祕書日常接待禮儀

對於直接為領導者服務、代表着單位和組織形象的祕書人員來説，增強禮儀觀念、提高禮儀素養顯得尤為重要。你知道祕書日常接待禮儀常識嗎?下面和本站小編一起來學習一下祕書日常接待禮儀的知識。

接待來客是祕書最頻繁的日常事務之一。祕書是代表單位接待來客的,其接待態度如何, 直接影響着單位的形象,決定了來客對單位的印象,關係着業務能否順利進行。所以,祕書應當儘量做到讓每一位來客滿意而歸,這就得掌握接待的基本禮節。

一、打招呼

當客人到來時,祕書應馬上停下手頭的工作,抬起頭,禮貌而熱情地招呼來客。打招呼的用語要正式規範。祕書説話時聲音應舒緩,咬字吐音要清楚。表達要簡潔流暢。

二、招待

祕書日常接待的來客大致分事先約好的和沒有預約的兩種。對經過詢問、甄別,沒必要由領導人會見,或經請示後領導人無意會見的來客,祕書可以婉言拒絕。對初次來訪的人,引見時,祕書要走在來客左前方一尺處,並隨時轉頭注意客人,引導方向。

1、座次

祕書引導或陪同客人去面見領導時，到達接待室後應將客人引至上座的位置上。引導就座時，長沙發優於單人沙發，沙發椅優於普通椅子，較高的座椅優於較低的座椅，距離門遠的為最佳的座位。

2、奉茶

上茶應在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左後側奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶几上，然後右手拿着茶杯的中部，左手託着杯底，杯耳應朝向客人，雙手將茶遞給客人同時要説“您請用茶”;

奉茶的順序：上茶應講究先後順序，一般應為：先客後主;先女後男;先長後幼。

奉茶的禁忌：儘量不要用一隻手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續水的時機，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底後再續水。

祕書人員的着裝既要體現實用性，也要體現裝飾性，體現個體自身的審美素質和組織形象。要晝把服飾的自然屬性、社會屬性、情感屬性與祕書公關活動的禮儀屬性結合起來，儘可能避免因自己着裝不當而使企業的聲譽蒙受損失。

1、服飾要以簡潔為美

簡潔是當今服飾發展的大方向，服飾越簡潔、越流暢，其美學效果就越好。祕書人員工作比較繁重，服飾過於煩瑣不但不利於工作上輕裝上陣，還會讓人當做“花瓶”“擺設”看待。而簡潔的服飾則會給人一種輕鬆、明快之感，有利於人際間的溝通。

2、揚長避短

祕書人員選擇服飾一定要注意揚長避短，儘量避免穿戴與自己體形不協調的服飾，這樣才能充分展示自己身材的長處，使自己充滿自信地出現在各種社交場合。

3、體現個性

人們戲言“鞋合不合適，只有腳知道”，説的就是着裝要因人而異。一件同樣的衣服穿在不同的人身上會產生不同的效果，這是因為不同的人性格氣質不同造成的。所以，穿什麼衣服應根據個人的特點而定，只有使衣着與自己的年齡、性別、膚色、體形等特點相適應，特別是和自己的性格、氣質、個性特徵相吻合才是得體的。

一、接聽電話前

1、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。

2、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。

3、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。

4、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。

二、接聽電話

1、三聲之內接起電話;

2、主動問候，報部門介紹自己;

3、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑;

4、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎;

5、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。

6、電話留言要遵循5W1H原則： When何時、Who何人、Where何地 、What何事、Why為什麼、HOW如何進行等。

三、打電話禮儀

1、確定合適的時間，當需要打電話時，首先要考慮此時此刻對方是否方便聽電話，應該選擇對方方便的時間打電話，儘量避開在對方忙碌或是休息的時間打電話。

2、開頭很重要

無論是正式的電話業務還是一般交往中的不太正式的通話，自報家門是必須的，這是對對方的尊重，即使是你熟悉的人，也應該主動報出自己的姓名，因為接電話方往往不容易通過聲音準確無誤的確定打電話人的身份。

3、通話儘量簡單

在工作電話中一般一個電話最常三分鐘，超過三分鐘應該改成其他的交流方式。