一個優秀的祕書工作者，必須具有很好的語言表達能力，對這一點，我們可以看出良好的口才在祕書工作實踐中的運用實在是太重要了。下面是本站小編為大家收集關於祕書必須具備的口才，歡迎借鑑參考。
祕書要“慎言”
不該説的不説。言多必失。祕書長期在核心部門工作，對一個地區、一個單位的情況應該説掌握得比較全面，有時甚至比領導掌握得還要多。但如果祕書因為自己瞭解情況多就不分場合地信口開河，那必然要惹出大麻煩來。特別是當有領導在場時，祕書更要把握分寸、擺正位置，不該説的堅決不説。有一位祕書陪新來的縣長到企業調研，縣長在調研前已經通過有關渠道對這家企業的生產經營情況進行了全面瞭解，也準備講一點自己的看法。到達企業後，這位祕書自以為對企業情況非常瞭解，就搶先發言，而且居高臨下、滔滔不絕，對企業的生產經營評頭論足，提出了這樣那樣的要求。半天下來，縣長几乎一言未發，非常尷尬。不久這位祕書就被調離了工作崗位。
原則性與靈活性相結合
祕書的輔助地位及祕書工作的被動性，決定了祕書説話的語境千變萬化，經常出現始料未及的情況，這時就需要臨場調整內容，改變方式，機敏、巧妙地應付意外，以避免尷尬和失誤。突發事件的發生需要我們祕書去處理，這個時候祕書原則性與靈活性相結合的語言就顯得特別的重要了，説得好能夠促進融洽的氣氛，化解多方面矛盾。
我們都知道，在現工作中，我們祕書接觸的眾多對象中，難免有修養差、偏激執拗的人，或有意刁難、出言不遜;或自以為是、以勢壓人;或觀點不同、故意添亂。對於這些突然出現的情況，祕書應處變不驚、鎮定自若、應變適當。這種機變，不是見風使舵、八面玲瓏的投機取巧，而是原則性與靈活性相結合的隨機應變。當別人打聽祕密時，應採用婉轉拒絕的技巧，既不傷和氣，又獲得理解。
簡潔明確，講究效率
現代社會是高節奏的效率社會，這就要求我們的祕書在説話的時候，必須簡潔明確，注意效果。時間就是金錢，效率就是生命”。在説話的的時候必須要貫徹這樣的效率原則。這也要求我們祕書要順應時代潮流講“短話”，使自己講出的話一語中的、邏輯嚴密，要用最少量的語詞傳遞儘可能多的信息，使得説話耗費的時間與説話效果成正比，提高效率。
祕書説話要為聽者着想，不能浪費對方時間。祕書接到上級辦公室電話通知向領導彙報時，要以最快的速度把這一信息概括地輸送給領導，而後再依時間、地點、主持人和會議內容的順序述説。例如説：“XX長，市辦有會議通知。23日下午15點在市政府市長辦公室召開人事會議，由張市長主持。”這樣的傳達給人一種精明的感覺。彙報工作時，如果用一句話可以説清的問題，用了兩句乃至三句，不僅會耽誤領導的時間，彙報的主旨還可能被廢話淹沒，貽誤工作。
為了提高説話的效率，應當精心選詞，使之以一當十，“言”半功倍。祕書還應注意在説話時少用修飾語、倒裝句，不用隱晦、艱澀的詞句，不帶“這個”、“那個”等口頭禪，做到通俗易懂，直抒胸臆。比如，辦公室主任對祕書説：“這個會你就不必參加了———如果這份稿子沒寫完的話。”祕書先聽到的是不讓參加會議，在未聽清原因時，有可能產生誤解。現代社會生活的快節奏，還要求祕書長話短説，對所説的內容要分清主次，確定詳略，有點有面，努力提高説短話的能力。
把握分寸，講究表達藝術
在有些情況下，多説一句添亂，少説一句欠缺。説深了，難以拔出，説淺了，不能奏效。分寸的把握較為複雜，涉及到思想認識及語言運用等多方面因素。祕書特殊的工作性質和工作環境，要求他們説話時應把握分寸，避免簡單、片面、主觀和武斷。看問題不武斷，是掌握分寸的前提。為了使話説得有分寸，祕書有時還得藉助委婉含蓄的表現手法。特別是對一些重大、敏感、不便直説但又不得不説的事情，採用委婉的語氣，能夠避免被動。比如在涉及到領導工作的進程的詢問的時候，應該避免把話説絕對了。祕書對這種情況應留有餘地，可以這樣説：“此事正在研究，很快將正式答覆你們。”
説話有分寸，實際上是講究表達藝術。話説出來要讓人樂於接受，聽得順耳。特別是對重要問題的説明，需要格外注意措辭。説話還得看準時機，該早講的不能晚講，該晚説的不能先捅出去。如果交談中發生爭執，祕書不可“火上澆油”，應抑制感情，“冷卻降温”。比如祕書幫助領導接待一些難纏的客人的時候，需要祕書出面協調的時候，祕書的説話有的時候甚至起到決定性的作用。在這樣的情況下，祕書 在耐心、仔細地聽取客人陳述意見後，祕書採取緩和擋駕的方法，説話時把握了分寸，沒有就對方意見作實質性表態，為領導考慮對策贏得了時間，也為今後處理糾紛創造了良好條件。
口才是祕書人員的基本功之一，在我們祕書隊伍中有一些人，為領導寫大報告、長篇文章能行雲流水、妙筆生花，但出場講個話就結結巴巴，顯得十分窘迫，這就是由於缺乏口才。事實證明，具有良好的口才可以助人成功，不善辭令則很可能喪失機遇。
事例一、有一位不善言辭性格內向的祕書，就是因為他的口才的缺陷失去一個發展的機會。去年縣市公開招考科局級實職幹部，本來他書面考試成績在那個職位上名列前茅，按他本人在縣委辦工作多年，又是出名的寫文字材料能手的條件，在眾人看來。他考取這個職位是“鼎罐裏面取蕎巴--穩拿”，但誰料到，他在面試時，竟然會腿直哆嗦，講不出話來，最後還滿頭直冒冷汗，面試考官大多數他都認識，為什麼還如此怯場呢?分析原因就是因為他平時只注意埋頭寫材料，不注意口才鍛鍊，再加上心理上的壓力造成的。
事例二、有一位從祕書崗位起步的領導幹部，他從大學畢業分配進機關工作開始，就十分注意口才培養鍛鍊。平時他一方面注意學習各方面知識，豐富自身內涵，另一方面大膽利用各種機會鍛鍊自己口才，甚至在工作之餘也獨自練習演講技能，由於有意識鍛鍊，走上領導崗位後，口才和領導能力都出眾。只要聽過他在公開場合講過話的人，都反映他有敏鋭的觀察力，能深刻地認識事物，還具有嚴密的思維能力，分析、判斷和推理問題相當準確，説話有條有理，很富有感染力，講話的聲調、姿勢、表情都配合得恰到好處，所以每次講話都能產生很好的影響力。總結他事業的成功不難發現很大程度上得益於其超羣的口才。
事例三、有一位曾經與本人同科室2個月的祕書，就因缺乏口才，不能勝任工作而被退回原單位。他是一位名牌大學本科畢業生，這在80年代米的黨政機關中算得上是“風毛麟角”，被同輩人視為佼佼者。畢業後直接分配到一個局辦公室工作，由於該局業務學術研究性強，與外界交往較少，再加上他本人不注意口才訓練，所以，儘管本人有內才.但卻展示不出來。90年初抽調到我們辦公室來，當時正值年初，全州準備召開幾個大型會議，領導要他在書面通知前先發出前先發口頭通知，但他在打電話中卻無法表述清楚通知的內容，會中安排他當工作人員，在工作人員碰頭會上他又不能有條有理、歸納出會議代表的講話內容。在試用的兩個月中，從領導到同事都覺得他口頭表達能力欠缺，完全與他的高學歷不相符，最後只得將他退回原單位。
事例四、有一位女祕書，由於她善於言辭，能夠充分抓住機遇，通過口才展示自己各方面的才華，因而很快由一個縣的局辦公室普通祕書成長為一個高校創辦的大型工廠經銷經理，期間還擔任過兩個局、辦負責人。最初她是由一所中專學校畢業分配到某局辦公室從事祕書工作，一次縣裏領導帶隊，組織各局局長和一名辦公室人員外出考察，她在參加這次活動中，充分展示了自己的口才和智慧，由於她本人性格開朗、待人熱情大方，再加上口齒伶俐，因而很受人歡迎和喜愛，考察回來後，領導對她的言談舉止大為讚賞，迅速將她調到縣委辦工作，在縣委辦工作期間又因人緣好，能説會道，處事周到，工作能力強，僅半年提為副科，一年後任縣委辦督查室主任，後又提拔為縣旅遊局局長，在擔任旅遊局局長期間，所接待過的賓客都一致誇她口才很好，很會説話。後來被一高校領導看上，調該校所辦工廠任經銷公司經理。
上面四個正反例子都説明了一個道理：祕書離不開口頭表達能力，口才是祕書走向成功的橋樑。如何搭好這個橋，我以為需注意培養三種能力：智力、口頭表達能力、交際能力。智力是指觀察力、記憶力、思考力、想象力以及實際操作能力。智力的培養最重要的是多讀書，充實自己講話的內容。口頭表達能力主要指能正確運用發音器官，把話説得清楚、流暢，力求語調隨着感情變化。交際能力是能恰如其分地應付各種場合，針對各種人的個性去表達不同的話語。
為使自己成為能説會道的雄辯能手，有效地推銷自我，促進事業蓬勃，讓我們每個祕書人員都努力鍛鍊口才吧!