工作總結”。
[總則]規章條例最前面的概括性條文。
[遵從]遵照並服從。如“遵從上級指示”、“遵從決議”。
[遵行]遵照實行或執行。如“即請批示，以便遵行”。
[遵照]依照；按照。如“遵照執行”。