祕書在高校教學管理中具有計劃、組織協調和管理控制等作用，祕書如何構建一個有效的激勵機制，下面本站小編給大家介紹關於祕書激勵機制的相關資料，希望對您有所幫助。
1.教學祕書的工作性質
1.1計劃性
教學祕書的工作依據學院教學制度的要求有計劃的進行。教學祕書的工作一般以學期為週期，對教學計劃實施過程中的常規管理，其主要目的是維持正常的教學秩序、保證教學任務的順利完成。如在學期末要根據教學計劃排好新學期的課程。教學祕書在新學期開始前準備好專業課的授課計劃表、教學大綱、課程計劃、課表等信息。這些材料，能保證院領導或者系領導隨時抽查上課情況或者聽課。
1.2組織協調作用
在教務管理工作中，教學祕書負責組織、落實各項教學工作，教學主管領導的工作一般是決策性、全局性、統籌性的，而面向廣大師生的、具體的工作卻由教學祕書直接管理和落實。如排課、調課、徵訂教材、安排各類考試、學生成績管理、核算教師工作量及教學津貼等等，都要由教學祕書組織完成。同時，教學祕書也是教師、學生和教學職能部門之間的紐帶和橋樑，具有上傳下達、協調左右、溝通信息的作用，其協調職能發揮得好壞將對系部的教學活動產生直接影響。
1.3控制作用
教學祕書是教學管理領導的得力助手。主管教學領導的工作方案的制定與實施、落實與檢查、評價與改進等很多具體事務，都要由教學祕書來協助完成。在教學管理工作中，不僅要及時收集、整理各類信息，還應該積極調查並發現新情況和新問題。如在教學活動中出現的一些偏差並已經影響到教學質量和教學效果的，應及時向領導彙報，對教學活動進行及時的控制，保證教學秩序和教學效果。
2.教學祕書在教學管理工作中存在的問題和麪臨的困難
2.1工作定位低
教學祕書作為行政人員，每週只有少量的課時作為教學工作。有的教學祕書不參與課堂教學。部分領導對教學祕書工作職責瞭解不夠全面，簡單的認為這一職位就是收發文件，向師生髮放通知，而忽略了其管理協調職能。當然還有基於傳統理念和習慣，部分老師認為教學祕書工作清閒，炎熱天氣不需要授課，甚至可以在網上購物等。這些認識都忽視了教學祕書工作的實質。
2.2臨時性、重複性工作太多
教學祕書的工作任務和學院教務處、科研處、實訓中心等部門密不可分。目前很多常規工作重心下移，系部教學祕書的工作量逐步增大。由於教學祕書工作本身就比較繁瑣，加上教務處和學院各部門的雙重管理，教學祕書的臨時性和重複性工作越來越多了。教學祕書疲於應付重複性工作，如每天不間斷的給各位老師辦理停課補課手續等。同時也要處理臨時性工作，如實訓中心需要系部提供學生實習彙總表，系部申報專業材料需儘快上交科研處等。教學祕書工作量大而且隨機性大，致使許多教師對這個崗位充滿牴觸心理。
2.3進修機會少
教師可以通過課程建設、課題申報、科研等途徑不斷提升自己的業務能力。教學祕書參加科研的機會少，在職稱評定上受到了一定的制約。同時教學祕書工作每天都要協調各個部門的工作，要保證整個系部教學活動的正常進行。煩瑣的工作導致教學祕書不能離開工作崗位，故很難有進修的機會。個人的知識和能力很難有所提高和發揮。另外教師只有在上課時間來學校工作，其他時間自由支配。而教學祕書每天早八點到下午五點均要在學校工作。這也更加擴大了教學祕書與普通老師的差距。
2.4易產生不良情緒，影響工作效率
教學祕書的工作枯燥，重複，容易出現“職業倦怠感”，缺少對崗位的自豪感，缺乏積極的正確的職業發展目標，工作中缺乏進取心和責任感。同時教學祕書缺乏評價體系。沒有一個正規的質量考核評價體系，教學祕書不參與學院優秀教師的評選，只能與其他行政崗人員中共同參與先進工作者的評選，在某種程度上打擊了工作積極性。
3.高職院校教學祕書激勵機制
我們研究教學祕書的激勵，首先必須從瞭解激勵開始。激勵的定義。激勵，顧名思義，就是激發鼓勵，具體可以有以下幾種理解：從誘因和強化的觀點來看，激勵就是將外部適當的刺激(誘因)轉化為內部心理動力，從而強化(增強或減弱)人的行為。教學祕書的激勵應注重多種激勵方法相結合。學校管理者針對教學祕書的現狀，運用激勵理論，有效調動教師的積極性。
3.1精神激勵和物質激勵有機結合，滿足教學祕書的不同需要
3.1.1物質激勵
物質動力是根本動力，是推動人們行動的最強大的動力。是人類安全、尊重、自我實現的需要滿足的基礎。目前大多數院校的教學祕書被劃為行政崗人員，其薪酬按照行政崗位津貼來計算。在薪酬體系上與職稱掛鈎，有些教學祕書是講師和副教授職稱，在薪酬計算上應創新，滿足教學祕書的薪酬期望。
3.1.2精神激勵
精神動力不僅可以補償物質動力的缺陷，而且使員工能發揮自己的潛能。在教學管理中，教學祕書的工作首先要得到領導和老師的認可，瞭解教學祕書的工作流程及勞動付出，這樣才能體現教學祕書的勞動價值。
3.2建議採用輪崗制度
大部分教學祕書以前從事的均是教學工作，在教學崗位上認真負責，兢兢業業，教學和科研的成績較為突出。為了滿足系部教學祕書崗位的人員需要，從教學崗位來到行政崗位。教學祕書熟知學院教學管理的規章制度及各項管理措施，而普通老師工作若干年對學校的制度還是一片迷茫。管理學上的輪崗(Job rotation)，就是崗位輪換，一般在區域內或系統內進行，同級別幹部或同專業人員按慣例輪換崗位。輪崗是培養、鍛鍊人員，提高員工素質的好辦法。若能以系部為單位，實行橫向調動的內部輪崗、轉崗制，每位教學祕書工作滿兩年後可依據本人意願轉崗。具備一定教學能力的教學祕書輪換到教學崗位上，可以得到對職業生涯更有幫助的培訓機會，從而獲得工作的新鮮感和挑戰性，克服疲鈍傾向，進而提高工作的積極性、創新精神和工作效率。普通教師輪換到教學祕書崗位上，能熟知學校的各項規章管理制度，對系部的教學工作會有更大的貢獻。教師和教學祕書之間進行轉崗操作難度大，但在員工激勵方面，應該算是一個比較有效的措施。
3.3加強對教學祕書的培訓
為了更好的建設穩定的教學祕書隊伍，需要建立起統一的管理部門，負責教學祕書的管理和考核，並負責教學祕書的培訓，定期開展教學祕書之間的交流和學習活動，提高交學祕書的基本素質，增強教學祕書歸屬感。