cherie kerr 瞭解 powerpoint 在商務會議中振奮人心並具有説服力的原因所在。她也清楚地知道可能產生負面作用。
決竅：在powerpoint中，通過選定您要改變的圖形，可迅速將自選圖形轉換為另一個自選圖形而不會改變格式，單擊繪圖按鈕(在繪圖工具欄)，指向“改變自選圖形”，然後單擊新的自選圖形。
“她將成為您最好的朋友，”在加利福尼亞擔任公共關係顧問的santaana説。“前提是您必須正確使用。”
kerr對於這款廣受歡迎的微軟演示和圖形程序一分為二的看法也正反映出了企業界和學術界長久以來對此問題的爭論。很多人將powerpoint推崇為有價值的強大商業工具，但是也有一部分人認為它是實現有效互動的障礙，會攪亂、歪曲甚至毀掉溝通。
然而，正如kerr指出的那樣，任何關於powerpoint優劣的討論只是説明了利用此程序勝人一籌的重要性。這裏有10種使用powerpoint的方法，能夠讓您的業務更加出色。
採用強有力的材料支持您的演示。
在某種程度上，powerpoint的易用性可以成為它最致命的弱點。雖然利用它可以輕鬆創建引人注目的幻燈片和圖形，但您需要知道powerpoint並非獨立存在。觀眾前來並不只是為了觀看屏幕上顯示的影像，更多的是為了聆聽您的演説。您需要構建一組強有力的powerpoint程序，但也應確保您的口頭評論同樣引人入勝。“powerpoint不負責演示，只負責製作幻燈片，”弗吉尼亞中洛錫安audiencefirst(一家提供演示培訓的公司)總裁mattthornhill説。“切記您創建幻燈片的目的是支持口頭演示。”
簡單化。
我們可能都曾見過演講者在powerpoint和其他演示中似乎準備充分胸有成竹的情形。畢竟，他引以為傲的明顯只是各個功能、特殊效果以及其他可用的小技巧。其實最有效的powerpoint很簡單，只需要易於理解的圖表和反映演講內容的圖形。權威人士建議每行不超過五個字，每張幻燈片不超過5行。“不要用太多的文字和圖形破壞演示，”kerr説。“您真的需要在屏幕上顯示出一切嗎?”
最小化幻燈片數量。
powerpoint魅力在於能夠以簡明的方式傳達觀點和支持演講者的評論。通過大量的數字和統計信息很難做到這點。對於這方面，最有效的powerpoint展示絕不會用太多的圖形和數字把觀眾淹沒。取而代之的是，將這些圖形和數字留在演示結尾分發的講義中，以便觀眾徹底消化演示內容。如果您要強調powerpoint中的某處統計信息，可以考慮採用圖表或影像來傳達。“例如，有一次談到老年性痴呆症病人數量龐大時，我使用了一副老年婦女的照片，而不是僅僅在屏幕上列出相關數字,”kerr説。
不要照念powerpoint。
僅僅為觀眾照念可見的演示是powerpoint用户最常見也最不好的習慣。這樣説來，演講者簡直就是多餘的，毫無存在的必要。不僅如此，即使是最具視覺吸引力的演示也會因此變得索然無味。powerpoint與擴充性和討論性的口頭評論搭配才能達到最佳效果，而不是照念屏幕上的內容。“即便使用powerpoint，您也要與觀眾保持視線接觸，”康涅狄格州prescottgroup溝通諮詢公司的robertaprescott説。“觀眾們並不是來看您的後腦勺的。”
安排評論時間。
另一個潛在的不良習慣是演講者在一張新powerpoint幻燈片出現時就立即開始評論。那隻會分散觀眾的注意力。恰當編排的powerpoint程序在展示新幻燈片時，先會給觀眾閲讀和理解的機會，然後才會加以評論，拓展並增補屏幕內容。“這是個時間安排的問題，”kerr説。“永遠不要在幻燈片一開始就評論。”
要有一定的間歇。
再次説明，powerpoint是口頭評語最有效的視覺搭配。經驗豐富的powerpoint用户會不失時機地將屏幕轉為空白。那不僅能帶給觀眾視覺上的休息，還能有效地將注意力集中到更需要口頭強調的內容中，例如分組討論或問答環節。
使用鮮明的顏色。
文字、圖表和背景顏色的強烈反差在傳達信息和情感方面均非常有效。
導入其他影像和圖表。
不要把演示限制在powerpoint提供的範圍內。使用外部影像和圖表(包括視頻)能增強多樣性和視覺吸引力。“我通常會在演示中加入一兩個很短的視頻剪輯，”紐約技術顧問ramonray説。“這有助於製造幽默效果、傳達信息和減輕擁堵感。”
在演示結尾分發講義，而不是在演示過程中。
這裏可能有人會向我表示異議。可是沒人希望對着一羣忙於閲讀評論總結的觀眾演講。除非規定觀眾在您演示時要對照講義，否則請您演示完再分發講義。
演示前要嚴格編輯。
永遠不要忽視觀眾的看法。一旦您完成powerpoint幻燈片草稿，在複查時您可以假設自己只是一名觀眾。如果發現不吸引人、跑題或令人疑惑的內容，要嚴格進行編輯。這是完善您的總體演示的好機會