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公文寫作指導
通知是公文中使用最多, 使用範圍最廣的一種文體, 現就其行文問題談點看法。
一、通知的使用要恰當。就是説要搞清什麼樣的文件需以通知下發, 什麼樣的文件不可以通知下發。需用通知下發的文件大體有三類:一是公佈行政法規和規章; 二是需要下級機關辦理和周知的事項; 三是轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文, 批轉下級機關的公文。這三類公文均可用通知下發,但也並不是説非用通知下發不可。如同樣需下級遵守的規章性的公文亦可用指示、規定發文; 需要下級機關辦理和周知的還可用?決定?、?意見? 、?方案?、?通報?等紅頭文件直接發文。這就有一個準確把握通知特點, 恰當使用通知的間題。通常在以下三種情況下使用通知較為恰當。
一是需順應人們接受文件的認識過程時使用通知。有的文件不用通知下發, 人們亦可一眼看出文件的內容、範圍及發文機關的要求, 如《中共 x x市委關於加強和改進學校德育工作的意見》, 從題目可以看出文件的內容——德育和市委的態度——加強改進, 往下看便是意見的條目, 符合人們的思維程序和認識過程, 人們可自然接受, 故不必再用通知下發。但是有的文件就需以通知下發, 如 x x 市《關於對黨和國家機關工作人員在國內交往中收受禮品實行登記制度的規定》實施辦法, 此辦法如直接用紅頭文件下發, 受文單位就會感到突然甚至迷惑。產生是職能部門的意見還是市委的意見? 市裏發此文意圖有哪些?對實施此辦法有哪些要求? 等疑問。故將此辦法以市委、市政府兩辦通知下發, 講明瞭原由, 註明了此辦法?已經市委、市政府批准, 請遵照執行?字樣. 再細讀實施辦法原文, 使人們能夠從感知到抽象,從瞭解到理解, 順應了人們接受事物的過程。
二是使非本級決策層意見上升為本級決策層意見時使用通知。如領導的某一專題講話, 直接發文, 會被人們認為是個人意見,
用領導機關的通知印發, 就會使之成為領導集體的意見; 還有上級、下級和不相隸屬機關的?方案?、?意見? 、?辦法? 、?規定? 、?報告? 等, 如不以通知下發( 印發、轉發或批轉)，就不能表明本級領導集體的態度。只有通過通知寫明?此件已經黨委研究通過? ? 請認真執行? 等相關字樣, 才能增強文件的強制性, 使之得以貫徹執行。
三是需詳細具體地佈置某方面工作時使用通知。這種通知的特點是帶有指令性; 用正式文件行文( 沒附件) , 但它又與指示有不同之處,區別在於: 指示的原則性、指導性強於通知; 權威性、強制性也較通知高。通知則具體性、操作性較強。如?中共中央、國務院關於發展城鄉零售商業、服務業的指示?，對當前商業、服務業發展狀況進行簡要評價之後, 從指導方針、改革管理體制、人才培養以及加強領導等方面提出了原則要求; 但就如何具體去做的問題沒有提出操作性的辦法。相比之下, 通知則具體很多, 如中紀委《關於整頓紀律的通知》, 在指出黨風黨紀方面存在的間題並指出其危害後, 提出了整頓紀律的着眼點, 方法、重點等操作性很強的具體內容。
二、種類選擇要適當。通知的種類包括指令性通知、轉發性通知、一般性( 告知性) 通知、任免通知等在通常情況下, 通知種類的選用是很自然的、容易的，有些問題也需要注意。如, 指令性通知, 轉發性通知, 一般性通知之間具有可容性。如某縣縣委討論通過廠職教部門提出的, 為提高鄉局幹部文化素質, 鼓勵於部續讀大學本科和進修第二大專學歷的意見, 此意見可以用縣委通知批轉, 但如果縣委對本項工作重視程度較高, 並對原意見具體條目改動較大, 亦可將原意見作為指令性通知直接發文。再如某縣防訊工作指揮部提出指揮部成員調整方案, 經縣委研究通過後, 既可以縣委( 或縣委辦) 通知轉發, 也可直接發告知性通知。究竟發哪種通知更適當, 一是看哪種通知簡便, 二要考慮領導的關注程度。
三、通知的結構要妥當。
通知的總體結構便於把握, 但也有值得研究的間題。如, 在轉發性通知中是把“主題詞”、“發文機關”、“印發時間”等文尾內容安排在通知之後? 還是安排在被轉發件之後? 有的文件把文尾內容安排在通知之後, 被轉發件之前, 這是把通知作為公文主體, 而把被轉發件作為公文附件來考慮的, 這種安排也有一定道理; 但如從公文的整體看, 通知往往只是領導機關的態度和具體要求, 被轉件才是文件的主體內容, 二者是一個整體, 因此把文尾內容放在被轉件之後更為妥當. 再如, 有些附件內容如果簡單, 可直接寫入通匆中, 如某縣為加強社會治安綜合治理工作, 提出層層成立治保組織的方案, 其中有一項內容是縣委成立治保工作領導小組, 小組成員和小組辦公室成員就不必附件下發, 只在有關條目上寫清即可。此外, 有些通知, 標題中有了發文機關, 落款處仍有發文機關,而還有些通知只在標題或落款的其中一處保留髮文機關，那麼, 究竟兩處都保留還是隻保留一處? 我們認為不能簡單劃一。一般來説內容較重要、主題較大的通知, 如指示性的、批示性的通知等, 標題和落款都需保留髮文機關, 以保持文件的嚴肅性。一般告知性通知則保留一處即可。有些時限性較強的通知, 可把行文時間直接寫在通知標題之下, 而通知末尾可省略行文時間,等等。
四、通知的語言要精當。
通知反映領導機關的態度和要求, 態度有嚴有緩, 要求有高有低, 內容有輕有重,而這些都靠語言表述, 因此通知語言必須精當。如對下級文件批准並轉發用“批轉”; 對上級同級和不相隸屬機關的文件的批轉用“轉發”; 頒佈實施本機關有關政策法律用“頒佈”或“印發”。在領導機關的態度上，有“同意”、“通過”、“原則同意”、“批准”、“決定”之分。在要求上, 也有“遵照執行”、“參照執行”、“認真研究貫徹執行”、“結合本單位實際抓好落實”等區別。儘管許多詞語形同意近, 但在程度上還是有區別的, 使用時需精挑細選。
公文基本寫作指導範文
請示是下級機關向上級機關請求指示、批准的一種公文，是機關工作中經常使用的文種。作為一名機關文字工作者，如何在較短時間內寫出一篇高質量的請示文稿，筆者認為，關鍵要把握好以下四個方面。
把握好請示的特點。
一是請求性。請示，顧名思義就是請求指示，即下級機關為了請求上級機關批准工作中的某一具體事項或解決某個具體問題而發出的。它的請求性主要體現在下級對上級指示、批准的一種請求渴望。二是單一性。指的是行文的對象比較單一。即在有隸屬關係的上下級之間，只有下級機關向上級機關的行文，才能使用請示文種。三是事前性。這裏主要講的是行文的時間。在請示有關事項時，一定不能“先斬後奏”或“邊斬邊奏”，要儘早準備、事前行文，待上級機關作出明確的指示、批覆後才能啟動執行。四是時效性。請示的事項一般都比較緊急、迫切。所以，在寫作的時候一定不能等、不能靠、不能拖，要超前謀劃、提前着手、及時發出，以免久拖不辦、貽誤時機、耽誤工作。
把握好請示的內容。
一是請示的理由。即請示的基本依據、主要原因和出發點。只有把請示的緣由寫得具體、充分、恰當，陳其理、敍其事、表其意，才能更容易得到上級機關的理解和支持，最終達到請示的目的。二是請示的事項。也就是請求的具體內容。要直截了當地把請求上級機關給予指示、批准的問題或者在哪些環節上給予的支持、幫助等內容分門別類、和盤托出，讓上級機關一目瞭然、一清二楚。三是請示的結語。請示的結語具有收束全文、完結表達的作用。所以，在寫作的時候一定要有所注意。常用的結束語有“是否妥當，請批示”“妥否，請批示”“如無不妥，請批覆”等。
把握好請示寫作的技巧。
一是角度要選準。角度選得是否準確，直接關係到請示的目的能否順利達到。要從需要解決問題的必要性和緊迫性方面入手，把請示的理由寫得更具體、更充分、更有力，讓上級機關感到信服、充分肯定。二是理由要充足。理由足，向上級請示才能更有底氣。要注重運用上級的理論、路線、方針、政策和策略等，以最能打動、説服上級機關的典型事實和材料作為請示理由，把情況講清、道理講透、內容講好，爭取獲得上級的批覆。三是論證要透徹。就是根據上級精神、領導意圖和實際情況等因素，理出有關內容之間的相互關係、內在邏輯，把要寫內容的先後順序排列好、組合好，做到層次清晰、主次分明、環環相扣。四是語氣要恭敬。請示作為一種上行文，語氣必須莊重嚴肅、謙恭有禮，以示對上級機關的尊重。所以，在請示的寫作中，一定要注重禮節、語言誠懇，多用平實、簡潔的語言。
把握好請示的禁忌。
每一種文體的寫作都有一定的禁忌，請示也不例外。所謂禁忌，就是撰寫請示時要注意的事項。一是不可越級請示。一般情況下，下級機關如果遇到問題，要直接向隸屬的上級機關請示，而不是越過上級機關向更高層級請示。因為越級請示，一方面不利於發揮各級機關的作用，另一方面增加了上級機關的負擔。二是不可多頭請示。多頭請示的主辦機關不明確、責任難落實，容易出現推諉扯皮、消極應付等現象。所以，請示原則上只能主送一個直接上級機關，即使是受雙重領導的機關上報請示，也要寫明誰是主送機關、誰是抄送機關。三是不可多事請示。一份請示文稿中，同時請示兩個或者兩個以上事情的情況是不允許的，一般只能請示一件事情或一個問題。否則，上級機關很難及時作出指示、給予批覆。
公文寫作指導範文
意見是辦公室文祕人員在來文處理過程中所撰寫的應由哪位領導審批、哪一部門承辦以及承辦過程中可能涉及到的事項提出的初步處理意見，它是供領導批辦文件的重要參考依據，是辦公室在文件處理時發揮參謀助手作用、節省領導工作時間的有效措施之一。擬辦意見的撰寫非常重要，要根據來文的內容和需要解決的事項，視不同問題、不同要求、不同情況撰寫不的“擬辦意見”，不要統統寫成“請××領導閲示”或“請××領導批示”等一個模式。
一、擬辦意見撰寫的範圍
並非所有來文都要撰寫擬辦意見，一般來説，以下四種來文需要撰寫擬辦意見。
(一)上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件;
(二)本機關所屬部門或下級機關主送本機關需要答覆的文件;
(三)平級機關或不相隸屬機關主送本機關需要答覆的文件;
(四)一些重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送機關的情況報告和信函。
二、擬辦意見撰寫的前期準備
擬辦意見的撰寫看似簡單，但要寫出恰當的擬辦意見並非易事。要寫好擬辦意見，首先必須認真閲讀文件，吃透文件內容，全面瞭解文件所提出的問題和要求，具體要做好以下幾個方面的前期準備工作：
(一)弄清來文主送和抄送機關，已發或應發的領導和部門，初步確定批辦和閲知範圍。
(二)根據文件的標題和內容，確認來文是請示性還是報告性文件，來文中提出了什麼問題，是否需要辦理。如果來文在結尾寫有“如有不妥，請批示”，“不妥之處，請予批示”等，就屬於可辦可不辦的範圍。掌握的原則是有問題需要答覆為“批辦”，無問題不需要答覆為“閲知”。
(三)弄清來文的內容與何人何部門有關係，是何人何部門主管，需要何人何部門瞭解，從而根據領導分工確定由誰或哪個部門承辦，涉及到幾個部門承辦的由哪個部門牽頭，應由哪位領導批示需要哪些領導和部門閲知。
(四)弄清來文的密級和緊急程度，以便分清急緩，本着方便工作、有利保密的原則，確定分送範圍。對絕密文件按絕密文件的處理規定辦理。
三、擬辦意見的寫法
擬辦意見的撰寫無固定不變的格式，但總的原則是文字要準確，觀點要鮮明，要簡明扼要，使人一目瞭然。具體來講有以下幾種情況：
(一)對上級機關主送本機關並需要貫徹落實的文件，要根據文件的要求和需要落實的問題，提出擬請哪位領導批示，由哪個部門承辦以及需送哪些領導和部門閲知的意見。對需要幾個部門承辦的來文，擬辦意見要寫明主辦部門或主辦人。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，請××領導審閲，擬請××部門辦理”或“請××領導審示，擬請××部門會同××部門辦理”或“請××批示，擬請××部門商××部門承辦”。對上級下發的閲知性文件和重要的保密性較強的資料以及所屬部門、下級機關主送本機關的情況報告和信函，要根據其內容提出閲知和分送意見，擬辦意見的寫法一般是“請××領導閲處”或“請××領導審閲請××部門閲”，或“請××領導及××領導(部門)閲酌”
(二)對本機關所屬部門及下級機關主送本機關需要答覆的文件，要根據文件所請示的需要答覆的問題和要求，提出由哪個部門承辦和如何辦理的擬辦意見。對涉及面廣、內容比較複雜的請示性文件，要根據具體情況，提出不同的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是：“請××領導閲示，××部門閲辦”或“請××領導批示，擬以××部門主辦，會同××部門閲辦”。緊接着簡明扼要擬提如何辦理的意見。
(三)對平行機關和不相隸屬機關主送本機關需要答覆的文件，要根據文件提出的需要辦理的事項，商洽的問題，提出由哪位領導審批或哪一部門承辦和如何辦理的擬辦意見。擬辦意見的寫法一般是“請××領導批示，××部門承辦”。緊接着擬提如何辦理意見。
(四)對重大問題不便撰寫擬辦意見或者不能確定應該由哪個部門來承辦的，則擬辦意見一般只寫“請××領導批示”或“請××領導閲示”即可。
四、撰寫擬辦意見應注意的事項
(一)對一些難以提出擬辦意見的，或認為所提擬辦意見沒有把握，應先與來文機關或有關部門聯繫商洽，確有把握再撰寫擬辦意見，以免擬辦意見不準而造成公文旅行。
(二)為使領導準確批示來文，擬辦意見要隨有關資料、政策依據、背景材料一併呈送，供領導批辦時參考。如果來文同本機關、其他機關以前發的文件有關，應將有關文件一併附上;如果來文以前涉及過同類問題，應將過去的來文和處理情況附上;如果有關領導對此類來文過去作過批示，最好仍請原領導批示，若原領導不在或調離或調整，擬請其他領導批辦時，應將原領導批辦意見附上或在擬辦意見中註明，以免天長日久批辦人很難件件記清或批辦人不同導致批辦意見前後不一致。
(三)對承辦部門提出處理意見後轉回來的文件，應根據承辦部門所提意見及要求再次寫出擬辦意見。
(四)對抄送本機關的請示性文件，一般不寫擬辦意見，只分送有關領導和部門閲知。
(五)撰寫擬辦意見要注意政策把關